TÜ üliõpilased saavad kandideerida partnerkõrgkooli õppima läbi avaliku konkursi, mis toimub kaks korda aastas ning mis viiakse läbi mobiilsuste haldamise tarkvara SoleMOVE vahendusel. Põhikonkurss 2022/23. õppeaastaks toimub veebruaris-märtsis 2022, täiendav konkurss (vabadele kohtadele, kevadeks 2023) viiakse läbi septembri alguses. Üliõpilased saavad kandideerida oma erialaüksuse Erasmus+ programmi partnerkõrgkooli, kellega on sõlmitud vastava eriala üliõpilaste õpirändeks koostööleping ning leping on konkursile lisatud.
I AVALDUSTE HALDAMINE
Logi SoleMOVE süsteemi https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (logi sisse TÜ kasutajaga).
Vasakul menüüribal vali Outgoing students->Applications in process
Application period: Vali vastava TÜ valdkonna Erasmuse konkurss:
a) Faculty of Humanities and Arts (Erasmus+ Europe 2022/23),
b) Faculty of Social Sciences (Erasmus+ Europe 2022/23),
c) Faculty of Medicine (Erasmus+ Europe 2022/23),
d) Faculty of Science and Technology (Erasmus+ Europe 2022/23)
Koordinaatorile avaneb vaade vastava valdkonna konkursi alt tehtud avaldustest, millel on home institution erialaüksus, mille avalduste vaatamiseks on koordinaatoril õigused antud (nt School of Law).
Avaldused on kuvatud grupeerituna koostöölepingute järgi, kuhu on avaldusi esitatud. Kui tudeng on märkinud avaldusele 2 sihtkohta, siis on tema avaldus nähtav mõlema lepingu all (tegemist on siiski ühe avaldusega).
NB! Kui sama konkursi (nt SV Erasmuse konkurss) all saab kandideerida samasse kõrgkooli mitme lepingu alusel (nt leping on mitmel insituudil), siis on selles vaates toodud ka teised lepingud ja tudengi avaldus selle all. Vaatamata, et ta ei ole oma avaldusele valinud sihtkohta vastavast lepingust.
Koostööleping avaneb lepingu nimele (nt Agreement: KA131 D HANNOVE02 0988) klõpsates. Ka lepingu nimes toodud EU subject area koodi alusel saate veenduda, et tegemist on teie lepinguga.
Lehel (nimekirja ülal) on "CSV report" nupp, millele vajutades saab alla laadida exceli kujul tabeli avalduste nimekirjast koos avaldustes toodud põhiandmetega. Erinevalt SM üldvaatest ei dubleerita failis sihtkohtasid kõikide sama ülikooliga sõlmitud koostöölepete arvel, mistõttu on selles kuvatav nimekiri ülevaate saamiseks selgem.
II AVALDUSE VAATAMINE JA HINDAMINE
Avalduse saab vaatamiseks ja hindamiseks avada nime ees olevale pliiatsimärgile klikates (vt eelmine ekraanipilt). Avalduse andmed on grupeeritud ja nähtavad alateemade kaupa, mis kõik tuleb läbi vaadata. Ülikoolide eelistused leiab "Exchange study information" alt. Sihtkoha ees olevale pliiatsiikoonile vajutades näeb ka, millise lepingu alusel üliõplane on kandideerinud.
Kandideerimisel nõutavad lisadokumendid leiab "Enclosures" alt, avada saab dokumendi vajutades üles laetud faili peakirjale.
Kandidaadi hindamiseks võib anda punkte "Points" alateemale minnes, hinnata saab avalduse erinevaid osasid (motivatsioon, hinded, keeleoskus) ja seda eraldi kõikide märgitud ülikoolide lõikes. Hinnangute info jookseb avalduste nimekirja üldvaatesse (vaata juhendi teine ekraanipilt). Hinnete panemine ei ole nõutud, aga hõlbustab otsuse tegemist, kui on palju kandidaate.
III OTSUSTE MÄRKIMINE
Otsuse tegemisel tuleb silmas pidada nii üliõpilase sobivust õpirändesse kui ka jälgida koostöölepingus kokku lepitud kvooti. Üliõpilase saab välja valida samaks perioodiks ühte ülikooli, võimalusel arvestada üliõpilase eeslistust (avaldusel märgitud "Choice", avalduste nimekirjavaates "C").
Kui soovite üliõpilast välja valida, aga muuta tema valitud terve õppeaasta (Academic year 2022/23) üheks semestriks, siis tuleks õpirände periood enne otsuse märkimist muuta. Selleks:
1) minna avaldusel "Process the application" lehele (esimene);
2) valida ülal "Edit application data without starting progress";
3) "Personal data" andmetes muuta õpirände periood.
Otsus üliõpilasvahetusse väljavalimiseks tuleb märkida üliõpilase avaldusel "Acceptance" sektsioonis.
Oluline! Kui üliõpilane on märkinud avaldusele mitu sihtkohta ja ta on neist ühte välja valituks osutunud, siis tuleb alustada positiivse otsuse märkimisest. Kui tema osas on ühte ülikooli välja valimise otsus märgitud, siis avalduste nimekirja üldvaatest tema nimi/avaldus kaob teiste ülikoolide/lepingute all kuvatavast kandidaatide nimekirjast. Kui märkida esimesena negatiivne otsus ühe eelistuse osas, siis kaob avaldus ka teiste sihtkõrgkoolide nimekirjast ning positiivse otsuse märkimiseks tuleb avaldus uuesti välja otsida ning teha sellel uus otsus välja valimise kohta.
Seega, negatiivne otsus tuleb märkida avaldusel ainult siis, kui te ei vali üliõpilast ühtegi kõrgkooli. Muudel juhtudel negatiivseid otsuseid ei märgita, ainult positiivne.
Institution/Enterprise(*): pliiatsmärgile vajutades avaneb infoaken, milles saab märkida valiku, kuhu üliõpilase soovite kinnitada. Kuvatakse tema valitud sihtkohad, sh eelistuste järjekord ning talle antud punktid/hinnangud sihtkohtade lõikes. Otsuse märkimiseks märgistada vastav rida ja vajutada "Save and close".
Agreement: pliiatsimärgile vajutades avaneb infoaken, milles tuleb märgistada koostööleping, mille alusel üliõpilane kandideeris ja välja valitakse (pakub lepingut, mille üliõpilane avalduses märkis).
Decision*: Märkida "Accepted" (või "Not accepted" - juhul, kui üliõpilast ei valita ühtegi sihtkohta). Kindlasti salvestada (Save) otsus.
Send information of decision to student: selle nupu kaudu saab pärast otsuse märkimist teavitada üliõpilast otsusest, tudengile saadetakse automaatne eelseadistatud e-kiri.
Oluline! Esimese konkursi raames teavitavad selle nupu kaudu instituutide koordinaatorid üliõpilasi ainult negatiivse otsuse korral. Positiivsed otsused vaatab RÕK õpirände koordinaator eelnevalt üle.
Vaade "Applications in process" lehel: positiivsed otsused kuvatakse roheliselt, negatiivsed punaselt. Viimaseid näitab selles vaates ainult juhul, kui samasse kõrgkooli on keegi välja valitud. Kui negatiivne otsus tehti kõrgkooli osas, kuhu kedagi ei valitud, siis selles vaates negatiivse otsuse saanud avaldusi ei kuvata (need on leitavad vasakul menüüs "Processed applications" all (valida vastav "Appliation period").
IV VARUKANDIDAAT
Kui üliõpilane ei mahu lepingu kvooti, aga soovite panna ta ootejärjekorda (nii-öelda "joonealuseks" kandidaadiks), siis tuleb SM-is märkida negatiivne otsus, aga selle vormistamisel kommentaaride lahtrisse kirjutada üliõpilasele, et ta on varukandidaat (nt "Hetkel ei osutunud välja valituks, aga olete 1. varukandidaat"). Üldjuhul siiski varukandidaatidel ei teki reaalset võimalust välisülikooli suundumiseks, kuna välja valitud üliõpilased loobuvad pärast nominatsiooni- ja avaldustähtaega. Seetõttu pigem joonealuseid üliõpilasi märkida erandjuhul. Kui siiski loobumine toimub piisavalt vara, siis märkida välja valitud üliõpilase õpiränne tühistatuks ning muuta negatiivse otsuse saanud varukandidaadi otsus positiivseks.
ENLIGHT VÕRGUSTIKU AVALDUSED
TÜ osaleb ENLIGHT võrgustikus, mis koondab üheksat klassikalist teadusülikooli. Võrgustikul on Erasmus+ koostööleping, mis võimaldab TÜ üliõpilastel, sõltumata õppekavast, kandideerida semestriõpinguteks võrgustiku ülikoolidesse. Lepingu nimi SoleMOVE süsteemis on KA131 ENLIGHT ALL.
Kui üliõpilane on valinud sihtülikooliks partneri Enlight Erasmus+ lepingu alusel, siis väljavalimisprotses ja avalduse kinnitamine toimub sarnaselt teistele partneritele erialaüksuses. Erinevalt varasemast positiivse otsuse kinnitamisest märkige palun sellisel juhul positiivse otsuse korral esialgne nõusolek väikesest kolmnurgast "Applictions in procces" lehel (rida muutub kollaseks).
LISAVÕIMALUS KANDIDAATIDE REASTAMISEKS
Täiendav võimalus kandidaatide reastamiseks on "Outgoing placement" funktsionaalsus (vasakul menüüs ülalkirjeldatud "Applications in process" all). Avaldusi saab sorteerida konkursi (Application period), erialaüksuse (Home unit), üliõpilase nime ja avalduse staatuse alusel. Rea lõpus olevale kolmnurgale klikates avaneb nimekiri tudengi poolt valitud sihtülikoolides/lepingutest (nimekirjas on ka teised sama kõrgkooliga sõlmitud lepingud, mis on vastava avaldusperioodi all avatud). Siin saab endale üles märkida kandidaadi/väliskõrgkooli eelistuse osas kommentaare, reastada avaldusi (R1 ja R2).
Kui on palju avaldusi, siis tasub katsetada, kas see funktsionaalsus aitab paremat ülevaadet saada ja otsuseid teha.
OTSUSE VORMISTAMINE
Lisaks SoleMOVE avaldustel otsuste märkimisele tuleb koostada erialaüksuse konkursi koondotsus ja see dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) vormistada. Selleks, et talletada ametlikud otsused ka muutmata kujul väljaspool süsteemi.
Võimalus on alla laadida Csv report mis lihtsustab väljavalitud tudengite andmete nägemist. Laadige alla Csv report peale otsuste tegemist. Ilmunud exceli tabelis saate välistada enda jaoks mittevajalikud andmed.
