LEPINGUTE OTSIMINE
Avalik vaade: https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (ei logi sisse)-> Exchange destinations Abroad and feedback->Your home unit (erialaüksus)->Advanced search->Exchange program->Erasmus+ Europe
Koordinaatori vaade: https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (logida sisse UT kasutajaga)->Agreements
Agreements->Home institution (erialaüksus)-> Exchange program->Erasmus+ Europe
UUE LEPINGU KOOSTAMINE
- 2021/22 kehtiva IIA põhjal: ava ja kopeeri olemasolev leping (Copy), muuda andmed, salvesta, allkirjasta ja teavita partnerülikooli (Notify host in EWP). Täpsemalt vt variant B.
- Uue IIA loomine vana aluseks võtmata: Agreements->Add new
Lepingu üldinfo täitmine (kui ei kopeerinud vana lepingut):
Agreement type: bilateral agreement
Status: Active
Digitally signed (in effect): „yes“ märgistub automaatselt, kui leping allkirjastatakse
Name of agreement: Näiteks KA131 LV RIGA01 023, kus KA131 on Erasmus+ projekt 2021-2027 (eelmine periood oli K103); LV RIGA01 – vastava välisülikooli Erasmuse kood; 023 – lepingu study area code. Vajadusel lisa ka sõnaline eristus.
Exchange program: Erasmus+ Europe
Home institution EWP: University of Tartu (TÜ, mitte allüksus – seob lepingu TÜ andmevahetusega)
Host institution EWP: nt University of Turku (alati ülikool, mitte allüksus)
Home institutions: nt Department of Geography (alati vali erialaüksus)
Host institutions: nt University of Turku (alusta nimetuse sisestamist ja vali pakutavast sobiv; kui vastavat ülikooli ei ole sisestatud SoleMOVE’i, pöördu Jaanika poole)
Start date: 01.08.2022 (kui alguseks 2022/23 õppeaasta)
End date: 31.08.2029 (kui lõpuks 2028/29 õppeaasta, mis on maksimaalne võimalik)
Send email reminder: pole vaja märkida, kui leping kehtib standardse aja
EU subject area: nt 023-Languages (alusta nimetuse või koodi sisestamist, pakub nimistust valikuid); saab vajadusel valida mitu
Applications are addressed to this program: No
Agreement code: variant a) kopeeri „Name of agreement“ ja eemalda tühikud või variant b) pane sõnaline kood, nt TartuTurkuGeography (NB! väldi erilisi sümboleid ja tühikuid; tegemist on EWP jaoks olulise väljaga)
Partner's agreement code: tekib lepingu sidumisel välisülikooli vastava lepinguversiooniga
Additional information: lisainfo vajadusel, nt „leping sõlmitud paberil“
Subject of agreement: vali rippmenüüst nt „Studying“ (üliõpilasvahetus) ja „Teaching“ (õppejõuvahetus). Kui kokkulepe ainult üheks tegevuseks, siis vastavalt üks tegevus. See annab järgmises etapis võimaluse lisada vastava tegevuse õpirände kokkulepped (kvoodid)
Salvestada (Save), seejärel tekib võimalus lisada õpirände kvoodid kõigiks määratud tegevusteks mõlemal suunal (kui aluseks, st kopeeritud oli vana leping, siis kuvab juba vanu kvoote, mida saab muuta
Õpirännete kvootide kokkuleppimine:
Iga tegevuse (nt studying ja teaching) osas tuleb märkida mõlemal suunal (incoming/outgoing) kokkulepped/kvoodid, selleks vastava tegevuse all vali „add new“, tekivad lahtrid täitmiseks:
EU subject area: rippmenüüs pakub lepingu üldosas juba märgitud valdkonna/valdkonnad
Field of education clarification: märgi, kui eriala vajab täpsustamist (nt valdkond 023-languages, täpsustaval real „German studies“)
Number of places: nt 2
Duration (months): nt 10 (NB! „kuud kokku“ üliõpilaste arvu kohta, st antud juhul 2 üliõpilast, mõlemad 5 kuud ehk üks semester)
Availability: märgi ainult, kui tudengite vahetus võib toimuda kindlal semestril (nt kevad) või kui võetakse vastu ainult terveks õppeaastaks (st semestriks ei saa minna/tulla), üldjuhul jäta „Not Specified“
Blended mobility: „Yes“, kui on plaanis ka põimitud õpiränded (5-30 päeva füüsiline õpiränne+ virtuaalne osa, kokku minimaalselt 3 ECTS)
Study cycle: vali vastavalt 1st cycle (BA ja rakendus); 2nd cycle (MA); 3rd cycle (PhD)
Home organisation ja Host organisation: märgi vastavalt suunale (annab juba ette rippmenüüs), mille andmeid parasjagu täidad, saatev- ja vastuvõttev ülikool (TÜ puhul erialaüksus, mis lepingu üldosas toodud): NB! Kui kopeerisid vana leping, siis saatev ja vastuvõttev ülikool tuleb siin ikka lisada, kuna neid vanas lepingus selliselt kvootide juures ei kuvatud.
Additional info: kui selle alategevuse (nt studying) ja suuna (nt incoming) osas on vaja märkida lisainfot/kitsendusi
Language requirement: vajuta „Add language“, tekib võimalus märkida keelenõuded (incoming alati English B2); pärast sisestamist vajuta uuesti „Add language“, et lisaks märgitud keelenõude ja „Save“
Incoming teaching/outgoing teaching sektsioonides kõik sarnane, aga keelenõuet pole vaja lisada (võib lisada). Kvoodi kokkuleppimisel märkida „Number of places“ (nt 2) ja „Duration (days)“ (nt 14)
Documents and links: lisamiseks vajuta „Add new“; Võimalus lisada a) välisülikooli infokirju (valida suunaks „out“ ehk TÜ väljaminevad üliõpilased ja avaldamiseks „public“): b) paberil allkirjastatud koostööleping või koostööd kinnitav e-kiri (suunaks „both“ ja avaldamise osas „private“, et ei läheks avalikku vaatesse)
Partner's contact persons: lisa partnerülikooli kontakt läbi „Add new“ otsides SoleMOVE sisestatud kontaktidest (Search partners' contact persons ->vastav riik ja nime- või e-postiaadressi osa); kui süsteemis seda kontakti veel ei ole, siis lisa otse lepingusse; salvestamiseks „Save contact person“
Organisation's contact persons: lisa TÜ poolne kontakt läbi „Add new“ – saab lisada ainult koordinaatori, kes on ka SoleMOVE kasutaja (Search user to be added as contact); lisa „Responsibility“-> Departmental Coordinator; Märgi, kas tegemist on allkirjastaga->“Signatory“->“Yes“; salvestamiseks „Save contact person“
Save: salvesta leping
Sign agreement: allkirjasta (kinnita digitaalselt) leping
Notify host in EWP: tee digitaalselt kinnitatud leping läbi andmevahetuse (EWP) välisülikoolile nähtavaks
Check from EWP: kuvab nimekirja vastava välisülikooli poolt Tartu Ülikoolile tehtud lepinguversioonidest (leides vaste antud lepingule, märgi see ära ja seo (Connect) lepinguga, mille andmetel oled (lepingule tekib nende lepinguversiooni number ehk Partner's agreement code)
Välisülikooli digitaalne kinnitus ja nende lepinguversiooni info lepingul:
VÄLISÜLIKOOLI LEPINGUVERSIOON
Läbi andmevahetuse (EWP) lepingut sõlmides töötavad mõlemad pooled oma infosüsteemis enda lepinguversiooniga, mille nad saadavad teisele poolele EWP abil kinnitamiseks. Seega on lepingul kaks eksemplari. Lepingu saab digitaalselt sõlmituks lugeda, kui:
- meie lepingul on välisülikooli kinnitus;
- see on seotud nende lepinguversiooniga ning
- välisülikooli lepinguversioon on kinnitatud meie poolt.
Oluline on veenduda, et eksemplaride andmed klapiks (kvoodid, kehtivus õppeaastates). Enda lepingu versiooni saab muuta ka pärast selle allkirjastamist. Välisülikooli lepinguversioon tuleb meile läbi EWP pildina, seda ei saa meie muuta.
Agreements->Waiting for signature
Välisülikoolide lepinguversioonid on nähtavad „Waiting for signature“ saki all.
NB! Vaade kuvab kõiki Tartu Ülikoolile EWP kaudu suunatud partnerülikoolide lepinguid, tegemist ei ole vaid erialaüksuse vaatega. Lepinguid saab eristada õppevaldkonna koodi (EU subject area) alusel.
Kui tegemist on teie lepingu välisülikooli eksemplariga, siis saab selle üle vaadata ja sobivuse korral allkirjastada (Sign agreement).
SOOVITUSED
Olles lepingu enda poolt kinnitanud ning välisülikoolile saatnud (Notify host in EWP) anna välisülikoolile e-kirja teel teada, et oled lepingu teinud ja EWP vahendusel neile saatnud (mainides, mis on lepingu EU subject area ja agreement code). Palu teada anda, kas nad on lepingu kätte saanud ning teinud ka enda versiooni. Vajadusel saab seejärel teha enda versioonis muudatusi või paluda neil enda versiooni muuta, et need vastaks mõlemalt poolt teie sisulistele kokkulepetele (sh kehtivus). Kui välisülikool ei saa lepingut läbi EWP kätte ja/või meie ei näe nende lepinguversiooni, siis
- a) palu neil suhelda enda süsteemi arendajaga;
- b) küsi, mis infosüsteemi nad kasutavad ja
- c) uuri, mis on nende lepingu agreement code (kui probleem puudutab nende tehtud lepingut),
- c) anna vastav info Jaanikale, et saaks päringu saata SoleMOVE kontaktisikule.
Välisülikoolid kasutavad väga erinevaid infosüsteeme, mis on sarnaselt SoleMOVE’le EWP andmevahetusega liidestatud. Nende süsteemid võivad töötada teisiti, sh on erinevad terminid ja see, kuidas nad meie lepinguversioone näevad või enda omi teevad/meile saadavad. Seetõttu ollakse erinevas inforuumis ja üks-ühele kirjeldused ei pruugi olla neile mõistetavad. Samuti ei ole kõik lepingute koostajad/kontaktisikud kursis, et EWP andmevahetuse puhul on mõlemal poolel oma lepingueksemplar, et ei töötata ühe „dokumendiga“ (seda eriti juhul, kui nad kasutavad Erasmus+ Dashboardi tasuta rakendust). Mõnes süsteemis tuleb luua igaks tegevuseks (incoming studying, outgoing studying, incoming teaching jne) eraldi leping, mistõttu võib olla partneril mitu lepingut meie ühe lepingu paariliseks.
VANA LEPINGU (KA103) AJUTINE PIKENDAMINE 2022/23. ÕPPEAASTAKS
- Otsi süsteemist olemasolev lepingu (mis kehtib kuni 31.08.2022):
Agreements->Home institution (erialaüksus)-> Exchange program->Erasmus+ Europe->Host institution (otsid nime järgi vastavat ülikooli)
- Ava lepingu andmed, muuda lepingu kehtivust (end date) kuni 31.08.2023
- Lisa info, et tegemist on e-kirja teel pikendatud lepinguga (Additional information alla)
- Lae üles kirjavahetus välisülikooliga (Documents->Add new-> avaldamiseks vali Private)