Käsundusleping juriidilise isikuga (sh FIE)

Lepingu üldandmed

1. Milline leping koostatakse, vali käsundusleping
2. Lepingu tüüp - vali juriidiline isik. Kui lepingupartner on FIE, siis töövoo mõttes käitub ta nagu juriidiline isik, seega FIE puhul vali ka juriidiline isik.

Lepingu objekt

3. Kui leping on seotud:

a) riigihankega, siis tuleb lisaks täita väli "Riigihanke kood axaptas"

b) projektiga, siis tuleb lisaks täita väljad:

NB! Kontrolli, kas pärast salvestamist täitis automaatselt väljad, kui ei täitnud, siis võta ühendust kantseleiga.

4. Kui leping sõlmitakse õppetöö teenuse osutamiseks, siis tuleb lisaks täita väljad:

a) Kas leping on seotud taseme- või täiendusõppega. Kui leping on seotud tasemeõppega, siis konsulteeri õppeosakonnaga ja personaliosakonnaga. Üldiselt ei soovita, et tasemeõpet viiks läbi juriidiline isik, aga erandjuhtudel on see lubatud.

b) Kui leping on seotud tasemeõppega (vali tasemeõpe ka siis, kui leping on seotud nii taseme- kui ka täiendusõppega), siis kuvab lisaks välju:

Õppetöö liigi all saab valida ühe variandi, sellest ei juhtu midagi, kui teenust osutatakse tegelikult lisaks veel mingi liigi raames (nt teenust osutatakse õppetöö läbiviimiseks ja õppematerjali koostamiseks), sellisel juhul vali lihtsalt üks liik neist.

c) Kui valisid, et leping on seotud täiendusõppega või õppetöö liigiks õppeaine läbiviimine, siis on võimalik lepinguga siduda konkreetne ainekava

5. Kas lepingu täitmiseks töödeldakse isikuandmeid? Valikuvariandid on:

a) Jah, ülikool on volitatud töötleja - see, kes töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel ja tema poolt antud ülesandel.

b) Jah, ülikool on vastutav töötleja - see kes määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid (miks) ja vahendid (kuidas).

c) Jah, ülikool on kaasvastutav töötleja -  kaks või enam vastutavat töötlejat määravad ühiselt kindlaks töötlemise eesmärgid ja vahendid.

d) Ei töödelda

 5. Kas lepingupartner töötleb eriliiki isikuandmeid (vaata juhendeid siseveebis)? Kui jah, siis tuleb lepingule lisada Isikuandmete töötlemise register_lepingu lisa.xlsx

    Vajadusel konsulteeri andmekaitse peaspetsialistiga.

6. Kas tekib intellektuaalne omand= Jah. Kuvab lisaks välja "Kas autori varalised õigused antakse ülikoolile üle koos isiklike õiguste litsentsiga"

a) Kui valid "Jah" - See on nö maksimaalne variant, mida autoriõiguste osas kokku saab leppida. Kuna varalised õigused loovutatakse ülikoolile, ei saa käsundisaaja teoseid edaspidi ise kasutada. Isiklike autoriõiguste litsents annab ülikoolile õiguse teoseid muuta ja täiendada.

b) Kui valid "Ei" - Varaliste õiguste lihtlitsentsi puhul jääb käsundisaajale õigus teoseid ise kasutada ja anda neid kasutada kolmandatele isikutele. Reeglina ei anna käsundisaaja (autor) lihtlitsentsi puhul õigust loengumaterjale muuta. Aga samas ei ole see keelatud. 

NB! Kui tekib intellektuaalomandi osas küsimusi, siis konsulteeri juristiga.

Tasu maksmine ja kulude hüvitamine

6. Kui maksekorraks valid "mitmes osas", siis kuvab lisaks välja "selgitus" kuhu soovi korral saad maksekorra lahti kirjutada (nt, milline on osamakse suurus).

7. Kui ülikool hüvitab partnerile kulusid, siis tuleb lisaks täita väli "Hüvitatavad kululiigid" ja kui on teada summa, mille ulatuses hüvitatakse, siis ka väli "Kulusid hüvitatakse kokku summas kuni". NB! Jälgi, et lepingu kogumaksumus ja hüvitatavate kulude summa kokku ei ületaks hanke piiri (hanke piirmäärad ja juhised).

Lepingu kehtivus

8. Vaikimisi on allkirjastamise viis "digitaalne", vajadusel vali "paberil".

9. Kui leping allkirjastatakse digitaalselt, siis süsteem täidab sõlmimise kuupäeva viimase digiallkirja järgi. Kui leping allkirjastatakse paberil, siis tuleb lepingu koostajal sõlmimise kuupäev lisada.

Võrdlevad hinnapakkumised

Vaata hanke juhendist, millal peab võrdlevad pakkumused lisama ja millal hanke korraldama. Kui Sinu tellitava teenuse puhul juhendi järgi võrdlevaid pakkumusi võtma ei pea või hanget korraldama, siis lisa vastav selgitus väljale "Selgitus hinnapakkumiste puudumise kohta".

NB! Võrdlevaid hinnapakkumisi ja selgitust  lepingupartner ei näe.

Failid (lepingu failid ja lisadokumendid)

Kui kõik andmed on sisestatud, siis salvesta kanne. Kande salvestamisega ei käivitu suunamisring. Pärast salvestamist saad luua lepingu faili ja kontrollida lepingu andmeid failis ja vajadusel teha muudatusi ning uuesti salvestada ja faili luua.

• Kui lepingupartner on FIE, siis vali faili loomisel põhjaks "Käsundusleping juriidiline isik_FIE".
• Kui "Loo fail ja digikonteiner" nuppu ei leia, siis kontrolli, kas sul on detailne vaade valitud Lihtvaade/ detailne vaade. "Loo fail ja digikonteiner" nuppu kuvab ainult detailses vaates. 

Suunamisringile (menetlusringile) saatmine

Kui lepingu fail on loodud:

a) digitaalse allkirjastamise puhul digikonteiner väljale "Allkirjastatud lepingu fail koos lisadega"

b) paberil allkirjastamise puhul fail väljale "Lepingu kavand"

siis klõpsa nupul "Käivita automaatne suunamisring". Nii käivitub automaatne suunamisring (sh jagamine lepingupartnerile). Kui oled ise lepingu koostaja ja ülikoolipoolne vastutav täitja, siis saad klõpsata nupul "Kinnita ja käivita automaatne suunamising". Nii saad ära anda endapoolse kinnituse ja leping liigub teisetele menetlejatele kinnitamiseks ja allkirjastamiseks.

Milline suunamisring (menetlusring) käivitub, kui allkirjastamise viisiks on valitud "digitaalne"?

• Kinnitamiseks - kõigepealt suunab süsteem töövoo paralleelselt kinnitamiseks:

a) ülikoolipoolne vastutav täitja/ kontaktisik

b) finantsallika käsutaja

• Allkirjastamiseks lepingupartnerile - kui eelnevalt on kõik on kinnitamise ülesanded ära teinud, siis jagab süsteem lepingu lepingupartnerile allkirjastamiseks. Lepingupartnerile jagab "Allkirjastatud lepingu fail koos lisadega" oleva digikonteineri, muid töövoo andmeid lepingupartner ei näe.
• Allkirjastamiseks ülikoolipoolsele esindajale - kui lepingupartner on allkirjastanud lepingu, siis suunab töövoog lepingu allkirjastamiseks ülikoolipoolsele esindajale. Kui leping on mõlemapoolselt allkirjastatud, siis muutub saatus "kehtivaks"
• Kahepoolse allkirjaga leping lepingupartnerile - kui ülikoolipoolne allkirjastaja on omalt poolt ära allkirjastanud, siis jagab töövoog kahepoolse allkirjaga lepingu lepingupartnerile.

Milline suunamisring (menetlusring) käivitub, kui allkirjastamisviisiks on valitud "paberil"?

• Kinnitamiseks - kõigepealt suunab süsteem töövoo paralleelselt kinnitamiseks:

a) ülikoolipoolne vastutav täitja/ kontaktisik

b) finantsallika käsutaja

• Täitmiseks lepingu sisestajale - kui kinnitamise ülesanded on tehtud, siis suunab töövoog lepingu sisestajale. Lepingu sisestaja prindib "lepingu kavandi" väljal oleva faili (lisadokumentide puhul ka lisadokumendid) - organiseerib mõlemapoolse allkirjastamise (allkirjastada tuleb kõik lehed) - skaneerib allkirjastatud lepingu (lisadokumentide puhul skanneeri need lepinguga ühte faili) ja lisab töövoogu väljale "Allkirjastatud lepingu fail koos lisadega" - kirjuta väljale "Sõlmimise kuupäev", millal leping allkirjastati - Salvesta - ja märgi ülesanne "Tehtud"

Mis juhtub siis, kui keegi lükkab lepingu tagasi või lepingupartner kirjutab kommentaari allkirjastamise asemel?

• Kui keegi lükkab lepingu tagasi või kui lepingupartner ei allkirjasta, vaid kirjutab kommentaari puuduste likvideerimiseks, siis töövoog suunab lepingu sisestajale tagasi. Lepingu sisestaja teeb vastavad muudatused, salvestab  ja loob faili või ja/või digikonteineri ning saadab uuesti suunamisringile (vt eespool olev juhis).

Lepingu staatused

• Kavand - vaikimisi on staatus kavand (kuni osapoolte allkirjastamiseni). 
• Kehtiv - muutub automaatselt, kui leping on mõlemapoolselt allkirjastatud.
• Tühistatud - tuleb määrata manuaalselt.
• Lõppenud -  muutub automaatselt, kui kehtib kuni kuupäev on möödas. Kui lepingule on tehtud lepingu muudatus, siis kontrollib, kui on lepingut pikendatud, siis muutub staatus "lõppenud" lepingu muudatusel märgitud kuupäeva järgi.