E-posti konto tehnilise lahenduse loomiseks on kasutatud Microsoft Exchange Online'i võimalusi. Konto on loodud eelkõige selleks, et kogu õppetööga seotud teave jõuaks tõrgeteta kõigi tudengiteni ja et neil oleks võimalik täies mahus. kasutada ülikooli infosüsteemide võimalusi, sh Teamsi ja Sharepointi rakendusi.
E-posti konto kasutamine toimub Tartu Ülikooli kasutajatunnuse ja parooli abil. Sisesta kasutajatunnus kujul kasutaja@ut.ee (näiteks kasutaja Tuuli Tudeng sisestab tuuli12@ut.ee).
Konto ja e-posti aadressi kasutamise õigus kehtib ülikoolis õppimise ajal.
Kui selline e-posti aadress on juba kasutusel, lisatakse lõppu number kujul eesnimi.perenimi.<number>@ut.ee, näiteks tuuli.tudeng.1@ut.ee. Numbrid algavad ühest ja muutuvad vajaduse korral kahe- või kolmekohaliseks.
Õigus kasutada ülikooli e-posti aadressi on ülikooli liikmetel.
Ülikooli liikmed on loetletud ülikooli põhikirjas ja nendeks on ülikooli nõukogu liikmed, rektor, üliõpilased, töötajad, arstresidendid, emeriitprofessorid, emeriitdotsendid, audoktorid ja auliikmed.
Automaatselt luuakse e-posti aadressid töölepingu alusel töötavatele töötajatele, üliõpilastele, välisüliõpilasele, eksternile, külalisüliõpilasele ja väliskülalisüliõpilasele.
Muudeks isikuteks, kellel on õigus kontole tulenevalt liikmelisusest, jäävad ülikooli nõukogu liikmed, rektor, arstresidendid, emeriitprofessorid, emeriitdotsendid, audoktorid ja auliikmed.
Tudengil on võimalik tellida arvutiabilt endale lühem e-posti aadress. Kõik sellised soovid vaadatakse eraldi läbi.
Loodavad e-posti aadressid tehakse Microsoft Office 365 keskkonda ning loodav e-posti aadress annab tudengitele võimaluse täies mahus kasutada Office 365 võimalusi, sh Teams ja Sharepoint.
Loodav e-posti aadress on ülikooli infosüsteemi loomulik osa.
Näiteks võimaldab töötav postkast kasutada ühistöö kalendreid, lisada tudengeid Office365 gruppidesse ning tudengitel saada erinevad infosüsteemi poolt saadetavad teavitused.
Põhjendatud juhtudel (sh isik on tuvastatud) antakse e-postkast üle vastavas Exchange arhiivi formaadis (*.pst).
E-posti arhiivi hoitakse alles kaks aastat.
Alates 18. märtsist 2024 säilitatakse üliõpilaste e-kirju kuni õpingute viimase semestri lõpuni, mil nende konto suletakse.
Juurdepääs loodud e-posti kontole on võimalik õppimise ajal ning juurdepääs suletakse peale viimase semestri lõppu.
