Majanduskulude aruannete menetlemine (alates 01.02.2020)

Majanduskulude aruande menetlemine toimub Tartu ülikooli dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS).

Eesmärk -   majanduskulu aruanded vormistada ja kinnitada ning raamatupidaja poolt kontrollida DHIS-is, saata kontrollitud andmed raamatupidamise süsteemi,  maksta aruande summad välja töötajatele või ülikoolivälistele isikutele ning peale väljamakse sooritamist saata raamatupidamise süsteemist raamatupidamiskannete info tagasi DHIS-i.  

Aruande menetlemine algab, kui kuludokumendid sisestatakse DHIS-i käsitsi (Lisa uus → Kuludokument → Majanduskulude aruanne_UUS). 

Projektidega seotud majanduskulu aruannete puhul tuleb täita vastav vorm ja lisada Lisadokumendid väljale.

Menetlemine lõpeb, kui aruanne sisestatakse raamatupidamisprogrammi Axapta ja tasutakse.

Kui kasutaja peab töövoos midagi tegema, saab ta selle kohta DHIS-i esilehele vastavasse plokki kuvatava ülesande ja teavituse.

Kuluaruande vorm, esilehe plokid ja teavitused on ingliskeelsed, kui DHIS-i keeleks on valitud inglise keel.

Kui isikule on määratud asendaja, saab dokumenditeate ja kinnituse anda tema asendaja.

Kuluaruandeid saab otsida (Otsi → Kuludokument → Majanduskulude aruanne_UUS) ning otsingu (näiteks enda struktuuriüksuse aruanded) otseteena DHIS-i esilehele lisada. Vt täpsemalt ...

Menetlemisel on kasutusel rollid: kuluaruande sisestaja, varade arvestuse eest vastutav isik, kuluaruande kontrollija, kuluaruande kinnitaja (finantsallika käsutaja) ja raamatupidaja.

Aruande menetlemine toimub ridade põhiselt - igale reale märgitakse finantsallikas ja selle käsutaja.

Aruande menetlus toimub automaatsete suunamise kaudu (käsitsi suunamist võib vajadusel kasutada, kui kellelegi on vajalik kuluaruande "teadmiseks" edastada). Ülesanded ja suunamisteavitused saadetakse automaatselt aruande ridades ja teistes rollides märgitud menetlejatele. Ka ei pea tegema eraldi suunamist rahandusosakonnale.

Aruande menetlusetapi kohta annab info aruande staatus.

Sisuliste probleemide korral pöörduda rahandusosakonda –

rahandus@ut.ee, tel  737 5208.

Tehniliste probleemide korral aitab teid DHIS kasutajatugi – 

dhis@ut.ee, tel 737 5606 või 737 6105.