Sissejuhatus
Seadistused peab tegema sellise järjekorras:
- Microsoft Outlook
- Microsoft Word
Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.
Samm 1 - Microsoft Outlook seadistamine
- Kui kasutate isiklikku postkasti ja saadetud kirjadele vastused võivad tulla samasse postkasti, siis peab jälgima ainult Word-i poolseid samme.
- Kui kasutate jagatud postkasti, siis peab looma uue profiili ja võtma külge ainult selle postkasti. Selleks vali File→ Account Settings→ Manage Profiles.
- Avaneb uus aken, milles vali Show Profiles.
- Järgmisena vali Add. Anna uuele profiilile nimi. Vajuta OK.
Vastavalt soovile vali, et igal Outlooki avamisel küsib, millist profiili kasutada (Prompt for a profile to be used) või valida loodud profiil rippmenüüst vaikimisi valikuks (Always use this profile). - Vajuta OK ja eelnevas aknas Close.
- Avaneb uus aken, kus tuleb täita lahtrid järgnevalt:
Your Name: Ees- ja perenimi
Email aadress: lisatava postkasti mailiaadress
Password(kaks lahtrit): UT isikliku konto parool kaks korda.
Vajuta Next.
Järgmises kahes aknas vajutada uuesti Next ja Finish. - Kui küsib O365 sisse logimist, siis kasutajatunnus kirjutada kujul kasutajatunnus@ut.ee ja parool ning teha läbi kaheastmeline autentmine.
- Outlooki uuesti käivitades vastavalt punktis 4 tehtud valikule avaneb kohe uus profiil või küsib, millist profiili kasutada.
- Kui profiili valik tehtud ja Outlook on profiili laadinud võib liikuda Word-i seadistuste juurde.
- Kui saadetud kirjadele tulevad vastused peavad minema mingile teisele meiliaadressile, siis tuleb Outlook-i luua vastav reegel.
Vali Home→ Rules→ Manage Rules & Alerts. - Uues aknas vali postkast, millele reegel peab rakenduma (Apply changes to this folder).
- Uue reegli loomiseks vajutada New Rule. Avaneb uus aken, kus vali vastavad kriteeriumid nagu alloleval pildil on Rule description lahtris. Kriteeriumite atribuutide muutmiseks vajutada vastava kriteeriumi järel olevale sinisele tekstile.
- Esimene rida määrab ära, millistelt meiliaadressitelt tulevatele kirjadele reegel rakendub.
- Teine rida määrab ajavahemiku, millal reegel rakendub. Kui ajapiirangut pole vaja, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
- Kolmas rida määrab meiliaadressi, kuhu vastused peavad minema.
- Neljas rida kustutab vastusena saadud kirja ära originaalsest postkastist. Kui koopia peab alles jääma, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
- Kui reegel seadistatud, siis vajuta OK ja liikuda Wordi seadistuste juurde.
Samm 2 - Microsoft Word seadistamine
- Ava saadetava kirja mall. Peab olema HTML-is kohandatud, sest muidu läheb paigutus sassi.
- Excel-i failis, kus on kirjas info (nimed, e-posti aadressid jms) väljade täitmiseks peab olema esimene rida veergude nimedega.
- Word-is vali Mailings→ Start Mail Merge→ E-mail Messages. Kui seadistamise käigus on vaja tegevust katkestada või Excel-i faili täiendada, siis vajuta Normal Word Document ja peale muudatusi alusta uuesti.
- Aadressaatide faili lisamiseks vali Select Recipients→ Use an Existing List ja avanevas aknas vali Excel-i fail.
- Väljade lisamiseks pane kursor soovitud kohta ja vali Insert Merge Field ja soovitud info välja täitmiseks.
- Tulemust saab eelvaadata vajutades nupule Preview Results ja nooltega saab liikuda kirjade vahel.
- Kirjade saatmise alustamiseks vajuta Finish & Merge→ Send Email Messages.
- Avaneb uus aken.
To: vali meiliaadress (sama nimega nagu Excel-i failis veeru nimi).
Subject Line: kirjuta pealkiri.
Saatmise kinnitamiseks vajuta OK. - Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.
This page has no comments.