Digilähetuse töövoog on arendatud vastavavalt ja lähtudes TÜ töölähetuseeskirjast.
- Töövoos saab vormistada eestikeelset lähetust.
Töövoos toimub lähetuskorralduse ja -aruande vormistamine (koosneb tegevus- ja kuluaruandest). Kui korraldus on vormistatud töövoos, tuleb ka aruanne kindlasti vormistada töövoo kaudu.
Lähetusavansitaotlemine ei toimu töövoo kaudu. Lähetusavansi taotlemise avaldus tuleb saada rahandusosakonda paberil. Avaldusele tuleb lisada märge, et korraldus asub töövoos ja korralduse number. Saadud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse.
- Lähetusega seotud arvetele, mis edastatakse rahandusosakonda maksmiseks, tuleb samuti lisada märge, et korraldus asub töövoos ja korralduse number. Nende n-ö ülekandearvete andmed märgitakse samuti raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse.
- Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
- Töövoo andmete põhjal tekivad PDF formaadis korraldus ja aruanne, mis saadetakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) töötaja struktuuriüksuse järgsesse lähetuste kausta liitdokumenti.
- Vajadusel saab lähetatava eest toiminguid teha ka üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
- Töövoog algab lähetuskorralduse lisamisega ning lõpeb, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.
- Töövoo katkestamine toimub lähetuskorraldust kustutades või tühistades.
- Sellest, et digilähetuse töövoos on vaja teha mingeid toiminguid (nt lähetuse finantseering, korraldus või aruanne kinnitada), informeerivad kasutajaid automaatsed e-kirjad. Igas kirjas on link töövoole, mille vahendusel saab töövoo sobivas kohas avada.
- Töövoo ülesanded (nt kinnita lähetuse finantseering) tekivad digilähetuse süsteemi esilehele ja siseveebi kasutaja töölauale.
Lihtsustatult on digilähetuse vormistamise etappe kujutatud järgmisel skeemil.
Overview
Content Tools