Sissejuhatus

Seadistused peab tegema sellise järjekorras:

1. Microsoft Outlook
2. Microsoft Word

Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.

Samm 1 - Microsoft Outlook seadistamine

1. Kui kasutate isiklikku postkasti ja saadetud kirjadele vastused võivad tulla samasse postkasti, siis peab jälgima ainult Word-i poolseid samme.
2. Kui kasutate jagatud postkasti, siis peab looma uue profiili ja võtma külge ainult selle postkasti. Selleks vali File→ Account Settings→ Manage Profiles.
   
   
3. Avaneb uus aken, milles vali Show Profiles.
   
4. Järgmisena vali Add.Anna uuele profiilile nimi. Vajuta OK.
   Vastavalt soovile vali, et igal Outlooki avamisel küsib, millist profiili kasutada(Prompt for a profile to be used)või valida loodud profiil rippmenüüst vaikimisi valikuks(Always use this profile).
5. Vajuta OK ja eelnevas aknasClose.
   
6. Avaneb uus aken, kus tuleb täita lahtrid järgnevalt:
   Your Name: Ees- ja perenimi
   Email aadress: lisatava postkasti mailiaadress
   Password(kaks lahtrit): UT isikliku konto parool kaks korda.
   Vajuta Next. 
   Järgmises kahes aknas vajutada uuestiNext ja Finish.
   
7. Kui küsib O365 sisse logimist, siis kasutajatunnus kirjutada kujul kasutajatunnus@ut.ee ja parool ning teha läbi kaheastmeline autentmine.
8. Outlooki uuesti käivitades vastavalt punktis 4 tehtud valikule avaneb kohe uus profiil või küsib, millist profiili kasutada.
9. Kui profiili valik tehtud ja Outlook on profiili laadinud võib liikuda Word-i seadistuste juurde.
10. Kui saadetud kirjadele tulevad vastused peavad minema mingile teisele meiliaadressile, siis tuleb Outlook-i luua vastav reegel.
    Vali Home→ Rules→ Manage Rules & Alerts.
    
11. Uues aknas vali postkast, millele reegel peab rakenduma (Apply changes to this folder).
12. Uue reegli loomiseks vajutada New Rule.Avaneb uus aken, kus vali vastavad kriteeriumid nagu alloleval pildil on Rule description lahtris. Kriteeriumite atribuutide muutmiseks vajutada vastava kriteeriumi järel olevale sinisele tekstile.
    
    • Esimene rida määrab ära, millistelt meiliaadressitelt tulevatele kirjadele reegel rakendub.
    • Teine rida määrab ajavahemiku, millal reegel rakendub. Kui ajapiirangut pole vaja, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
    • Kolmas rida määrab meiliaadressi, kuhu vastused peavad minema.
    • Neljas rida kustutab vastusena saadud kirja ära originaalsest postkastist. Kui koopia peab alles jääma, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
13. Kui reegel seadistatud, siis vajuta OK ja liikuda Wordi seadistuste juurde.

Samm 2 - Microsoft Word seadistamine

1. Ava saadetava kirja mall. Peab olema HTML-is kohandatud, sest muidu läheb paigutus sassi.
2. Excel-i failis, kus on kirjas info (nimed, e-posti aadressid jms) väljade täitmiseks peab olema esimene rida veergude nimedega.
3. Word-is vali Mailings→ Start Mail Merge→ E-mail Messages.Kui seadistamise käigus on vaja tegevust katkestada või Excel-i faili täiendada, siis vajuta Normal Word Document ja peale muudatusi alusta uuesti.
   
4. Aadressaatide faili lisamiseks vali Select Recipients→ Use an Existing List ja avanevas aknas vali Excel-i fail.
   
5. Väljade lisamiseks pane kursor soovitud kohta ja vali Insert Merge Fieldja soovitud info välja täitmiseks.
   
6. Tulemust saab eelvaadata vajutades nupule Preview Results ja nooltega saab liikuda kirjade vahel.
   
7. Kirjade saatmise alustamiseks vajuta Finish & Merge→ Send Email Messages.
   
8. Avaneb uus aken.
   To: vali meiliaadress (sama nimega nagu Excel-i failis veeru nimi).
   Subject Line: kirjuta pealkiri.
   Saatmise kinnitamiseks vajuta OK.
   
9. Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.