Sissejuhatus

Seadistused peab tegema sellise järjekorras:

1. Outlook
2. Microsoft Word

Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.

Samm 1 - Microsoft Outlook seadistamine

1. Kui kasutate isiklikku postkasti ja saadetud kirjadele vastused võivad tulla samasse postkasti, siis peab jälgima ainult

1. Word-i poolseid samme.
2. Kui kasutate jagatud postkasti, siis peab looma uue profiili ja võtma külge ainult selle postkasti. Selleks

1. vali File→ Account Settings→ Manage Profiles.
   

1. Image Added
   
2. Avaneb uus aken, milles valida Show Profiles.
   Image Modified
3. Järgmisena

1. vali Add.

1. Anna uuele profiilile nimi.

1. Vajuta OK.
   

1. Image Added
   Vastavalt soovile

1. vali, et igal Outlooki avamisel küsib, millist profiili kasutada(Prompt for a profile to be used)või valida loodud profiil rippmenüüst vaikimisi valikuks(Always use this profile).

1. Vajuta OK ja eelnevas aknas

1. Close

1. .
2. Avaneb uus aken, kus

1. tuleb täita lahtrid järgnevalt:
   Your Name: Ees- ja perenimi
   Email aadress: lisatava postkasti mailiaadress
   Password(kaks lahtrit): UT isikliku konto parool kaks korda.
   Image Modified
   

1. Vajuta Next. Järgmises kahes aknas vajutada uuesti Next ja Finish.
2. Kui küsib O365 sisse logimist, siis kasutajatunnus kirjutada kujul kasutajatunnus@ut.ee ja parool ning teha läbi kaheastmeline autentmine.
3. Outlooki uuesti käivitades vastavalt punktis 4 tehtud valikule avaneb kohe uus profiil või küsib, millist profiili kasutada.
4. Kui profiili valik tehtud ja Outlook on profiili laadinud võib liikuda

1. Word-i seadistuste juurde.
2. Kui saadetud kirjadele tulevad vastused peavad minema mingile teisele meiliaadressile, siis tuleb

1. Outlook-i luua vastav reegel.

1. Vali Home→ Rules→ Manage Rules & Alerts.
   Image Modified
2. Uues aknas

1. vali postkast, millele reegel peab rakenduma (Apply changes to this folder).
2. Uue reegli loomiseks vajutada New Rule.Avaneb uus aken, kus

1. vali vastavad kriteeriumid nagu alloleval pildil on Rule description lahtris. Kriteeriumite atribuutide muutmiseks vajutada vastava kriteeriumi järel olevale sinisele tekstile.
   Image Modified
   • Esimene rida määrab ära, millistelt meiliaadressitelt tulevatele kirjadele reegel rakendub.
   • Teine rida määrab ajavahemiku, millal reegel rakendub. Kui ajapiirangut pole vaja, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
   • Kolmas rida määrab meiliaadressi, kuhu vastused peavad minema.
   • Neljas rida kustutab vastusena saadud kirja ära originaalsest postkastist. Kui koopia peab alles jääma, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
2. Kui reegel seadistatud, siis

1. vajuta OK ja liikuda Wordi seadistuste juurde.

Samm 2 - Microsoft Word seadistamine

1. Avada saadetava kirja mall. Peab olema

1. HTML-is kohandatud, sest muidu läheb paigutus sassi.

1. Excel-i failis, kus on kirjas info (nimed, e-posti aadressid jms) väljade täitmiseks peab olema esimene rida veergude nimedega.

1. Word-is vali Mailings→ Start Mail Merge→ E-mail Messages.Kui seadistamise käigus on vaja tegevust katkestada või

1. Excel-i faili täiendada, siis

1. vajuta Normal Word Document ja peale muudatusi uuesti alustada.
   Image Modified
2. Aadressaatide faili lisamiseks

1. vali Select Recipients→ Use an Existing List ja avanevas aknas

1. vali Excel-i fail.
   Image Modified
2. Väljade lisamiseks panna kursor soovitud kohta ja

1. vali Insert Merge Fieldja soovitud info välja täitmiseks.
   Image Modified
2. Tulemust saab eelvaadata vajutades nupule Preview Results ja nooltega saab liikuda kirjade vahel.
   Image Modified
3. Kirjade saatmise alustamiseks vajutada Finish & Merge→ Send Email Messages.
   Image Modified
4. Avaneb uus aken.

1. 
   Lahtrisse To:

1. vali meiliaadress (sama nimega nagu

1. Excel-i failis veeru nimi).
   Lahtrisse Subject Line

1. : kirjuta pealkiri.
   Saatmise kinnitamiseks

1. vajuta OK

1. .
   Image Modified
2. Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.