Teade saadetakse lähetatavale (+ sekretärile, kes on korralduse kinnitamiseks saatnud/aruande täitnud) pärast seda, kui fin. allika(te) käsutaja(d) ja lähetuskorralduse andja on aruande finantseeringu ja lähetusaruande kinnitanud ja see on saanud oleku "Aruanne ootab raamatupidaja kinnitust".
Teadet ei saadeta, kui aruande viimane kinnitaja on lähetatav ise.