...

...

...

Arve üldandmed

Üldandmetes täituvad automaatselt kohustuslikult täidetavad read: struktuuriüksuse kood, registreerimise kuupäev ja –  -number ning sisestaja. Lisaks täituvad automaatselt ülikoolipoolne kontaktisik ja arvel näidatud e-posti aadress, kui arve registreeritakse dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu.

Image Modified

Hankija andmed

Arve esitaja andmed

Arve esitaja andmed Hankija lisamiseks tuleb hakata reale Hankija sisestama ostuarve esitanud asutuse nime, mille peale pakutakse loetelu salvestatud asutustest. Kui ühe hankija kohta leitakse mitu tulemust, siis kõige õigem on valida variant, kus on olemas hankija kood (vt joonis) . Valides juba olemasoleva variandi, täituvad automaatselt ploki ülejäänud read.

Kui hankijat süsteemis ei ole, siis tuleb kasutajal täita read Hankija, Hankija registrikood, Makse saaja ja Makse saaja arveldusarve nr (IBAN). Hankija kood rida täita ei ole vaja.

Ostudokumendi lisamise ja muutmise vormil on Makse saaja arveldusarve nr (IBAN) rea järel märkeruut. Tehes märkeruutu linnukese lisatakse ostudokumendi IBAN väljale sisestatud väärtus hankija väljal oleva kontakti IBAN väljale.

Image Removed

Arve andmed

Arve andmete plokis on kohustuslikult täidetavad väljad erinevad sõltuvalt rollist. Täpsemalt on kirjeldatud allolevalt iga rea juures.

Arve andmetes (vt joonis) on järgmised andmeväljad:

• Staatus. Ostudokumendi staatus muutub automaatselt vastavalt menetlusetapile, staatust kasutaja ise muutma ei saa.
• Staatuse kommentaar. Rida täitma ei pea. Kui ostudokument saadetakse tagasi, kuvatakse siia tagasi saatmisel tehtud kommentaar.
• Dokumendi liik. Võimalik on valida kolme variandi vahel: ostuarve, ettemaksuarve või kreeditarve.
• Ostudokumendi number. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Ostudokumendi kuupäev. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Viitenumber
• Maksetähtaeg. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Selgitus
• Summa (neto). Tegemist on vabatahtlikult täidetava andmeväljaga, kuid soovitatav täita, sest kui summa on sisestatud ja arve ridadesse lisatakse uus rida, tuuakse summade info automaatselt üle.
• KM%. Vaikimisi on KM% rida eeltäidetud 20%-ga. Lisaks on võimalik rippmenüüst valida käibemaks puudub (tühi rida), 0%, KM vaba, 9%, kombineeritud ja ümardatud. Kombineeritud tuleb valida juhul, kui arve sisaldab erinevaid käibemakse. Ümardatud käibemaks valitakse siis, kui süsteem arvutab summa valesti (nt sendi täpsusega), seejärel on kasutajal võimalik korrektne summa käsitsi sisestada.
• Käibemaks. Täitub automaatselt, kui on sisestatud summa (neto).
• Summa (bruto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Valuuta. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale, rida on eeltäidetud vaikimisi euro valuutakursiga.
• Riigihankega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud riigihankega, siis muutuvad kohustuslikult täidetavaks ka read Seotud riigihange ja Riigihanke osa number. Kui riigihanke osa number puudub, siis märkige reale kolm nulli.
• Lähetusega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud lähetusega, muutub kohustuslikuks valida seotud lähetuskorraldus. See eeldab, et lähetuskorraldus on lähetuste töövoos „Korraldus kinnitatud“ olekus.
• Varadega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.

Image Removed

täituvad automaatselt e-arve põhjal või tuleb sisestada käsitsi muus vormingus (paber, PDF) arve põhjal (vt juhend...).

Image Added

Arve andmed

Arve andmetes (vt joonis) täituvad automaatselt e-arve põhjal või tuleb sisestada käsitsi muus vormingus (paber, PDF) arve põhjal (vt juhend...). Arve andmetes real Staatus on näha, mis menetlusetapis arve hetkel on.

Image Added

Arve read

Ostudokumendi menetlemine toimub ridade põhiselt ja seda rolli täidab arve jagaja. . Arve jagab ridadeks (vt joonis) arve ridadeks jagaja (vt juhend ...). Kui arve sisestaja on ka arve jagaja, saab ta vastavad toimingud korraga teha.

Image Added

Arve

...

ja selle lisafailid

Arve failid on näha ja saab lisada ridadel "Ostudokumendi fail(pdf)" ja "E-arve fail (XML)" (vt joonis). Arvega seotud lisad saab lisada reale "Lisadokumentide fail(id)".

Image Added

Raamatupidamise info

Raamatupidamise info plokil (vt joonis) on informatiivne roll. Selles plokis

...

Image Removed

Raamatupidamise info

Raamatupidamise info plokis olevaid lahtreid kasutaja täitma ei pea, väljad täituvad automaatselt vastavalt ostudokumendi etapile. Raamatupidamise info plokil on informatiivne roll, sealt on Plokist on võimalik näha, kes raamatupidajatest arvega tegeleb, millal on arve saadetud personali- ja rahanduse infosüsteemi Axapta ning millal on toimunud väljamakse.  

Image Added

E-post

E-posti plokis (vt joonis) näidatakse arve kohta saadetavaid teateid (v.a meeldetuletused).

Image Added