...

...

Arve üldandmed

Üldandmetes täituvad automaatselt kohustuslikult täidetavad read: struktuuriüksuse kood, registreerimise kuupäev ja -number ning sisestaja.

Arve esitaja andmed

Arve esitaja lisamiseks tuleb hakata reale Arve esitaja sisestama ostuarve esitanud asutuse nime, mille peale pakutakse loetelu salvestatud kontaktidest. Kui arve esitaja kohta leitakse mitu tulemust, siis kõige õigem on valida variant, kus on olemas hankija kood andmed (vt joonis) . Valides juba olemasoleva variandi, täituvad automaatselt ploki ülejäänud read.

 Kui arve esitajal salvestatud kontakti ei ole, siis tuleb tekitada salvestatud kontakt vajutades Lisa uus (allolev joonis p 2). Avanenud kontaktikaardil valida rippmenüüst tüüp ja täita vähemalt kohustuslikud ehk tärniga tähistatud väljad, soovituslik on lisada asutuse reg kood ja arveldusarve number. Hankija koodi sisestama ei pea, see tekib automaatselt peale makse sooritamist.

Ostudokumendi lisamise ja muutmise vormil on Makse saaja arveldusarve nr (IBAN) rea järel märkeruut. Tehes märkeruutu linnukese salvestatakse ostudokumendi IBAN väljale sisestatud väärtus arve esitaja väljal oleva kontakti IBAN väljale.

täituvad automaatselt e-arve põhjal või tuleb sisestada käsitsi muus vormingus (paber, PDF) arve põhjal (vt juhend...).

Image AddedImage Removed

Arve andmed

Arve andmetes (vt joonis) on järgmised andmeväljad:

• Staatus. Ostudokumendi staatus muutub automaatselt vastavalt menetlusetapile, staatust kasutaja ise muuta ei saa.
• Staatuse kommentaar. Andmevälja täitma ei pea. Sellel väljal kuvatakse raamatupidaja kommentaar, kui ta on tagasi lükanud kogu arve (s.t mitte ainult arve rea).
• Dokumendi liik. Võimalik on valida kolme variandi vahel: ostuarve, ettemaksuarve või kreeditarve. Ettemaksuarve läheb maksmisele nagu tavapärane arve. Kui saabub "õige" arve, siis see läbib menetlusringi 0 summaga või siis selle summaga, mis jäi veel maksta, s.t pärisarve summa miinus ettemaksu summa. Kui saabub „õige“ arve siis tuleks arve ridadesse teha ka märge, mis arve katteks see on või märge „(OSALISELT) TASUTUD“. Kreeditarve korral tuleb summad märkida miinusega. 
• Ostudokumendi number. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Ostudokumendi kuupäev. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Viitenumber
• Maksetähtaeg. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Selgitus. Selgituse lahtrisse saab märkida kogu arvet puudutava täiendava info.
• Summa (neto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. 
• KM%. Vaikimisi on KM% väli eeltäidetud 20%-ga. Lisaks on võimalik rippmenüüst valida käibemaks puudub (tühi rida), 0%, KM vaba, 9%, kombineeritud ja ümardatud. Kombineeritud valitakse juhul, kui arve sisaldab erinevaid käibemakse. Ümardatud käibemaks tuleb valida juhul, kui on vaja käibemaksu- ja brutosummat käsitsi sisestada (nt arvutab süsteem KM teisiti, kui on arvel või arve KM ei ole valikus). 
• Käibemaks. Summa arvutatakse automaatselt netosumma ja KM% alusel.
• Summa (bruto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Valuuta. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale, rida on eeltäidetud vaikimisi euro valuutakursiga.
• Riigihankega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud riigihankega, siis muutub kohustuslikult täidetavaks väli Seotud riigihanke leping. Riigihanke lepingut saab otsida selle registreerimise kuupäeva, nimetuse, lepingupartneri kui riighanke koodi alusel.
  Kui üks arve on seotud mitme riigihanke lepinguga, siis lisada vastav arv arve ridu ning märkida iga rea kommentaari lahtrisse riigihanke osa number. 
• Lähetusega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud lähetusega, muutub kohustuslikuks valida seotud lähetuskorraldus. See eeldab, et lähetuskorraldus on lähetuste töövoos „Korraldus kinnitatud“ olekus. Väljal Seotud lähetuskorraldused tuleb vajutada Lisa uus rida, seejärel tekib võimalus otsida vajalik lähetus, mida on kõige mõistlikum teha lähetatava nime või lähetuskorralduse numbri alusel. Kuvatavad tulemused esitatakse kronoloogilises järjekorras, uuemad eespool. Peale sobiva lähetuse valimist vajutada nupule Salvesta rida.
• Varadega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Märkige „Jah“, kui tegemist on põhi- või väikevaraga, mille soetusmaksumus on üle 2000 euro (täpsemalt raamatupidamise sise-eeskirja p-des 196, 202 ja 237)
  

täituvad automaatselt e-arve põhjal või tuleb sisestada käsitsi muus vormingus (paber, PDF) arve põhjal (vt juhend...). Arve andmetes real Staatus on näha, mis menetlusetapis arve hetkel on.

Arve read

Ostudokumendi menetlemine toimub ridade põhiselt ja seda rolli täidab arve jagaja (p 1. Arve jagab ridadeks (vt joonis) arve ridadeks jagaja (vt juhend ...). Kui arve sisestaja on ka arve jagaja, saab ta vastavad toimingud korraga teha.

Arve ridadeks jagamine:

• Arve rea lisamiseks tuleb vajutada nuppu Lisa uus rida (p 2). Seejärel tekib esimene rida, kus on eeltäidetud arve andmetesse märgitud info põhjal netosumma, KM%, KM summa, brutosumma ja valuuta väljad. Kohustuslikult täidetavad väljad on kauba/teenuse kirjeldus, finantsallikas ja finantsallika käsutaja.
• Nupp Lisa uus rida kogu jäägi peale lisab rea, kus summa lahter on täidetud veel arve ridades jagamata summaga. Eeltäidetud summat saab muuta ning täita tuleb kauba/teenuse kirjelduse, finantsallika ja finantsallika käsutaja read.
• Vajadusel määratakse varade eest vastutav isik ja kontrollija vastavatesse lahtritesse.
• Vajadusel saab märkida projekti koodi ja kommentaari. Kommentaari väljale saab igale arve reale erineva ja konkreetse rea kohta käiva info kirjutada, näiteks kui arvel olev käibemaks tasutakse teisest finantsallikast, siis peaks sellele reale lisama info, et tegemist on käibemaksuga. 
• Ridade kustutamiseks saab kasutada nuppe Kustuta valitud read või Kustuta kõik read. Esimesel juhul kustutatakse read, mille ette olevasse märkeruutu on tehtud linnuke.
• Kui arvel on mitu jagajat ja esimene jagaja on ülesande täitnud (s.t lisanud ja salvestanud arve read vajalike andmetega), tuleb tal ostuarve edasi saata järgmisele jagajale vajutades nuppu arve ridade tabeli all >>Arve jagaja. Vajadusel saab arvet jagajate vahel edasi-tagasi liigutada, vajutades nupule <<Arve jagaja liigub arve eelmisele jagajale tagasi. Jagajate nimed esitatakse arve ridade kohal (vt joonis p 1), rasvases kirjas on esitatud nimi, kelle käes parajasti ülesanne on.

Image Removed

Raamatupidamise info

Image Added

Arve ja selle lisafailid

Arve failid on näha ja saab lisada ridadel "Ostudokumendi fail(pdf)" ja "E-arve fail (XML)" (vt joonis). Arvega seotud lisad saab lisada reale "Lisadokumentide fail(id)".

Image Added

Raamatupidamise info

Raamatupidamise info plokil (vt joonis) on informatiivne roll. Selles plokis Raamatupidamise info plokis olevaid lahtreid kasutaja täitma ei pea, väljad täituvad automaatselt vastavalt ostudokumendi etapile. Raamatupidamise info plokil on informatiivne roll. Sealt on Plokist on võimalik näha, kes raamatupidajatest arvega tegeleb, millal on arve saadetud personali- ja rahanduse infosüsteemi Axapta ning millal on toimunud väljamakse.  

Image Added

E-post

E-posti plokis (vt joonis) näidatakse arve kohta saadetavaid teateid (v.a meeldetuletused).

Image Added