...

• Staatus. Ostudokumendi staatus muutub automaatselt vastavalt menetlusetapile, staatust kasutaja ise muuta ei saa. Vt täpsemalt "Töövoo staatused".
• Staatuse kommentaar. Andmevälja täitma ei pea. Sellel väljal kuvatakse raamatupidaja kommentaar, kui ta on tagasi lükanud kogu arve (s.t mitte ainult arve rea).
• Dokumendi liik. Võimalik on valida kolme variandi vahel: ostuarve (vaikimisi), ettemaksuarve või kreeditarve. 
  • Ettemaksuarve läheb maksmisele nagu tavapärane arve. Kui saabub "õige" arve (registreerida ettemaksuarve vastusdokumendina või teha käsitsi seos), siis see läbib menetlusringi 0 summaga või siis selle summaga, mis jäi veel maksta, s.t pärisarve summa miinus ettemaksu summa. Kui saabub n-ö "õige" arve siis tuleks arve ridadesse teha ka märge, mis arve katteks see on või märge "(OSALISELT) TASUTUD". 
  • Kreeditarve korral tuleb summad märkida miinusega. Millise arvega kreeditarve seotud on, see tuleb kirja panna väljale Selgitus. 
• Ostudokumendi number. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Ostudokumendi kuupäev. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Viitenumber
• Maksetähtaeg. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Selgitus. Selgituse lahtrisse saab märkida kogu arvet puudutava täiendava info. Muuhulgas ka selle, kui soovite, et pärast arve tasumist lisaks raamatupidaja töövoogu maksekorralduse ning seotud ettemaksu- ja kreeditarve info. 
• Summa (neto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. 
• KM%. Vaikimisi on KM% väli eeltäidetud 20%-ga. Lisaks on võimalik rippmenüüst valida käibemaks puudub (tühi rida), 0%, KM vaba, 9%, kombineeritud ja ümardatud. 
  • Kombineeritud käibemaks valitakse juhul, kui arve sisaldab erinevaid käibemakse. 
  • Ümardatud käibemaks tuleb valida juhul, kui on vaja käibemaksu- ja brutosummat käsitsi sisestada (nt arvutab süsteem KM teisiti, kui on arvel või arve KM ei ole valikus). 
• Käibemaks. Summa arvutatakse automaatselt netosumma ja KM% alusel.
• Summa (bruto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Valuuta. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale, rida on eeltäidetud vaikimisi euro valuutakursiga.
• Riigihankega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve jagajale, sh kui sisestaja = arve jagaja. Vajadusel muuta saavad ka teised arve menetluses osalejd, nt kui finantsallika käsutaja tahab enne kinnitamist varasemalt tehtud valikut muuta. Kui ostuarve on seotud riigihankega, siis muutub kohustuslikult täidetavaks väli väli Seotud riigihanke leping. 
  • Leiad õige lepingu arvele märgitud viitenumbri järgi. Riigihanke viitenumber on 6-kohaline number. Valikus kuvatavate lepingute nimekirjas on viitenumber nimetuse lõpus kuvatud 8-kohalise numbri esimesed 6 numbrit.  
  • Riigihanke lepingu väljale saab valida ainult neid lepinguid, mis on konkreetse arve esitajaga seotud! Nt kui arve esitaja on Infotark AS, siis lepingu väljale saab valida ainult neid lepinguid, mille lepingupartner Infotark AS on. 
  • Kui oled väljale valinud raamlepingu, siis kuvatakse lisaks välja Seotud raamlepingu alusel päring, kuhu saad valida raamlepingu alusel tehtud päringu (leiad päringu kuupäeva, numbri, nimetuse või nimetuse hankija nime järgi). Valida saad neid päringuid, millel on otsus tehtud ja mille registreerimise kuupäev ei ole varasem kui üks aasta käesolevast hetkest. 
  • Kui arve ei ole seotud riigihankega, siis on kohustuslik väljal Riigihanketa ostu põhjendus lisada vastav selgitus. Kui oled valinud selgituseks "Üksikost, lisan ostuarvele võrreldavad pakkumused/seose lihtpäringuga", siis kuvatakse lisaks andmevälja Seotud lihtpäring, kus saad valida vastava lihtpäringu (leiad päringu kuupäeva, numbri, nimetuse või nimetuse hankija nime järgi). Valida saad neid päringuid, millel on otsus tehtud ja mille registreerimise kuupäev ei ole varasem kui üks aasta käesolevast hetkest.
• Lähetusega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve jagajale, sh kui sisestaja = arve jagaja. Kui ostuarve on seotud lähetusega, muutub kohustuslikuks valida seotud lähetuskorraldus. See eeldab, et lähetuskorraldus on lähetuste töövoos "Korraldus kinnitatud" olekus. Väljal Seotud lähetuskorraldused tuleb vajutada Lisa uus rida, seejärel tekib võimalus otsida vajalik lähetus, mida on kõige mõistlikum teha lähetatava nime või lähetuskorralduse numbri alusel. Lähetus tuleb süsteemist valida, mitte copy-paste meetodil lisada! Kuvatavad tulemused esitatakse kronoloogilises järjekorras, uuemad eespool. Peale sobiva lähetuse valimist vajutada nupule Salvesta rida. 
• Varadega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve jagajale, sh kui sisestaja = arve jagaja. Märkige "Jah", kui tegemist on põhi- või väikevaraga, mille soetusmaksumus on üle 2000 euro (täpsemalt raamatupidamise sise-eeskirja p-des 196, 202 ja 237).
  

...

Ostudokumendi kandel on võimalik arve rida/ridu mallina salvestada, mis muudab järgmise arve sisestamise mugavamaks ja kiiremaks. Seda lahendust on mõttekas kasutada korduva sisuga arvete puhul (näiteks igakuised telefoniarved vms).

Malli kasutamine

Malli kasutamiseks peab olema ostudokumendi kanne koos arve esitajaga salvestatud. Seejärel, võttes kande muutmiseks lahti, tuleb vajutada nupule Lae andmed arve mallist (vt allolev pilt).

...