Page History
...
| Note |
|---|
|
...
Ostuarve sisestamine ja registreerimine
| Info |
|---|
Arve andmeid sisestavad kaks rolli: arve sisestaja ja arve jagaja. Mõlemad rollid pannakse paika arve sisestamisel ning üldjuhul pannakse arve sisestaja vaikimisi ka arve ridadeks jagajaks. Kui arve jagajaks märgitud isik ei tea, kuidas arvet ridadeks jagada (nt, kes on fin. allika käsutaja, kas tuleb ka kontrollija ja varade arvestuse eest vastutav isik määrata), saab ta enda sellest rollist eemaldada ja määrata sinna kellegi teise. |
Arve sisestaja kajastub ostuarve vormi ülaservas väljal Sisestaja (vt joonis).
Arve ridadeks jagaja kajastub ostuarve vormi keskosas arve ridade juures real Arve jagaja(d) (vt joonis).
E-posti teel saabunud arve registreerimine (PDF- või mõni muu vorming)
...
E-arve operaatori kaudu saabunud e-arvete registreerimine
| Info |
|---|
| Operaatori (Registrite ja Infosüsteemide Keskuse e-arveldaja) kaudu saabunud e-arved registreeritakse automaatselt DHISis ostuarvena ja arvele märgitud kontaktisikule saadetakse automaatne teavitus pealkirjaga "Teile on saabunud ostuarve". Arve menetleja võib olla nii arvele märgitud kontaktisik kui mõni teine arvetega tegelev töötaja. |
E-arved jõuavad operaatori (Registrite ja Infosüsteemide Keskuse e-arveldaja) vahendusel Tartu ülikooli dokumendihalduse infosüsteemi (DHIS).
- Kui e-arvel (XML-vormingus failis) kontaktisiku nime ega e-posti aadressi ei ole, siis määratakse selle põhjal DHISi loodud ostuarvele manuaalselt (kantselei poolt) arve sisestaja ning ridadeks jagaja (tavaliselt sama töötaja). Arve registreerub sisestajaks määratud töötaja struktuuriüksuse järgi. Sisestaja ning arve jagaja määramisel juhindutaksel peamiselt PDF-vormingus arvel olevast kontaktinfost ja sellest, kes on varasemalt struktuuriüksustes ostuarvete sisestaja olnud.
- Kui e-arvel (XML-vormingus failis) on olemas kontaktandmed (kontaktisik ja/või e-posti aadress), siis toimuvad automaatselt järgmised tegevused.
- E-arvel oleva kontaktisiku nimi lisatakse väljadele Ülikoolipoolne kontaktisik, Sisestaja ja Arve jagaja(d). Arve registreeritakse automaatselt sisestajaks määratud töötaja struktuuriüksuse ostuarvetesse ja talle saadetakse e-kiri "Teile on saadetud ostuarve".
- E-arvel olev ülikooli töötaja ut.ee-lõpuga e-posti aadress lisatakse väljale Arvel näidatud e-posti aadress ning sellest tuletatakse töötaja nimi, mis lisatakse sarnaselt eelmisele punktile väljadele Sisestaja, Ülikoolipoolne kontaktisik ja Arve jagaja(d). Arve registreeritakse automaatselt sisestaja struktuuriüksuse ostuarvena ja talle saadetakse e-kiri "Teile on saadetud ostuarve".
- E-arvel olev e-posti aadress, mis ei ole ülikooli töötajaga seotud, vaid on isiklik või struktuuriüksuse oma (nt kantselei@ut.ee) lisatakse väljale Arvel näidatud e-posti aadress ning sellele saadetakse arve saabumisel teade "Teile on saadetud ostuarve". Arve registreerumine ostuarvena toimub sellisel juhul pärast seda, kui ostuarvele on määratud arve sisestaja.
| Note |
|---|
| Kui arve jagajaks märgitud isik ei tea, kuidas arvet ridadeks jagada (nt, kes on fin. allika käsutaja, kas tuleb ka kontrollija ja varade arvestuse eest vastutav isik määrata), saab ta arve edasi suunata eemaldades ennast arve jagajate hulgast ja määrates sinna kellegi teise. |
Väljad Sisestaja, Ülikoolipoolne kontaktisik ja Arvel näidatud e-posti aadress (vt joonis), asuvad ostuarve vormi ülaservas.
Väli Arve jagaja(d) (vt joonis) asub ostuarve vormi keskosas, seal kust toimub arve ridadeks jagamine.
...
Arve andmete täitmine
Sisestaja ei ole arve ridadeks jagaja rollis
...
Overview
Content Tools