...

• Kui e-arvel (XML-vormingus failis) kontaktisiku nime ega e-posti aadressi ei ole, siis määratakse selle põhjal DHISi loodud ostuarvele manusaalselt (kantseleis) arve sisestaja ning ridadeks jagaja (tavaliselt sama töötaja). Arve registreerub sisestajaks määratud töötaja struktuuriüksuse järgi. Sisestaja ning arve jagaja määramisel juhindutaksel peamiselt PDF-vormingus arvel olevast kontaktinfost ja sellest, kes on varasemalt struktuuriüksustes ostuarvete sisestaja olnud.
• Kui e-arvel (XML-vormingus failis) on olemas kontaktandmed (kontaktisik ja/või e-posti aadress), siis toimuvad automaatselt järgmised tegevused.
  • E-arvel oleva kontaktisiku nimi lisatakse väljadele Ülikoolipoolne kontaktisik, Sisestaja ja Arve jagaja(d). Arve registreeritakse automaatselt sisestajaks määratud töötaja struktuuriüksuse ostuarvetesse ja talle saadetakse e-kiri "Teile on saadetud ostuarve".
  • E-arvel olev ülikooli töötaja ut.ee-lõpuga e-posti aadress lisatakse väljale Arvel näidatud e-posti aadress ning sellest tuletatakse töötaja nimi, mis lisatakse sarnaselt eelmisele punktile väljadele Sisestaja, Ülikoolipoolne kontaktisik ja Arve jagaja(d). Arve registreeritakse automaatselt sisestaja struktuuriüksuse ostuarvena ja talle saadetakse e-kiri "Teile on saadetud ostuarve".
  • E-arvel olev e-posti aadress, mis ei ole ülikooli töötajaga seotud, vaid on isiklik või struktuuriüksuse oma (nt kantselei@ut.ee) lisatakse väljale Arvel näidatud e-posti aadress ning sellele saadetakse arve saabumisel teade "Teile on saadetud ostuarve". Arve registreerumine ostuarvena toimub sellisel juhul pärast seda, kui ostuarvele on määratud arve sisestaja. 

Väljad Sisestaja, Ülikoolipoolne kontaktisik ja Arvel näidatud e-posti aadress (vt joonis), asuvad ostuarve vormi ülaservas.

Image Added

Väli Arve jagaja(d) (vt joonis) asub ostuarve vormi keskosas, seal kust toimub arve ridadeks jagamine.

Image Added

Arve andmete täitmine

Sisestaja ei ole arve ridadeks jagaja rollis

Üldandmed

Üldandmetes täituvad automaatselt kohustuslikult täidetavad read: struktuuriüksuse kood, registreerimise kuupäev ja -number ning sisestaja.

...

• Staatus. Ostudokumendi staatus muutub automaatselt vastavalt menetlusetapile, staatust kasutaja ise muuta ei saa. Vt täpsemalt "Töövoo staatused".
• Staatuse kommentaar. Andmevälja täitma ei pea. Sellel väljal kuvatakse raamatupidaja kommentaar, kui ta on tagasi lükanud kogu arve (s.t mitte ainult arve rea).
• Dokumendi liik. Võimalik on valida kolme variandi vahel: ostuarve (vaikimisi), ettemaksuarve või kreeditarve. 
  • Ettemaksuarve läheb maksmisele nagu tavapärane arve. Kui saabub "õige" arve (registreerida ettemaksuarve vastusdokumendina või teha käsitsi seos), siis see läbib menetlusringi 0 summaga või siis selle summaga, mis jäi veel maksta, s.t pärisarve summa miinus ettemaksu summa. Kui saabub n-ö "õige" arve siis tuleks arve ridadesse teha ka märge, mis arve katteks see on või märge "(OSALISELT) TASUTUD". 
  • Kreeditarve korral tuleb summad märkida miinusega. Millise arvega kreeditarve seotud on, see tuleb kirja panna väljale Selgitus. 
• Ostudokumendi number. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Ostudokumendi kuupäev. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Viitenumber
• Maksetähtaeg. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Selgitus. Selgituse lahtrisse saab märkida kogu arvet puudutava täiendava info.
• Summa (neto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. 
• KM%. Vaikimisi on KM% väli eeltäidetud 20%-ga. Lisaks on võimalik rippmenüüst valida käibemaks puudub (tühi rida), 0%, KM vaba, 9%, kombineeritud ja ümardatud. 
  • Kombineeritud käibemaks valitakse juhul, kui arve sisaldab erinevaid käibemakse. 
  • Ümardatud käibemaks tuleb valida juhul, kui on vaja käibemaksu- ja brutosummat käsitsi sisestada (nt arvutab süsteem KM teisiti, kui on arvel või arve KM ei ole valikus). 
• Käibemaks. Summa arvutatakse automaatselt netosumma ja KM% alusel.
• Summa (bruto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Valuuta. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale, rida on eeltäidetud vaikimisi euro valuutakursiga.
• Riigihankega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud riigihankega, siis muutub kohustuslikult täidetavaks väli Seotud riigihanke leping. 
  • Riigihanke lepingut saab otsida selle registreerimise kuupäeva, nimetuse, lepingupartneri kui riighanke koodi alusel.
  • Kui üks arve on seotud mitme riigihanke lepinguga, siis lisada vastav arv arve ridu ning märkida iga rea kommentaari lahtrisse riigihanke osa number. 
• Lähetusega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud lähetusega, muutub kohustuslikuks valida seotud lähetuskorraldus. See eeldab, et lähetuskorraldus on lähetuste töövoos "Korraldus kinnitatud" olekus. Väljal Seotud lähetuskorraldused tuleb vajutada Lisa uus rida, seejärel tekib võimalus otsida vajalik lähetus, mida on kõige mõistlikum teha lähetatava nime või lähetuskorralduse numbri alusel. Kuvatavad tulemused esitatakse kronoloogilises järjekorras, uuemad eespool. Peale sobiva lähetuse valimist vajutada nupule Salvesta rida.
• Varadega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Märkige "Jah", kui tegemist on põhi- või väikevaraga, mille soetusmaksumus on üle 2000 euro (täpsemalt raamatupidamise sise-eeskirja p-des 196, 202 ja 237).
  

Sisestaja on ka arve ridadeks jagaja rollis

Kui ostudokumendi sisestaja on ise ka arve ridadeks jagaja rollis, saab ta kohe arve ridu täita. Vt täpsemalt ptk "Arve ridadeks jagaja".

Arvele (uue) arve jagaja määramine

...

Seejärel tuleb kanne salvestada vajutades nupule Salvesta ning ostuarve . Ostuarve ilmub jagajale DHISi avalehel plokki Jagamiseks määratud ostuarve .

Sisestaja on ka arve ridadeks jagaja rollis

Kui ostudokumendi sisestaja on ise ka arve ridadeks jagaja rollis, saab ta kohe arve ridu täita. Vt täpsemalt ptk "Arve ridadeks jagajaning talle saadetakse teade "Jagamiseks saadetud ostuarve".

Malli loomine

Ostudokumendi kandel on võimalik arve rida/ridu mallina salvestada, mis muudab järgmise arve sisestamise mugavamaks ja kiiremaks. Seda lahendust on mõttekas kasutada korduva sisuga arvete puhul (näiteks igakuised telefoniarved vms).

...