Meililistiteenus

Tartu Ülikooli meililistiteenus (info ja ajalugu)

Meililist (postiloend

Listide lehelt leiad järgmised juhendid:

Listides osalemine

Tartu Ülikooli postiloenditeenus

...

, list, jne) on

...

meiliaadressite kogum, mille kaudu on võimalik suhelda sarnaste huvidega

...

inimestega meili teel. Ühte arvutisse

...

tekitatakse nimekiri mingil teemal vestlemisest huvitatud inimeste

...

meiliaadressidest ja sellele nimekirjale antakse omakorda

...

meiliaadress ehk listiaadress.

Kui üks

...

meililisti liige saadab

...

meililisti aadressile kirja, siis saadetakse see automaatselt edasi kõigile

...

meililisti tellijatele.

...

Kui keegi tellijatest soovib saadetud kirja kohta midagi öelda, saadab ta vastuse

...

meililisti aadressile ja see saadetakse

...

jälle kõigile vastava

...

meililisti tellijatale. Tekib omamoodi elektronkonverents.

Listi ehk postiloendi tellimine

Postiloenditeenusega suhtlemiseks pöörduge SYMPA kasutajaliidese veebiaadressile https://lists.ut.ee/wws

Esimese tegevusena seal tuleks lasta oma e-posti aadressile saata parool SYMPA kasutamiseks, kuna suurem osa SYMPA veebiliidese võimalustest nõuab parooliga sisenemist.

NB! Parool ei ole sama, mis teile koos Tartu Ülikooli arvutivõrgu kasutajatunnusega anti.

SYMPA parooli saamiseks tuleb lehe allosas vajutada nupule "Saatke mulle parool", mille alt saadetakse teie poolt sisestatud meiliaadressile parool. See tuleb siis koos meiliaadressiga veebiliidesele sisestada, et ennast SYMPA-le identifitseerida.

SYMPA veebiliidese ülaservas asuvate nupukeste ja allpool asuva otsingulahtri abil saab sirvida olemasolevate avalike listide nimekirja, otsida mõnda konkreetset postiloendit (otsingulahtrisse tuleb kirjutada postiloendi nimi ilma lõputa @lists.ut.ee), lugeda nende kohta lühiinfot ja avalike postiloendite puhul ka arhiivi ning listiga liitumise avaldusi teha ehk postiloendit tellida.

Endale tellitud postiloendite puhul saab lisaks arhiivile tavaliselt vaadata ka selle tellijate nimekirja, kui listi omanik seda ära keelanud pole. Samuti võimaldab veebiliides oma postkasti avamata listidesse otse kirju saata. Siinkohal tuleks tähele panna seda, et kui teil pole õigust sellesse postiloendisse kirjutada (list on kinnine ja te pole selle listi liige), siis SYMPA veebiliides saadab kirja küll ära, aga veateade tuleb hoopis teie e-posti aadressile.

Kui sirvida endale tellitud postiloendeid ja sealt mõne peal klikkida, avaneb "Listi liikme võimalused" nupu alt valik seadeid - kas kirju tahetakse saada (mail) või mitte (nomail), kas tahetakse saada kõik kirjad korraga üks kord nädalas (digest) või ainult iga kirja saatja koos pealkirjaga (notice).

Dokumentide jagamiseks on võimalus kasutada nn "Jagatud veebi", kui vastava listi omanik seda võimaldab. Kui mõnele kataloogile on lubatud muutmisõigus ka listi liikmetele, saavad need ise dokumente jagatud veebi kopeerida. Dokumendi autor saab oma kopeeritud failide kohta määrata juurdepääsuõigused eraldi nii dokumentide lugemise kui muutmise kohta: kas seda saab teha vaid dokumendi autor, listi liikmed või ka kõik ülejäänud.

Nupukese "Eemalda ennast listist" abil saab vastava postiloendi tellimise lõpetada.

Listi kirjutamine

Listidesse kirjutamisel kehtivad üldised viisakusreeglid ja interneti etikett. Lisaks sellele võib listi omanik olla kehtestanud lisareegleid, mis tavaliselt saadetakse automaatselt e-posti aadressile vahetult pärast postiloendi tellijate nimekirja sattumist.

Postiloendisse saadetava kirja suurusele on listiomaniku poolt määratud ülempiir (vaikimisi 5MB).

Failide saatmisel e-postiga tuleks järgida tava mitte lisada kirjale suuri faile, vaid riputada need üles internetti ning e-postiga saata vaid viide failidele.

Sama kirja saab saata kuni 3 erinevasse listi korraga. Ristpostitamise piirang tuleneb sellest, et paljud inimesed võivad olla mitme postiloendi tellijad ja sama info jõuaks nendeni erinevate postiloendite kaudu palju kordi, risustades asjatult postkasti.

Vaata ka: Netikett

Postiloenditeenuse muud võimalused

Postiloenditeenuse ülejäänud võimaluste (tellitud listide arhiivi lugemine, oma listi loomine, selle haldamine, listi tellimise lõpetamine jm) kasutamiseks peate ennast identifitseerima. See toimub teie e-posti aadressi ja parooli kaudu, mida on võimalik sisestada SYMPA avalehelt.

SYMPA parool ei ole sama, mis teile anti koos Tartu Ülikooli arvutivõrgu kasutajatunnusega. SYMPA parooli saamiseks tuleb SYMPA lehe allosas vajutada nupule "Saatke mulle parool", mille kaudu süsteem saadab teie poolt sisestatud meiliaadressile parooli.

Pärast identifitseerimist ilmuvad SYMPA veebilehe ülaserva mõned uued nupukesed, mille alt saab siis vaadata endale tellitud postiloendite arhiive, täita avaldust uue postiloendi loomiseks ja seda administreerida, samuti listi tellimist lõpetada. Lugeda pakutakse ka lisainfot ja abi SYMPA kasutamise kohta.

Listiserveriga suhtlemine e-posti vahendusel.

Soovitud listi saab näiteks tellida, saates kirja aadressile sympa@lists.ut.ee. Kirja Subject rida tuleb jätta tühjaks ning kirja esimesele reale kirjutada: subscribe listinimi ning siis kiri ära saata.

Samamoodi saab end listist eemaldada korraldusega: unsubscribe listinimi.

Sagedamini esinevad probleemid postiloenditeenuse kasutamisel

SYMPA teatab: "Sinu kirja saatmisest aadressile keelduti. Seetõttu saadan kirja sulle tagasi."

Väga suure tõenäosusega ei ole e-postiaadress, millelt te kirja välja saatsite, antud postiloendi tellijate nimekirjas.

Selline olukord võib juhtuda, kui teil on mitu e-posti aadressi, kuid ainult üks nendest on listi tellija ja kiri saadetakse listi kogemata valelt aadressilt.

Vahel esineb ka olukordi, kus e-posti aadressi kuju on mingil põhjusel muutunud või muudetud, näiteks aadressist kasutaja@ut.ee on saanud Eesnimi.Perenimi@ut.ee. Sellisel puhul tavalised kirjad liiguvad endiselt, kuid postiloenditeenus teeb jäigalt vahet postiaadressi täpsel kujul ega aktsepteeri aadressi muutumist.

Sellisel juhul tuleb vanalt aadressilt postiloendi tellimine tühistada ning tellida uuesti uuelt aadressilt.

Avalduse täitmisel uue listi loomiseks kirjutatakse listinime lahtrisse nimele otsa lists.ut.ee ja saadakse veateade.

Listi nimi on see osa aadressist, mis asub enne @-märki.

Te ei näe oma liste "Minu listide" nimekirjas.

Tõenäoliselt olete postiloendi seadetes midagi valesti teinud, võtke ühendust listmasteriga.

Listide haldamine

Uue listi loomine

Kõige olulisem on välja mõelda listi nimi, järgides postiloendi nime soovituslike kujude reegleid. Kasutada ei saa täpitähti ja suuri tähti, samuti mitte tühikuid.

Avaldusvormi listinime lahtrisse tuleb kirjutada ainult listi nimi ilma lõputa @lists.ut.ee.

Listi kommentaarirea lahtrisse kirjutage võimalikult lühidalt ja konkreetselt, kellele ja milleks antud list mõeldud on.

Avalik listiarhiiv tähendab, et arhiivi saavad lugeda kõik, ka need, kes pole antud listi tellijad ehk liikmed. Mitteavalik tähendab seda, et arhiivile pääsevad ligi vaid antud listi liikmed.

Listiga vabalt liitumine tähendab, et liitumissoov täidetakse automaatselt ja listiomanikule antakse sellest e-posti teel teada. Selle vastandiks on liitumisavalduse automaatne edastamine listi omanikule, kes selle läbi vaatab ning kas rahuldab või tagasi lükkab.

Kui valite variandi, et listi saab kirjutada ainult listiga liitunu, ei saa need, kes pole liitunud, sellesse listi kirju saata. See valik on hea rämpsposti eemalhoidmiseks postiloendist. Samas võtab see jällegi ära võimaluse kõigil soovijatel ilma eelneva liitumiseta listi kirjutada.

Hiljem, kui list on tehtud, saab selle seadeid veel mitut eri moodi ümber sättida, kui peaks selguma, et kõik ei saanud päris soovitu kohaselt.

Avalduse täitmiseks peab kasutama SYMPA veebiliidest, see eeldab, et kasutaja on sisse loginud.

Listi seadete muutmine

Oma listide haldamiseks tuleb SYMPA keskkonnas ennast alati ära identifitseerida e-posti aadressi ja SYMPA poolt saadetud parooliga.

Nupukese "Minu listid" alt leiate nii endale tellitud postiloendid, kui need, mille omanikud ise olete.

Soovitud listi nime peale vajutades avaneb menüü, mille alt "Listi haldamine" võimaldab muuta antud postiloendi seadeid.

Olulisemad seaded, millele tuleks tähelepanu pöörata on järgmised:

• Listi teema: seal peaks olema ülevaatlik lühiinfo sellest, kellele ja milleks antud list mõeldud on.
• Kellele on list nähtav: kui tahate, et asjasse mittepuutuvad inimesed seda listi SYMPA veebiliideses näha ei saaks, valige näiteks "varjata va listi liikmed".
• Kes saab näha infot listi kohta: jällegi valik, kellele näidata listi kirjeldust.
• Kes võib listiga liituda: mõistlik oleks kasutada seal varianti "Lubatud igaühele, listi omanikult küsitakse luba". Sel juhul saab liituja oma avalduse ära teha ja listi omanik saab selle e-posti aadressile koos tegevusjuhistega.
• Kes saab listi liikmeid lisada: mõistlik on variant, et lisada saab vaid omanik.
• Omanik: seal on siis omaniku e-posti aadress ja nimi, samuti staatus - normaalne või priviligeeritud. Vaikimisi on omanik priviligeeritud, normaalstaatust saab kasutada näiteks siis, kui listil on mitu omanikku korraga, see staatus annab mõnevõrra vähem õigusi listi haldamisel.
• Kes võib kirju saata: kui listi mittekuuluvad isikud ei tohiks listi kirju saata, siis valige "ainult listi liikmetele". See hoiab ka spämmi ehk rämpsposti listist eemale. "Modereeritud, lubatud ainult listi liikmetele" variant on sarnane eelmisele selle erinevusega, et kirjad modereeritakse - listi saadetud kirjast teavitatakse moderaatorit e-posti teel ning küsitakse talt nõusolekut kirja listi saatmiseks. Enne nõusoleku saamist kiri listi ei jõua. "Kinnine, modereeritud mitte listi liikmetele" tähendab, et listi liikmete kirjad liiguvad ilma luba küsimata listi, ülejäänute kirjad lähevad modereerimisele. "Avatud kõigile" tähendab, et kõik kirjad võetakse kohe vastu. Ei soovita kasutada, kui see just hädavajalik pole!
• Moderaatorid: isik, kes on antud listi modereerija. Moderaator tuleb määrata vaid siis, kui eelmist punkti seadistatakse nii, et see nõuab modereerijat.
• Kokkuvõtte sagedus: määrab ära, mis päevadel saadetakse kirjade kokkuvõtted tellijatele, kes kasutavad sõnumite tellimiseks meetodit "digest".
• Listiga liitumise profiil: vastuvõtu viis määrab vaikimisi vastuvõtu viisi, valdavalt kasutatakse meetodit mail, ehk siis kõik teated saadetakse tellija e-posti aadressile; nähtavus tähendab seda, kas tellija e-posti aadress on listi tellijate nimekirjas nähtav (noconceal) või mitte (conceal).
• Vastusaadress: määrab ära, kellele saadetakse vastus kirjale vastamisel. Vaikimisi saadetakse vastus listi, võimalik on seda muuta nii, et vastus läheb kirja autorile või mõnele muule kindlale e-posti aadressile.
• Teemarea märgistamine: teise nimetusega akronüüm. Kasutatakse kirja Subject rea märgistamiseks mingi listiga seotud lühendiga, et lugejal oleks kergem listi kirju muudest kirjadest eristada või filtreerida. Akronüüm lisatakse automaatselt iga listi saadetud kirja Subject rea algusse.
• Maksimaalne kirja suurus: kirja lubatud suurus baitides (vaikimisi 5 MB). Selle abil saab piirata suurte attachmentide postiloendisse saatmist. Suuremate failide postiloendi tellijateni toimetamiseks on soovitav kasutada jagatud veebi pakutud võimalust faile SYMPA veebiliidesesse üles riputada.
• Kes võib listi liikmeid vaadata: väga soovitav on kasutada varianti "private" - liikmete nimekirja näevad vaid liikmed ise. Variandi "kõik näevad liikmeid" puhul on kergesti võimalik tellijate e-posti aadresse välja uurida, et neile rämpsposti saata.
• Jagatud dokumendid: kes saab vaadata ja kes saab toimetada ehk lisada/kustutada – need seaded määravad ligipääsu õigusi jagatud veebi kasutamisel.
• Listi staatus: vaikimisi "open". "Closed" puhul ei saa keegi listi liikmeks hakata ning listi kirju saata, seda varianti on mõtet kasutada vaid siis, kui postiloendi töö on tõesti lõppenud. "Pending" on vahepealne variant, mida teil tõenäoliselt vaja ei lähe.

Pärast listi seadete muutmise lõpetamist tuleb vajutada lehe allosas asuvale nupule "Uuenda", alles pärast seda salvestatakse muudatused.

NB! Back nupuga tagasi minnes või brauseri akna sulgemisel jäävad muudatused tegemata!

Listi liikmete manageerimine

• Liikmed alt avaneb liikmete nimekiri ja lahtrid liikmete lisamiseks ja nimekirjast otsimiseks.
  Liikmete nimekirjas e-posti aadressi peale klõpsates avaneb võimalus muuta inimese nime, e-posti aadressi ja kirjade vastuvõtu viisi. Isikut saab ka nimekirjast eemaldada, lisavõimalus "quiet" tähendab seda, et inimesele ei saadeta teavitust eemaldamise kohta, vastasel juhul saab ta selleteemalise sõnumi.
• Vead alt avaneb nimekiri e-posti aadressidest, millelt on kõikvõimalikel põhjustel veateateid laekunud. Neid saab siis lugeda ning vead kas lihtsalt nullida või vajadusel e-posti aadressi listist eemaldada. NB! Kui vigu ei ole, siis seda lehekülge ei näidata!
• Modereerimine alt avaneb juhul, kui teie postiloend on seadistatud modereeritavaks, kirjade nimekiri, mis ootavad listi saatmist või tagasilükkamist; vastasel juhul seda lehte samuti ei näidata.
• Kohandamine alt on võimalus seadistada mitmesuguseid automaatselt lugejatele saadetavaid tekste, listi kirjade päist (header) ja jalust (footer), listi veebilehte SYMPA veebiliidese sees ning listi kirjeldust.

Jagatud veebi seadistamine

Vasakpoolses menüüs on nupuke "Jagatud veeb", selle alt avaneb võimalus luua uusi katalooge, kopeerida sinna dokumente ning vaadata juba olemasolevate kataloogide sisu ning samuti ka dokumente või katalooge kustutada.

Igale kataloogile saab postiloendi omanik määrata juurdepääsuõigused eraldi nii dokumentide lugemise kui muutmise kohta: kas seda saab teha vaid dokumendi autor, listi liikmed või ka kõik ülejäänud. Listi omanik pääseb tervele jagatud veebile piiranguteta ligi.

Meililistiteenus on Tartu Ülikoolis eksisteerinud 1990ndate keskelt. Aastatega on meililistide hulk kasvanud ning ületanud tuhande piiri. 08.07.2002 seisuga meililistide arv 1150 meililisti, nüüdseks on see kasvanud mitmekordselt. Osalt on see tingitud ülikooli kasvamisest ja interneti populariseerimisest, osalt aga sellest, et Eestis ei olnud teist sellise teenusepakkujat. Seetõttu võib ülikooli meililistiserverist leida ülikooliga mitte seotud meililiste.

Tartu Ülikool on kasutanud meililistide haldustarkvarana tasuta pakutavaid listproc'i, Majordomo't ning SYMPA't. Alates 2002 aasta märtsikuust on kasutusel SYMPA (Systeme de Multi-Postage Automatique) tarkvara, mis võimaldab meililiste hallata ka veebipõhiselt. Suurema uuenduskuuri läbis meililistitarkvara SYMPA 2017 aasta detsembrikuusPostiloenditeenusega seotud probleemide korral soovitame saata kirja listserveri administraatorile aadressil listmaster@lists.ut.ee.