Ülevaade aruande vormistamisest

Info
Pärast lähetust tuleb täita lähetusaruanne, mis koosneb tegevus- ja kuluaruandest.

Lähetuse kestuse muutmine

Aruande üldandmetes on vajadusel võimalik muuta lähetuse kestust.

Tegevusaruanne on vaikimisi täidetud korraldusele valitud sihtkoha ja eesmärkidega. Neid saab vajadusel täiendada. Vaata täpsemalt ...

Info
Kuluaruandesse märgitakse hüvitamisele minevate kulude täpsustused. Enamike kulude kohta tuleb märkida kulu tekkimise kuupäev ja kulu summa. Osade kululiikide korral on vaja täita täiendavad väljad.

Kulude märkimisel on olulised järgmised asjaolud.

Kõik lähetuskorraldusel kinnitatud kulud kantakse kuluaruandesse automaatselt üle ning neid saab aruandes muuta ja eemaldada. Samuti saab kuluaruandesse juurde lisada täiendavaid kuluridu. Vaata täpsemalt ...
Kui selgub, et ühtegi korraldusele märgitud kulu ei tekkinud, siis tuleb kululiikide loetelus valida valik Kulud puuduvad. Kulude puudumisele vaatamata tuleb aruanne kinnitada ja saata see kinnitusringile. Pärast lähetuskorralduse andja antud kinnitusi lõpetatakse töövoog, st raamatupidaja seda enam kinnitama ei pea. Vaata täpsemalt ...
Saadud avanss on raamatupidaja poolt märgitud kuluaruandesse vastava kululiigi juurde. Kulu kohta tuleb teha täpsustused ja vastavalt sellele tehakse avansiga tasaarveldus. Vaata täpsemalt ...
Kui mingi kulu tasutakse ülekandearvega, siis vajutage selle juures lingile tasutakse ülekandearvega. Vaata täpsemalt ...
Kui kulu on tehtud mingis välisvaluutas, siis tuleb märkida summa selles valuutas ning automaatselt leitavate valuutakursside põhjal arvutatakse välja kulude summa eurodes. Vt: Vaata täpsemalt ....

Info

Aruande kinnitusring erineb korralduse omast. Sekretär ei saa aruannet kinnitusringile saata ning lähetuskorralduse andja ja fin. allikate käsutajad saavad kinnitada aruande mis tahes järjekorras.
Kui aruandel olevatele lähetuskorralduse andjale ja fin. allika käsutajatele on märgitud asendajad, siis saadetakse töövoog kinnitamiseks nii aruandel olevatele töötajatele kui ka nende asendajatele.

Kui aruande andmed on täidetud, peab lähetatav saatma selle fin. allika(te) käsutaja(te)le ja lähetuskorralduse andjale kinnituseks. Aruannet kinnitamiseks saates annab lähetatav sellele ära enda kinnituse.
- Lähetatav ei saa aruannet saata kinnitamiseks enne, kui kõikide korralduselt kaasa tulnud kulude kohta on andmed täidetud või vastavad kuluread aruandest eemaldatud.
- Lähetatav ei sa aruannet kinnitada siis, kui tema lähetuse toimumisajaga kattub puhkus. Aruande kinnitamiseks tuleb lähetusega kattuv puhkus katkestada.
- Senikaua, kuni kulud on kinnitusringil, saab lähetatav muuta kuludega seotud andmeid.
- Kui lähetuskuludega kaasnes kuludokumente, saab pärast aruande kinnitamiseks saatmist töövoost välja trükkida kaaskirja ja kinnitada need selle külge. Kaaskiri koos kuludokumentidega tuleb edastada rahandusosakonda.
Fin. allikate käsutajad saavad kulusid kommenteerida, määrata endaga seotud kuludele fin. allikad ning kulusid kinnitada ja tagasi lükata. Kui fin. allika käsutaja kulu tagasi lükkab, peab lähetatav (sekretär) selle aruandelt eemaldama.
Lähetuskorralduse andja peab kinnituse andma tervele aruandele ja aruannet tagasi lükata ei saa. Vaata täpsemalt ...

Raamatupidaja võtab üldjuhul rahandusosakonnas aruande menetlusse siis, kui kaaskiri koos kuludokumentidega on sinna jõudnud ja aruanne on kinnitatud fin. allika(te) käsutaja(te) ja lähetuskorralduse andja poolt. Kui kuludokumente ei ole rahandusosakonda saata, siis tuvastavad raamatupidajad kinnitust vajavad aruanded oma töölaualt. Raamatupidaja kontrollib kuludokumentide vastavust, vajadusel täiendab, sh korrigeerib kuluaruannet, kinnitab aruande, lõpetab sellega töövoo ning hüvitatavad kulud lähevad lähetatavale välja maksmiseks. Kuluaruande andmed saadetakse Axaptasse ja aruande PDF-vormingus aruanne dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) korraldusega samasse liitdokumenti.
Raamatupidajatel on võimalik aruanne lähetatavale ka tagasi saata. Seda tehes tühistatakse aruandele antud kinnitused, aruandes tuleb teha parandused ja saata see uuesti fin. allika käsutaja(te)le ja lähetuskorralduse andjale kinnitamiseks.