Kuidas Microsoft 365 keskkonda ruumi juurde teha? / How to free up space in Microsoft 365

Table of Contents

Teema / Topic	Juhised-näpunäited / Guidelines	Lisamaterjal / Screenshots
OneDrive failide puhastus / Clean up files in OneDrive	Microsoft OneDrive'is saate kustutada kindlaid faile, fotosid või terveid kaustu ja kõik nendes olevad üksused. Vajadusel saate võib-olla taastada kustutatud failid OneDrive'i prügikastist. Minge OneDrive'i veebisaidile. Võimalik, et peate sisse logima oma Microsofti või töö- või koolikontoga. Valige kustutatavad failid või kaustad, osutades igale üksusele ja klõpsates kuvataval märkeruudul ring. Kõigi kausta failide valimiseks klõpsake päisereast vasakul oleval ringil või vajutage klaviatuuril klahvikombinatsiooni CTRL + A. Valige lehe ülaosas oleval ribal Kustuta (Delete). Terve kausta sisu kustutamiseks, valige olev kaust ja samamoodi ülaosas oleval ribal Kustuta (Delete) (Võite ka paremklõpsata valitud failil või kaustas ja valida Kustuta.) NB! Kui te ei näe ülemisel navigeerimisribal ikooni Kustuta või kui paremklõpsate valitud üksusel, ei pruugi teil olla õigust seda faili või kausta kustutada. In Microsoft OneDrive, you can delete specific files and photos or entire folders with all their content. If needed, you can restore the deleted files from the OneDrive recycle bin. Go to OneDrive website. You might need to log in, using your Microsoft account or your work or school account. Select the files or folders you can to delete by pointing to each item and clicking the circle check box that appears. To select all files in a folder, click the circle to the left of the header row, or press CTRL + A on your keyboard. On the bar at the top of the page, select Delete. To delete the entire folder and its contents, select the folder and click on Delete on the bar above. You can also right-click the selected file or folder and select Delete. Note: If you do not see the Delete icon in the top navigation bar, or when you right-click a selected item, you may not have permission to delete that file or folder.	Image ModifiedImage ModifiedImage Modified
OneDrive prügikasti puhastus / Clean up OneDrive recycle bin	Teie kustutatud failid ja kaustad lähevad OneDrive'i prügikasti, kust saate vajadusel faile taastada. Kõigepealt valige OneDrive'i vasakpoolsest navigeerimisest prügikast (Recycle Bin). Konkreetsete failide või kaustade prügikastist jäädavaks kustutamiseks valige need üksused ja seejärel valige ülemisest navigeerimisest Kustuta (Delete). Kogu prügikasti korraga jäädavaks kustutamiseks valige ülemisest navigeerimisest Tühjenda prügikast (Empty recycle bin). Your deleted files and folders go to the OneDrive recycle bin from which you can restore files if you need to. First, select Recycle bin in the OneDrive left side navigation. To permanently delete specific files or folders from the recycle bin, select those items, then select Delete in the top navigation. To permanently delete the entire recycle bin at once, select Empty the recycle bin in the top navigation.	Image ModifiedImage Modified
Kustutage oma OneDrive'ist, kuid mitte kõvakettalt / Delete from your OneDrive but not from your hard drive	Kui soovite faili, fotot või kausta oma arvutis hoida, kuid mitte OneDrive'is tõstke soovitud failid OneDrive'i kaustast oma loodud arvuti kausta või töölauale. (NextCloudi kustutamis viis on sama) Ikoonide tähendused: Kui näete oma OneDrive'i failide või kaustade kõrval ikooni "inimesed", näitab see, et faili või kausta on jagatud teiste inimestega. Sinine pilveikoon teie OneDrive'i failide või kaustade kõrval näitab, et fail on saadaval ainult veebis. Veebis olevad failid ei võta teie arvutis ruumi. Ainult veebipõhise faili avamisel laaditakse see teie seadmesse alla ja sellest saab kohalikult saadaval olev fail. Kohalikult saadaval oleva faili saate avada igal ajal, isegi ilma Interneti-juurdepääsuta. Kui vajate rohkem ruumi, saate faili muuta uuesti ainult võrguühenduseks. Lihtsalt paremklõpsake failil ja valige „Free Up Space”. Failidel, mille märkite väärtusega "Always keep on this device", on roheline valge märgisega ring. Need alati saadaval olevad failid laaditakse teie seadmesse alla ja võtavad ruumi, kuid need on teie jaoks alati olemas ka võrguühenduseta. Ümarad noole ikoonid näitavad, et sünkroonimine on pooleli. See hõlmab ka failide üleslaadimist või sünkroonib OneDrive uusi faile pilvest teie arvutisse. If you want to keep a file, photo or folder on your computer, but not on OneDrive, move the file from the OneDrive folder to a folder on your hard drive. (It works the same way in NextCloud) Meaning of icons: If you see a "people" icon next to your OneDrive files or folders, this indicates the file or folder has been shared with other people. A blue cloud icon next to a OneDrive file or folder indicates that the file is only available online. Online-only files don’t take up space on your computer. When you open an online-only file, it downloads to your device and becomes a locally available file. You can open a locally available file anytime, even without internet access. If you need more space, you can change the file back to online only. Just right-click the file and select “Free up space”. Only files that you mark as "Always keep on this device" have the green circle with the white checkmark. These always available files download to your device and take up space, but they’re always there for you even when you’re offline. The circular arrow icons signify that sync is in progress. This includes when you are uploading files, or OneDrive is syncing new files from the cloud to your PC.	Image ModifiedImage Modified Image Modified
Kustutage kõvakettalt, kuid mitte OneDrive-is / Delete from your hard drive, but not from OneDrive	Kui soovite faili, fotot või kausta hoida OneDrive'is, kuid mitte arvutis (kuna te ei soovi, et see ruumi võtaks), pange fail OneDrive kausta ja lülitage seejärel sisse Files On-Demand (Windows) või Files On-Demand (Mac). Näete faili endiselt oma arvuti OneDrive'i kaustas, kuid see ei võta arvutis ruumi kuni selle avate. If you want to keep a file, photo, or folder on your OneDrive but not on your computer (because you don’t want it to take up space), put the file in your OneDrive folder, then turn on Files On-Demand (Windows) or Files On-Demand (Mac). You will still see the file name in the OneDrive folder on your computer, but it does not take up space on your computer until you open it.	Image Modified
Seadistage arvuti kausta varundamine / Set up PC folder backup	Valige Windowsi teavitusalal valge või sinine pilveikoon ja seejärel valige Help & Settings > Settings, seejärel Backup > Manage backup. Veenduge, et dialoogis Back up your folders oleksid kaustad valitud. Valige Start backup. Kui failid sünkroonitakse OneDrive'iga, saate dialoogiboksi sulgeda. Või failide sünkroonimise vaatamiseks valige View upload progress. Kui olete dialoogi juba sulgenud, valige OneDrive'i tegevuskeskuse avamiseks teavitusalas valge või sinine pilv. Select the white or blue cloud icon in the Windows notification area, and then select Help & Settings > Settings, then Backup > Manage backup. In the Back up your folders dialog, make sure the folders that you want to back up are selected. Select Start backup. You can close the dialog box while your files sync to OneDrive. Or, to watch your files sync, select View upload progress. If you already closed the dialog, to open the OneDrive activity center, select the white or blue cloud in the notification area.	Image ModifiedImage ModifiedImage Modified
Sharepoint prügikasti puhastus / Clean up Sharepoint recycle bin	Kui kustutate faili lihtsalt SharePointis, ei pruugi te tingimata ruumi vabastada, kuna faili ei kustutatud ka prügikastist. Kui üksused kustutatakse SharePointis, ei kustutata neid andmebaasist. Need teisaldatakse lõppkasutaja prügikasti, „End User Recycle Bin“. Kui need on lõppkasutaja prügikastist kustutatud, viiakse nad prügikasti teise etapi või saidikogumi prügikasti "Site Collection Recycle Bin". Vaba ruumi jaoks tuleb need teise etapi prügikastist kustutada. Faili nõuetekohase kustutamise ja faili hõivatud ruumi vabastamiseks toimige järgmiselt. Kustutage fail kõigepealt teegist. Navigeerige saidi prügikasti. Valige fail ja kustutage fail seal. Kustuta teise etapi prügikastist. (Tehke seda navigeerides saidi seadetesse) Klõpsake Recycle Bin jaotises Collection Administration. Klõpsake Deleted from end user Recycle Bin. Valige failid mida soovite kustutada. When you delete a file in SharePoint this might not free up space, as the file will remain in the recycle bin. If items are deleted in SharePoint, they remain in the database. They are relocated to the End User Recycle Bin. Items deleted from the End User Recycle Bin are relocated to the second stage of the recycle bin: Site Collection Recycle Bin. To free up space, items must be removed from that bin, as well. To delete a file for good and free up space, do the following: First, delete the file from the library. Go to the site’s recycle bin. Select the file and delete it there. Delete the file from the second-stage recycle bin. (By going to site settings) Under Recycle Bin, click on Collection Administration. Click on Deleted from end user Recycle Bin. Select the files you want to delete.	Image Modified Image Modified Image Modified Image Modified Image Modified Image ModifiedImage Modified
Kindla failide/kausta automaatne kustutamine Outlookis, kasutades AutoArchive'i / Delete specific files/folders automatically in Outlook using AutoArchive	Ainult ajutiste väärtustega meilide kustutamine (nt rämpspost, mustandid, infolehed, automaatsed teatised, teadaanded, tavapärane kirjavahetus jne). Muude üksuste puhul on soovitatav enne kustutamist üle vaadata, juhul kui mõni üksus tuleb auditi, avalike registrite või kohtuvaidluste tõttu kinni pidada. Paremklõpsake kaustal, mille soovite kustutada, ja valige Properties. Dialoogiboksis Properties minge vahekaardile AutoArchive ja valige soovitud sätted. Ei soovitata kasutada vanade üksuste viimist vaikearhiivi kausta. E-kirjade varjamine ja unustamine ei kaota teie vastutust nende eest. Kui meil tuleb säilitada, hoidke seda hõlpsama juurdepääsu saamiseks Outlooki kaustas. Kui seda pole vaja säilitada, jätkake ja kustutage. Only delete emails that have a transitory value (such as junk mail, drafts, newsletters, automated messages, notifications, routine correspondence). For other items, it is advisable to review them before deleting in case any items need to be retained due to audit, public records or litigation holds. Right-click the folder you would like to delete from and select Properties. In the Properties dialogue box, go to the AutoArchive tab and select your desired settings. We do not advise using the option to move old items to a default archive folder. Hiding and forgetting about emails does not eliminate your responsibility for them. If an email must be retained, keep it in a folder in Outlook for easier access. If it doesn't need to be retained, just go ahead and delete it.	Image ModifiedImage Modified
Kõigi failide/kaustade automaatne kustutus Outlookis, kasutades AutoArchive'i / Delete all files/folders automatically in Outlook using AutoArchive	Valige ekraani ülaosas vahekaart File ja seejärel suvandid Options. Valige vasakpoolses menüüs Advanced ja seejärel klõpsake nuppu AutoArchive Settings. Valige, kui tihti soovite AutoArchive'i käivitada, ja kas teil palutakse enne selle käivitamist küsida. Soovitatakse kustutatud üksused, rämpspost ja muud ajutised kirjad jäädavalt kustutada vähemalt kord kuus. Seda tüüpi üksuste kustutamisel on väike risk, kuid kui soovite enne kustutamist teha kiire ülevaatuse, võite valida suvandi, mis küsib üle. Jätke kõik muud suvandid valimata - need tuleks määrata ainult kaustade kaupa. Go to the tab Fileand then select Options. In the left-hand menu, select Advancedand then click on AutoArchive Settings. Set the frequency of running AutoArchive and whether you want a prompt before AutoArchive runs. It is advisable to permanently delete all deleted items, junk mail and other temporary emails at least once a month. There is a small risk of losing something necessary when deleting that sort of items, but if you want to do a quick review before deletion, you can set a prompt. Leave all other options unticked, as they should be selected only folder by folder.	Image ModifiedImage Modified Image Modified
Tühjendada Outlooki prügikast / Empty Deleted items folders in Outlook	Avage Outlook. Minge vahekaardile Fail (File). Valige Suvandid (Options). Valige Täpsem (Advanced). Jaotises Outlooki algus ja väljumine (Outlook start and exit) märkige ruut Tühjenda kustutatud üksused Outlookist väljumisel (Empty Deleted Items folders when exiting Outlook). Muudatuste rakendamiseks ja akna sulgemiseks valige OK. Kui sulgete Outlooki akna, kuvatakse teade, milles küsitakse: Kas soovite kõigi kontode kõik kaustast "Kustutatud üksused" (või "Prügikast") lõplikult kustutada? Kui soovite programmi sulgeda ja prügikasti tühjendada, valige Jah. Kui teil on kausta Kustutatud üksused tühjendamise kohta teised mõtted, valige Ei. Outlook sulgeb endiselt, kuid järgmisel käivitamisel sisaldab kaust Kustutatud üksused endiselt üksusi, mis olid seal programmi sulgemisel. NB! Kui prügikast on juba tühi, ei kuvata teadet enne Outlooki sulgemist. Open Outlook. Go to the File Select Options. Select Advanced. Under Outlook start and exit,tick the option Empty Deleted Items folders when exiting Outlook. To apply changes and close the window, click OK. If you close Outlook, the following message will appear: “Do you want to permanently delete everything in the “Deleted items” folder for all accounts?” If you want to close the program and empty the “Deleted items” folder, select Yes. If you have other plans with the contents of the “Deleted items” folder, select No. Then the program will close, but when it is reopened, the “Deleted items” folder will still contain the items that were there when the program was last closed. Note: If the folder is already empty, no message will be displayed before closing Outlook.	Image ModifiedImage Modified Image Modified
Otsi ja kustuta suurimad kirjad Outlook-ist / Find and delete largest emails from Outlook	Et leida Outlooki sisendkaustast kõige mahukamad meilid, kus on näiteks saadetud suurem fail või pilt, saate sisendkausta vaatest muuta kuvamis filtrit "by date" "by size" vastu. See näitab Teile kõige suurimad meile üleval ja väiksemaid kõige all. Sealt saate valida suurimad kirjad ja need kustutada. Kustutamisel saate kasutada kiirklahvi "Shift + Delete" , mis kustutab valitud meilid püsivalt ning ei paiguta neid "deleted items" kausta. NB! See meetod kustutab püsivalt valitud meilid ja neid enam tagasi ei ole võimalik saada! To find the largest emails from Your Outlook inbox, where You might have a large document or a picture for example, You need to change the view filter from "by date" to "by size". That will show You the largest emails as largest on top and smallest at the bottom. From there choose the desired emails and delete them. While deleting You can use a shortcut key combination "Shift + Delete" which deletes the selected emails permanently and won't transfer them to the "Deleted items" folder. NB! This method will delete the selected emails permanently and those emails won't be recoverable at all!	Image AddedImage Added