| Table of Contents |
|---|
Pakkujale pakkumiskutsega saadetud link pakkuja keskkonda on unikaalne ja ainult konkreetsele päringule pakkumuse esitamiseks genereeritud.
Link on jagatav, st kõik kellel on link, saavad keskkonda siseneda ja seda kasutada.
Pakkuja näeb TÜ pakkuja keskkonnas päringuga ja ainult enda pakkumusega seotud infot.
Link ja pakkumuse tegemiseks loodud keskkond luuakse pakkumiskutse saatmisel ning on avatud kasutamiseks kuni 1 kuu pärast päringu kohta otsuse tegemist.
1. Päringu lähteandmed
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Päringu andmed kuvatake pakkuja keskkonnas vasakpoolses tulbas (kõrval joonisel punane kast)
Päringu number: | unikaalne päringu number, pakkuja |
Avaldatud | pakkumiskutse saatmise kuupäev ja kellaaeg |
Tellimuse täitmise tähtaeg | mis ajaks (kuupäev/kellaaeg) või aja jooksul (päevade/nädalate/kuude arv) peavad päringu objektiks olevad asjad tarnitud ja teenused osutatud olema |
Kontaktisik | päringu koostanud Tartu Ülikooli töötaja nimi |
Lühikirjeldus | päringu objekti kirjeldus |
Hindamiskriteerium | kirjeldus selle kohta, mille järgi valib hankija esitatud tingimustele vastavate pakkumuste seast eduka pakkumuse |
Pakkumuse jõusoleku tähtaeg | pakkumuse minimaalne nõutav kehtivusaeg |
Pakkumuses esitatavad dokumendid | kirjeldus selle kohta, mida pakkumus peab sisaldama |
Eeldatav maksumus (€) | kuvatakse, kui päringu koostaja on soovinud pakkujatele teada anda päringu objekti eeldatavat maksumust |
Failid | päringu osaks olev(ad) fail(id), milles esitatud sisuga on vajalik tutvuda enne pakkumuse esitamist |
Päringu lähteandmed on ka hankija vastused päringu kohta esitatud küsimustele vahelehel Küsimused ja vastused.
2. Pakkumuse staatused
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Päringu staatus kuvatakse vahelehe Esita pakkumine ülaservas.
| pakkumus on esitamata |
| pakkumus on esitatud |
| pakkuja on vajutanud nuppu Võta pakkumine tagasi, pakkumus on esitamata |
| pakkumus on esitatud ja pakkumuste esitamise tähtaeg möödunud |
| pakkumus on esitatud ja selle kohta on hankija teinud otsuse (Jah/Ei) |
3. Teavitused pakkuja e-postileAnchor teavitused teavitused
| teavitused | |
| teavitused |
Pakkujat teavitatakse päringu ja pakkumusega seotud küsimustest ja otsustest e-posti teel.
Kõik päringuga seotud teavitused saadetakse pakkuja e-posti aadressile, kuhu laekus ka pakkumuskutse.
- Teavitused ENNE pakkumuste esitamise tähtaega
- Pakkumiskutse – kutse teha pakkumus, teavituses on link pakkuja keskkonda
- Uus teade päringus – kui mõni pakkujatest on esitanud hankijale küsimuse ja hankija on sellele vastanud, kuvatakse küsimus ilma selle esitaja andmeteta ja hankija vastus kõigile pakkujatele vahelehel Küsimused ja vastused. Kõiki pakkujaid teavitatakse pakkuja keskkonda lisandunud infost e-kirjaga, milles on link vastavale vahelehele pakkuja keskkonnas.
Kui saad e-kirja uue teate kohta päringus pärast oma pakkumuse esitamist ja pakkumuse esitamise tähtaeg pole veel saabunud, kontrolli kas teatega saadetud lingil on uut infot päringu kohta ja kas on vajadust oma pakkumust täiendada.
- Teavitused PÄRAST pakkumuste esitamise tähtaega
- Uus teade päringus - hankija selgituse küsimisest pakkumuse kohta teavitatakse pakkujat e-posti teel. Esitatud küsimus kuvatakse pakkuja keskkonna vahelehel Küsi ja vasta, samal vahelehel saab ka hankija küsimusele vastata.
- Teavitus otsuse tegemisest – kõiki pakkumuse esitanud ettevõtjaid teavitatakse positiivsest/negatiivsest otsusest nende pakkumuse kohta, teavituses on otsust ka põhjendatud. Eduka pakkumuse teinud pakkujaga toimub edasine suhtlus meili teel.
I TEGEVUSED ENNE PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA
4. Pakkumuse andmete sisestamine, salvestamine, pakkumuse esitamine
Pakkumuse sisestamine
Sisesta pakkumuse andmed vahelehel Esita pakkumine. Vahelehe ülaservas on info pakkumuse staatuse ja pakkumuse esitamise tähtaja kohta. Pakkumuse esitamiseks täida ära kõik vajalikud väljad vahelehel Esita pakkumine:
| Ärinimi | eeltäidetud ja pakkujale muutmiseks suletud |
| Registrikood | eeltäidetud ja pakkujale muutmiseks suletud |
| E-post | eeltäidetud vastavalt kontaktandmetele TÜ andmebaasis ja pakkujale muutmiseks suletud |
| Kontaktisik | pakkuja kontaktisik. Väli võib olla eeltäidetud. Vajadusel muuda kontaktisiku nime ja lisa meiliaadress, millele soovid edaspidi teavitusi selle pakkumuse teemal. Kõik päringuga seotud teated saadetakse ühele ja samale kontaktmeilile. |
| Hind | pakkumuse hind tuleb esitada eurodes ja käibemaksuta, sisestada saab kuni 2 kohta pärast koma |
| Sisu | sisesta pakkumus, mis peab vastama päringus esitatud tingimustele |
| Lisa fail | vajadusel lisa pakkumusele fail(id) |
Pakkumuse salvestamine ja muutmine
Pakkumuse salvestamiseks vajuta Salvesta. Väljadele sisestatud andmed suletakse muutmiseks ja salvestatakse Pakkuja keskkonda. Pakkumust ei saadeta hankijale ning pakkumuse staatus on endiselt Esitamata.
Salvestatud pakkumust saab muuta enne pakkumuste esitamise tähtaega, vajutades vahelehel Esita pakkumine nuppu Muuda. Muudetavad väljad avatakse muutmiseks ning pakkujal on võimalus pakkumust täiendada ning seejärel jälle kas salvestada või kohe esitada.
Pakkumuse esitamine
Kui pakkumus on esitamiseks valmis, saab selle esitada vajutades nuppu Esita pakkumine. Väljadele sisestatud andmed suletakse muutmiseks, pakkuja keskkonnas muutub pakkumuse staatuseks Esitatud. Hankija näeb pakkumusega esitatud andmeid alles pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist.
Kuni pakkumuste esitamise tähtaja möödumiseni on võimalik esitatud pakkumus tagasi võtta ja selles muudatusi teha.
Enne pakkumuse esitamist kontrolli, kas vahelehel Küsimused ja vastused on päringu kohta lisandunud informatsiooni.
Pakkumuse tagasi võtmine
Pakkujal on võimalik juba esitatud pakkumust enne pakkumuse tähtaja saabumist tagasi võtta, muuta ja uuesti esitada. Selleks tuleb vahelehel Esita pakkumine vajutada nuppu Võta pakkumus tagasi. Pakkumuse sisestusväljad avatakse muutmiseks, pakkumust saab salvestada (nupp Salvesta) ja/või uuesti esitada (nupp Esita pakkumine).
5. Hankijale päringu kohta küsimuse esitamine, küsimuste ja vastuste vaatamine
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Küsimuse esitamine
Kui pakkujal on päringu kohta küsimusi, tuleb need esitada vahelehel Küsi ja vasta (pilt paremal).
Sisesta küsimus väljale Esita hankijale küsimus ja vajuta nuppu Küsi.
Küsimus saadetakse hankijale ja alles siis kui hankija on sellele vastanud, kuvatakse nii küsimus kui ka vastus vahelehele Küsimused ja vastused.
Küsimuste ja vastuste vaatamine
Kui hankija on pakkuja esitatud küsimusele vastanud, kuvatakse küsimus (ilma esitaja andmeteta) ja vastus kõigile pakkumuskutse saanud pakkujatele vahelehel Küsimused ja vastused (pilt paremal)
Vastamata küsimusi pakkuja keskkonda ei kuvata.
Kõiki pakkujaid teavitatakse e-posti teel pakkuja keskkondalisandunud infost päringu kohta.
Kui oled pakkumuse esitanud ning saad e-kirja Uus teade päringus.. ja pakkumuse esitamise tähtaeg pole veel saabunud, kontrolli kas teatega saadetud lingil on uut infot päringu kohta ja kas on vajadust oma pakkumust täiendada.
II TEGEVUSED PÄRAST PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA
6. Selgitused pakkumise kohta
Esitatud pakkumuse staatus muutub pärast pakkumuse esitamise tähtaega Hindamisel.
Pärast pakkumuse esitamise tähtaega pole võimalik pakkumust esitada ega juba esitatud pakkumuses andmeid muuta.
Vastamine selgituse küsimisele
Vajadusel küsib hankija pakkumuse kohta selgitusi ja/või täpsustusi. Laekunud küsimuse kohta teavitatakse pakkujat e-posti teel, kirjas on link pakkuja keskkonda vahelehele Küsi ja vasta.
Pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused kuvatakse vahelehel Küsi ja vasta. Samal vahelehel saab esitatud küsimusele vastata. Pakkumuse kohta toimuv teabevahetus on nähtav ainult konkreetsele pakkujale (teised pakkujad seda ei näe).
7. Otsuse tegemine
Hankija vaatab pakkumuse(d) läbi ja valib
- päringu lähteandmetes ja
- päringu lähteandmeid täiendavates vastustes pakkujate küsimustele (pakkuja vaheleht Küsimused ja vastused)
esitatud tingimustele vastavate pakkumuste seast eduka pakkumuse päringus kirjeldatud hindamiskriteeriumi järgi.
Tehtud otsusest teavitatakse kõiki pakkumuse teinud pakkujaid.
Edaspidine suhtlus eduka pakkujaga toimub e-posti teel.