Pakkujale pakkumiskutsega saadetud link pakkuja keskkonda on unikaalne ja ainult konkreetsele päringule pakkumuse esitamiseks genereeritud.
Link on jagatav, st kõik kellel on link, saavad keskkonda siseneda ja seda kasutada.
Pakkuja näeb TÜ pakkuja keskkonnas päringuga ja ainult enda pakkumusega seotud infot.
Link ja pakkumuse tegemiseks loodud keskkond luuakse pakkumiskutse saatmisel ning on avatud kasutamiseks kuni 1 kuu pärast päringu kohta otsuse saamist.
1. Päringu lähteandmed
Päringu andmed kuvatakse pakkuja keskkonnas vasakpoolses tulbas (kõrval joonisel punane kast)
| Nimetus | päringu nimetus. Kui tegemist on raamlepingu alusel tehtava päringuga, siis on nimetuses viide raamlepingu nimele |
| Riigihanke viitenumber: | kuvatakse, kui tegemist on raamlepingu alusel tehtava päringuga. |
Päringu number: | unikaalne päringu number |
Avaldatud | pakkumiskutse saatmise kuupäev ja kellaaeg |
Tellimuse täitmise aeg | mis ajaks (kuupäev/kellaaeg) või aja jooksul (päevade/nädalate/kuude arv) hiljemalt peavad päringu objektiks olevad asjad tarnitud / teenused osutatud olema alates päringu kohta tehtud otsuse edastamisest, või kui päringu tulemusel sõlmitakse hankeleping, siis lepingu sõlmimisest |
Kontaktisik | päringu koostanud Tartu Ülikooli töötaja nimi |
Lühikirjeldus | päringu objekti kirjeldus |
Hindamiskriteerium | kirjeldus selle kohta, mille järgi valib hankija esitatud tingimustele vastavate pakkumuste seast eduka pakkumuse |
Pakkumuse jõusoleku tähtaeg | pakkumuse minimaalne nõutav kehtivusaeg |
Pakkumuses esitatavad dokumendid | kirjeldus selle kohta, mida pakkumus peab sisaldama |
Eeldatav maksumus (€) | kuvatakse, kui päringu koostaja on soovinud pakkujatele teada anda päringu objekti eeldatavat maksumust |
Failid | päringu osaks olev(ad) fail(id), milles esitatud sisuga on vajalik tutvuda enne pakkumuse esitamist |
Päringu lähteandmed on ka hankija teated, vastused päringu kohta esitatud küsimustele, mis kuvatakse vahelehel Küsimused ja vastused.
2. Pakkumuse staatused
Päringu staatus kuvatakse vahelehe Esita pakkumine ülaservas.
| pakkumus on esitamata |
| pakkumus on esitatud |
| pakkuja on vajutanud nuppu Võta pakkumine tagasi, pakkumus on esitamata |
| pakkumus on esitatud ja pakkumuste esitamise tähtaeg möödunud |
| pakkumus on esitatud ja selle kohta on hankija teinud otsuse |
3. Teavitused pakkuja e-postile
Pakkujat teavitatakse päringu ja pakkumusega seotud küsimustest/vastustest ja otsusest e-posti teel.
Kõik päringuga seotud teavitused saadetakse pakkuja e-posti aadressile, kuhu laekus ka pakkumuskutse.
- Teavitused ENNE pakkumuste esitamise tähtaega
- Pakkumiskutse – kutse teha pakkumus, teavituses on link pakkuja keskkonda
- Uus teade päringus – kui mõni pakkujatest on esitanud hankijale küsimuse ja hankija on sellele vastanud, kuvatakse küsimus ilma selle esitaja andmeteta ja hankija vastus kõigile pakkujatele vahelehel Küsimused ja vastused. Kõiki pakkumuskutse saajaid teavitatakse päringu kohta lisandunud infost e-kirjaga, milles on link vastavale vahelehele pakkuja keskkonnas.
Kui saad e-kirja uue teate kohta päringus pärast oma pakkumuse esitamist ja pakkumuse esitamise tähtaeg pole veel saabunud, kontrolli kas teatega saadetud lingil on uut infot päringu kohta ja kas on vajadust oma pakkumust täiendada.
- Teavitused PÄRAST pakkumuste esitamise tähtaega
- Uus teade päringus - hankija selgituse küsimisest pakkumuse kohta teavitatakse pakkujat e-posti teel, kirjas on link pakkuja keskkonda. Esitatud küsimus kuvatakse pakkuja keskkonna vahelehel Küsi ja vasta, samal vahelehel saab ka küsimusele vastata.
- Teavitus otsuse tegemisest – kõiki pakkumuse esitanud ettevõtjaid teavitatakse positiivsest/negatiivsest otsusest nende pakkumuse kohta, teavituses on otsust ka põhjendatud. Kui on küsimusi päringu või otsuse kohta või edukal pakkujal tellimuse täitmise kohta, siis edaspidine suhtlus toimub e-posti teel (teavituses on kontaktandmed). Kui said teavituse, et sinu pakkumus on edukas, on see teavitus ühtlasi ka tellimus.
I TEGEVUSED ENNE PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA
4. Pakkumuse andmete sisestamine, salvestamine, pakkumuse esitamine
Pakkumuse sisestamine
Sisesta pakkumuse andmed vahelehel Esita pakkumine. Vahelehe ülaservas on info pakkumuse staatuse ja pakkumuse esitamise tähtaja kohta.
NB! Pakkumuse esitamise tähtaja kellaaeg 00:00 tähendab esitatud kuupäeva algust
Näiteks kui tähtajaks on määratud 06.07.2022 kell 00:00, siis saab pakkumusi esitada kuni 05.07.2022 kell 23:59.
Pakkumuse esitamiseks täida ära kõik vajalikud väljad (tärniga) vahelehel Esita pakkumine:
| Ärinimi | eeltäidetud ja pakkujale muutmiseks suletud |
| Registrikood | eeltäidetud ja pakkujale muutmiseks suletud |
| E-post | eeltäidetud vastavalt kontaktandmetele TÜ andmebaasis ja ei pruugi kattuda meiliaadressiga kuhu tuli pakkumuskutse, pakkujale on see väli muutmiseks suletud. Kõik päringuga seotud teavitused saadetakse pakkuja e-posti aadressile, kuhu laekus ka pakkumuskutse. Raamlepingute alusel tehtavate päringute puhul on selleks raamlepingus märgitud päringute meiliaadress. |
| Kontaktisik | pakkuja kontaktisik ja tema kontaktandmed. Väli võib olla eeltäidetud, vajadusel muuda. Lisa siia ka e-posti aadress ja/või telefoninumber. Hankija näeb siia sisestatud kontaktisiku andmeid pakkumuses pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist. |
| Hind | pakkumuse hind tuleb esitada eurodes ja käibemaksuta, sisestada saab kuni 2 kohta pärast koma. Kui pakute ühikuhinda arvestusliku koguse kohta, siis tuleb siia märkida kogumaksumus arvestuslikule kogusele. |
| Sisu | sisesta pakkumus, mis peab vastama päringus esitatud tingimustele. Kui pakkumuse sisu on pikem kui 6000 tähemärki, siis esita pakkumus failina. Kopeerides sellele väljale, valid alati vorminguks "lihttekstina". |
| Lisa fail | vajadusel lisa pakkumusele fail(id). Mitme faili korraga lisamiseks: |
Pakkumuse salvestamine ja muutmine
Pakkumuse salvestamiseks vajuta Salvesta. Väljadele sisestatud andmed suletakse muutmiseks ja salvestatakse pakkuja keskkonda. Pakkumust ei saadeta hankijale ning pakkumuse staatus on endiselt Esitamata.
Salvestatud pakkumust saab muuta enne pakkumuste esitamise tähtaega, vajutades vahelehel Esita pakkumine nuppu Muuda. Muudetavad väljad avatakse muutmiseks ning pakkujal on võimalus pakkumust täiendada ning seejärel jälle kas salvestada või kohe esitada.
Pakkumuse esitamine
Kui pakkumus on esitamiseks valmis, saab selle esitada vajutades nuppu Esita pakkumine. Väljadele sisestatud andmed suletakse muutmiseks, pakkuja keskkonnas muutub pakkumuse staatuseks Esitatud. Hankija näeb pakkumusega esitatud andmeid alles pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist.
Kuni pakkumuste esitamise tähtaja möödumiseni on võimalik esitatud pakkumus tagasi võtta ja selles muudatusi teha.
Enne pakkumuse esitamist kontrolli, kas vahelehel Küsimused ja vastused on päringu kohta lisandunud informatsiooni.
Pakkumuse tagasi võtmine
Pakkujal on võimalik juba esitatud pakkumust enne pakkumuse tähtaja saabumist tagasi võtta, muuta ja uuesti esitada. Selleks tuleb vahelehel Esita pakkumine vajutada nuppu Võta pakkumus tagasi. Pakkumuse sisestusväljad avatakse muutmiseks, pakkumust saab salvestada (nupp Salvesta) ja/või uuesti esitada (nupp Esita pakkumine).
5. Hankijale päringu kohta küsimuse/teate esitamine, küsimuste ja vastuste vaatamine
Küsimuse/teate esitamine
Kui pakkujal on päringu kohta teateid või küsimusi, tuleb need esitada vahelehel Küsi ja vasta (pilt paremal).
Sisesta küsimus väljale Esita hankijale küsimus ja vajuta nuppu Küsi.
Küsimus saadetakse hankijale ja alles siis kui hankija on sellele vastanud, kuvatakse nii küsimus kui ka vastus vahelehele Küsimused ja vastused.
Küsimuste ja vastuste vaatamine
Kui hankija on pakkuja esitatud küsimusele vastanud, kuvatakse küsimus (ilma esitaja andmeteta) ja vastus kõigile pakkumuskutse saanud pakkujatele vahelehel Teabevahetus (pilt paremal)
Vastamata küsimusi pakkuja keskkonda ei kuvata.
Kõiki pakkujaid teavitatakse e-posti teel pakkuja keskkonda lisandunud infost päringu kohta.
Kui oled pakkumuse esitanud ning saad e-kirja Uus teade päringus.. ja pakkumuse esitamise tähtaeg pole veel saabunud, kontrolli kas teatega saadetud lingil on uut infot päringu kohta ja kas on vajadust oma pakkumust täiendada.
II TEGEVUSED PÄRAST PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA
6. Selgitused pakkumise kohta
Esitatud pakkumuse staatus muutub pärast pakkumuse esitamise tähtaega Hindamisel.
Pärast pakkumuse esitamise tähtaega pole võimalik pakkumust esitada ega juba esitatud pakkumuses andmeid muuta.
Vastamine selgituse küsimisele
Vajadusel küsib hankija pakkumuse kohta selgitusi ja/või täpsustusi. Laekunud küsimuse kohta teavitatakse pakkujat e-posti teel, kirjas on link pakkuja keskkonda vahelehele Küsi ja vasta.
Pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused kuvatakse vahelehel Küsi ja vasta. Samal vahelehel saab esitatud küsimusele vastata. Pakkumuse kohta toimuv teabevahetus on nähtav ainult konkreetsele pakkujale (teised pakkujad seda ei näe).
7. Teavitus tehtud otsusest
Hankija vaatab pakkumuse(d) läbi ja valib
- päringu lähteandmetes ja
- päringu lähteandmeid täiendavates vastustes pakkujate küsimustele (pakkuja vaheleht Küsimused ja vastused)
esitatud tingimustele vastavate pakkumuste seast eduka pakkumuse päringus kirjeldatud hindamiskriteeriumi järgi.
Tehtud otsusest teavitatakse kõiki pakkumuse teinud pakkujaid. Kui on küsimusi päringu või otsuse kohta või edukal pakkujal tellimuse täitmise kohta, siis edaspidine suhtlus toimub e-posti teel (teavituses otsusest on hankija kontaktandmed). Eduka pakkuja jaoks on otsusest teavitus ühtlasi ka tellimus.
III KKK - KORDUMA KIPPUVAD KÜSIMUSED
- Pakkumust esitades saan veateate "Forbidden. You don't have permission to access this resource". Mida teha?
Kui pakkumuse esitamine ei õnnestu, proovi järgmist: 1) tee arvutile restart → 2) tühjenda brauseri vahemälu → 3) esita pakkumus uuesti.
Kui ikka ei õnnestu, saada selle kohta veateade pkabi@ut.ee.
- Kuidas märkida pakkumuse hind, kui päringus on küsitud ühikuhindasid arvestuslikule kogusele (st. ühiku hinda küsitakse etteantud perioodiks ja tellitakse vastavalt vajadusele)?
Märgi pakkumuse hinnaks kõigi enda pakutud toodete kogumaksumused arvutatuna arvestusliku koguse järgi kokku. Näiteks kui küsitud oli toote A maksumust, mida ostetakse kuni 10tk ja toote B maksumust, mida ostetakse kuni 20tk, siis kui pakud toote A maksumuseks 3 eur ja toote B maksumuseks 2 eur, siis pakkumuse hinnaks märgi (3*10+2*20=) 70 eur.
- Kuidas märkida pakkumuse hind, kui päringus on küsitud ühikuhindasid ja kogus pole kindel (näiteks toitlustusteenuse päringus pole osavõtjate arv lõplikult teada)?
Märgi pakkumuse hinnaks arvestuslik kogumaksumus maksimaalse osavõtjate arvu kohta. Näiteks on päringus küsitud lõunasöögi maksumust ühe inimese kohta, kui osavõtjate arve on 10-15 inimest. Kui pakud lõunasöögi maksumuseks 1 inimese kohta 13 eur, siis pakkumuse maksumuseks märgi (15*13=) 195 eur.