Page History

Lepingu üldandmed

1. Milline leping koostatakse, vali käsundusleping
2. Lepingu tüüp - vali juriidiline isik. Kui lepingupartner on FIE, siis töövoo mõttes käitub ta nagu juriidiline isik, seega FIE puhul vali ka juriidiline isik.

Lepingupartneri andmedImage Added

Lepingu objekt

3. Kui leping on seotud:

a) riigihankega, siis tuleb lisaks täita väli "Riigihanke kood axaptas"

b) projektiga, siis tuleb lisaks täita väljad:

4. Kui leping sõlmitakse õppetöö teenuse osutamiseks, siis tuleb lisaks täita väljad:

a) Kas leping on seotud taseme- või täiendusõppega

b) Kui leping on seotud tasemeõppega (vali tasemeõpe ka siis, kui leping on seotud nii taseme- kui ka täiendusõppega), siis kuvab lisaks välju:

Õppetöö liigi all saab valida ühe variandi, sellest ei juhtu midagi, kui teenust osutatakse tegelikult lisaks veel mingi liigi raames (nt teenust osutatakse õppetöö läbiviimiseks ja õppematerjali koostamiseks), sellisel juhul vali lihtsalt üks liik neist.

c) Kui valisid, et leping on seotud täiendusõppega või õppetöö liigiks õppeaine läbiviimine, siis on võimalik lepinguga siduda konkreetne ainekava

5. Kas lepingupartner töötleb eriliiki isikuandmeid (vaata juhendeid siseveebis)? Kui jah, siis tuleb lepingule lisada Isikuandmete töötlemise register_lepingu lisa.xlsx

Vajadusel konsulteeri andmekaitse peaspetsialistiga.

Tasu maksmine ja kulude hüvitamine

Image Added

6. Kui maksekorraks valid "mitmes osas", siis kuvab lisaks välja "selgitus" kuhu soovi korral saad maksekorra lahti kirjutada (nt, milline on osamakse suurus).

7. Kui ülikool hüvitab partnerile kulusid, siis tuleb lisaks täita väli "Hüvitatavad kululiigid" ja kui on teada summa, mille ulatuses hüvitatakse, siis ka väli "Kulusid hüvitatakse kokku summas kuni". NB! Jälgi, et lepingu kogumaksumus ja hüvitatavate kulude summa kokku ei ületaks hanke piiri (hanke piirmäärad ja juhised).

Image Added

Lepingu kehtivus

Image Modified

98. Vaikimisi on allkirjastamise viis "digitaalne", vajadusel vali "paberil".

109. Kui leping allkirjastatakse digitaalselt, siis süsteem täidab sõlmimise kuupäeva viimase digiallkirja järgi. Kui leping allkirjastatakse paberil, siis tuleb lepingu koostajal sõlmimise kuupäev lisada.

Võrdlevad hinnapakkumised

Kui "Makstav tasu kokku (brutosummanetosumma) on 5000 eurot või enam, siis kuvab süsteem andmete plokki "Võrdlevad hinnapakkumised". Vaata hanke juhendist, millal peab võrdlevad pakkumused lisama ja millal hanke korraldama. Kui Sinu tellitava teenuse puhul juhendi järgi võrdlevaid pakkumusi võtma ei pea või hanget korraldama, siis lisa vastav selgitus väljale "Selgitus hinnapakkumiste puudumise kohta".

NB! Võrdlevaid hinnapakkumisi ja selgitust  lepingupartner ei näe.

Failid (lepingu failid ja lisadokumendid)

Kui kõik andmed on sisestatud, siis salvesta kanne. Kande salvestamisega ei käivitu suunamisring. Pärast salvestamist saad luua lepingu faili ja kontrollida lepingu andmeid failis ja vajadusel teha muudatusi ning uuesti salvestada ja faili luua.

NB! Kui lepingupartner on FIE, siis vali faili loomisel põhjaks "Käsundusleping juriidiline isik_FIE".

Suunamisringile (menetlusringile) saatmine

Kui lepingu fail on loodud:

a) digitaalse allkirjastamise puhul digikonteiner väljale "Allkirjastatud lepingu fail koos lisadega"

b) paberil allkirjastamise puhul fail väljale "Lepingu kavand"

siis klõpsa nupul "Muuda" ja seejärel nupul "Salvesta ja saada". Nii käivitub automaatne suunamisring (sh jagamine lepingupartnerile). Kui oled ise lepingu koostaja ja ülikoolipoolne vastutav täitja, siis saad klõpsata nupul "Salvesta ja kinnita". Nii saad ära anda endapoolse kinnituse ja leping liigub teisetele menetlejatele kinnitamiseks ja allkirjastamiseks.

Milline suunamisring (menetlusring) käivitub, kui allkirjastamise viisiks on valitud "digitaalne"?

• Kinnitamiseks - kõigepealt suunab süsteem töövoo paralleelselt kinnitamiseks:

a) ülikoolipoolne vastutav täitja/ kontaktisik

b) finantsallika käsutaja

c) kui lepingupartneril on töölepinguga tööl ülikoolis, siis on suunamine rolliga kinnitamiseks ka tema töö vahetule korraldajale ja personaliosakonna töötajale.

• Allkirjastamiseks lepingupartnerile - kui eelnevalt on kõik on kinnitamise ülesanded ära teinud, siis jagab süsteem lepingu lepingupartnerile allkirjastamiseks. Lepingupartnerile jagab "Allkirjastatud lepingu fail koos lisadega" oleva digikonteineri, muid töövoo andmeid lepingupartner ei näe.
• Allkirjastamiseks ülikoolipoolsele esindajale - kui lepingupartner on allkirjastanud lepingu, siis suunab töövoog lepingu allkirjastamiseks ülikoolipoolsele esindajale. Kui leping on mõlemapoolselt allkirjastatud, siis muutub saatus "kehtivaks"
• Kahepoolse allkirjaga leping lepingupartnerile - kui ülikoolipoolne allkirjastaja on omalt poolt ära allkirjastanud, siis jagab töövoog kahepoolse allkirjaga lepingu lepingupartnerile.

Milline suunamisring (menetlusring) käivitub, kui allkirjastamisviisiks on valitud "paberil"?

• Kinnitamiseks - kõigepealt suunab süsteem töövoo paralleelselt kinnitamiseks:

a) ülikoolipoolne vastutav täitja/ kontaktisik

b) finantsallika käsutaja

c) kui lepingupartneril on töölepinguga tööl ülikoolis, siis on suunamine rolliga kinnitamiseks ka tema töö vahetule korraldajale ja personaliosakonna töötajale.

• Täitmiseks lepingu sisestajale - kui kinnitamise ülesanded on tehtud, siis suunab töövoog lepingu sisestajale. Lepingu sisestaja prindib "lepingu kavandi" väljal oleva faili (lisadokumentide puhul ka lisadokumendid) - organiseerib mõlemapoolse allkirjastamise (allkirjastada tuleb kõik lehed) - skaneerib allkirjastatud lepingu (lisadokumentide puhul skanneeru need lepinguga ühte faili) ja lisab töövoogu väljale "Allkirjastatud lepingu fail koos lisadega" - kirjuta väljale "Sõlmimise kuupäev", millal leping allkirjastati - Salvesta - ja märgi ülesanne "Tehtud"

Mis juhtub siis, kui keegi lükkab lepingu tagasi või lepingupartner kirjutab kommentaari allkirjastamise asemel?

• Kui keegi lükkab lepingu tagasi või kui lepingupartner ei allkirjasta, vaid kirjutab kommentaari puuduste likvideerimiseks, siis töövoog suunab lepingu sisestajale tagasi. Lepingu sisestaja teeb vastavad muudatused, salvestab  ja loob faili või ja/või digikonteineri ning saadab uuesti suunamisringile (vt eespool olev juhis).

Lepingu staatused

• Kavand - vaikimisi on staatus kavand (kuni osapoolte allkirjastamiseni). Kui "kehtiv" staatuses leping lükatakse rahandusosakonna poolt tagasi, siis muutub staatus samuti "kavandiks".
• Kehtiv - muutub automaatselt, kui leping on mõlemapoolselt allkirjastatud.
• Tühistatud - tuleb määrata manuaalselt.
• Lõppenud - tuleb määrata manuaalselt.