Objekti otsingut kasutatakse juhul, kui pole teada, millise dokumendiliigi (andmetüübi) alla on dokument registreeritud või kui soovitakse leida kindla ajavahemiku jooksul registreeritud enda sisestatud ja/või konkreetse üksuse koodiga registreeritud dokumente. Lisaks tüübihalduses lisatud tüüpidele ja alamtüüpidele on võimalik otsida funktsioonide, allfunktsioonide, sarjade, allsarjade, failide jne hulgast. Objekti otsing on ka abiks toimikute loetelu täiendamisel.

Kuidas kasutada?

  1. "Otsi" menüüst vali objekt.

  1. Avaneb objekti otsingu vorm. Detailse otsingu all kuvatakse rohkem otsiväljasid ja võimalik on märgistada valik "Otsi funktsioone ja sarju".
  • Kui soovid teada tulemuste arvu, siis märgista valik "Loenda tulemus".
  • Kui soovid, et tulemuste nimekirjavaates kuvatakse ka funktsioonide ja sarjade nimetusi, siis märgista valik "Näita funktsioone ja sarju".
  • "Alates aktiivsest kataloogist" märgista siis, kui oled konkreetse funktsiooni või sarja kataloogi sees, mille sisust soovid dokumente leida.
  • Kui soovid leida enda üksuse koodiga sisestatud dokumente, siis sisesta väljale "Nimi" kaldkriipsude vahele struktuuriüksuse kood.
  • Kui soovid kindlate dokumenditüüpide (dokumendiliikide) alt otsida, siis Ctrl klahvi all hoides märgista need tüübid.
  • Eriõiguste plokis saad määrata, kas süsteem otsib ainult neid dokumente, millele on konkreetsele kasutajale eriõigused antud.
  • Loomise plokis saad lisada sisestaja nime ja/või dokumentide loomise aja. 
  • Jagamise plokis saad määrata, kas ja kellele on otsitavaid dokumente süsteemist välja jagatud.
  • Lukustamise plokis saad määrata, kas ja kes otsitavaid dokumente lukustanud.
  • Piirangute plokis saad määrata, kas ja millised piirangud otsitavatel dokumentidel on.

Näide 1: ühest sarja otsing

Nt tahan leida kõiki UK koodiga dokumente, mis on eelmisel aastal sarja 11-2 registreeritud (lihtotsing).

Näide 2: üle kõikide sarjade otsing

Nt tahan leida kõiki dokumente, mille on UK koodiga  eelmisel aastal registreerinud Helen Laube (detailne otsing). Kui tahad leida kõiki enda üksuses registreeritud dokumente hoolimata sisestajast, siis jäta väli "Sisestaja nimi" tühjaks.

3. Otsingutulemustest avaneb nimekirjavaade nendest dokumentidest, mis otsingukriteeriumitele vastavad. Kõiki veergusid saab veeru nimele klikkides sisu alusel järjestada, v.a veerud "Funktsiooni" nimi ja "Sarja nimi".

Otsingutulemuste eksportimine

Otsingutulemusi on võimalik andmete tööötlemiseks Excel-isse eksportida. Kui soovid kõiki otsingutulemusi eksportida, siis ära märgista ühtki kannet, vaid kliki nupul "Ekspordi kanded". Kui soovid üksikuid kandeid eksportida, siis esmalt märgista need kanded ja siis ekspordi.


Autoriõigus Tartu Ülikool