Sisukord:

Arhiivivormingus failid

Digidokumentide pikaajalise säilitamise suurim tehnoloogiline probleem on dokumentide koostisosaks olevate failide kasutatavuse tagamine kauem, kui on nende failide loomiseks kasutatud tehniliste vahendite eluiga. Selle võimaldamiseks on rahvusarhiiv määranud säilitamiseks sobivatele arhiivivormingutele kindlad reeglid. Arhiivivormingud on sätestatud arhiivieeskirja lisas 1. Tuletame meelde, et DHS-i tuleb lisada arhiivivormingus failid, ka digikonteineris peaks olema PDF-fail. Wordi faili saad vajadusel ka süsteemis PDF-iks konverteerida, kasutades selleks faili nime taga olevat PDF-i ikooni.

Dokumendi jagamine ülikoolivälisele osapoolele

DHIS-is on võimalik dokumente ülikoolivälise osapoolele jagada (praktikant, lepingupartner, töövõtja jne). Erinevus e-postiga saatmisel on see, et jagatavale dokumendile saab lisada autentimise ehk isikutuvastuse. St, et jagatud dokumenti ei saa avada ilma ennast ID-kaardi, mobiil-ID või Smart-ID-ga autentimata. Allkirjastamiseks jagatud dokumenti saab ülikooliväline osapool allkirjastada otse DHIS-is (allkiri ilmub DHIS-is olevale failile). 

Avaliku teabe seaduse üldjuhend

DHIS-is dokumenti registreerides tuleb sisust lähetuvalt hinnata dokumendi juurdepääsutingimusi: kas dokument ja selle sisu on avalik või kuulub juurdepääsupiiranguga (edaspidi JPP) teabe hulka. Selleks tuleb dokumendile lisada JPP alus ja kehtivus. Hinnata tuleb iga dokumenti eraldi ning lisada kõik JPP alused, mis sellele dokumendile kehtivad. Andmekaitse inspektsioon on koostanud juhendi isikuandmete kaitse seaduse praktilise tõlgendamise kohta. Juhendist leiad küsimused enamlevinud küsimustele. Vaata lisaks ülikooli siseveebist.

Korralduse muutmise korraldus

Korralduse muutmise korraldus registreeri samasse sarja, kus on muudetav korraldus. Muidu võib tekkida olukord, kus muudetav korraldus on säilitustähtajaga 50 aastat ja muutmise korraldus on säilitustähtajaga 10 aastat.