Ülikoolivälisele osapoolele (nt lepingupartner) on võimalik dokumenti DHIS-ist vaatamiseks või allkirjastamiseks jagada. Jagamisel on võimalik määrata, kas isik peab end autentima (eeldab Eesti ID-kaardi, mobiil-ID või Smart-ID olemasolu) ja kaua on tal jagatud dokumendile ligipääs.

Jagamise funktsionaalsuse kasutamine käsunduslepingu näitel

  1. Klõpsa dokumendi ülaosas nuppude reas Jaga nuppu. Seejärel avaneb jagamise aken.

2. Plokk Lisamine

Veendu, et jagatavatest väljadest oleks kindlasti märgistatud andmeväli "Allkirjastatud fail(id)".

Allkirjastamiseks valiku puhul tekivad täiendavad väljad:

  • Autentimine - tee valik, et kasutaja ise valib autentimise viisi. Nii saab ülikooliväline isik ise valida ID-kaardi, mobiil-ID ja Smart-ID vahel.

  • Ära nõua isikukoodi - isikukood pole nõutud.

    Selle valiku tegemisel pääsevad jagatud dokumendile ligi kõik isikud, kellel on jagamise link. Isik, kellele oled dokumenti jaganud võib seda linki kellegi teisega jagada, mis on turvarisk. Alati eelista isikukoodipõhist jagamist!
  • Isikukood -  ainult määratud isikud saavad dokumenti allkirjastada (isikukoodid peavad olema teineteisest eraldatud komaga). Kui lisada isikukoodi väljale mitme isiku isikukoodid, saavad mitu isikut dokumenti allkirjastada. Isikukood pole nõutud, kui autentimise väljal on tehtud valik "Autentimata" ja märgistatud on "Ära nõua isikukoodi". Alati eelista isikukoodiga jagamist, ilma isikukoodita jagamine ei ole turvaline!


3. Plokk Jagatud lingi juurdepääsutingimused


  • Ainult ühelt IP-aadressilt - kui see valik on märgistatud, siis saab dokumenti avada ainult ühelt IP-aadressilt.
  • Kui isik pole dokumenti ära allkirjastanud, siis päev enne lingile juurdepääsu lõppu saadab süsteem isikule uue teavituse, 

4. Plokk E-post

5. Plokk Teavitused

Pärast dokumendi jagamise akna täitmist klõpsa Salvesta, misjärel saadetakse ülikoolivälisele isikule e-kirjaga teavitus. Dokumendikande lõpus asuvast e-posti plokist näed, kas jagamise teavitus on süsteemist välja saadetud. Dokumendikandele tekib plokk "Jagamine".

Jagatud dokumendi oleku jälgimine

Sinu poolt jagatud dokumente kuvatakse DHISi avalehel plokis "Jagatud dokumendid". Kui oled jagamise loomisel määranud, et soovid saada teavitusi, kui isik avab kas teavituse ja/või faili ja/või allkirjastab dokumendi, siis neil juhtudel tuleb sulle meilile teavitus. Kui oled jagamisel määranud, et isik peab end autentima, siis kuvatakse teavituses ka toimigu tegija nime ja toimingu tegemise aega.

Näide: Teie poolt jagatud kandel id-ga 54160843 allkirjastas faili nimega Laube_kasundusleping_kevad_2019.asice isik Helen Laube kuupäeval 26.02.2019 16:52.

Jagatud lingile juurdepääsu aja pikendamine

Niikaua kui jagamist pole vaadatud on võimalik muuta nii algust kui lõppu, kuid enamasti on vaja pikendada lingile juurdepääsu aega. Muutmiseks tuleb dokumendikande Jagamise plokis veerus "Tegevused" klõpsata muutmise ikoonile. 

Juurdepääsutingimuste muutmisel saadetakse ülikoolivälisele isikule ka vastav teade, mida näed E-posti plokist.



Autoriõigus Tartu Ülikool