DHIS-is sisedokumendi vormistamise juhend. NB! Juhend on täiendamisel.
27.01.2020 võeti kasutusele uus dokumenditüüp, mis koondab dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) senised dokumenditüübid (avaldus, esildis, taotlus või sisekiri) ühise nimetuse alla “sisedokument”. Sisedokumendi kasutusele võtmisega soovitakse vähendada dokumentide printimist ja failide loomist. Andmepõhine menetlemine lihtsustab andmete töötlemist. Trükifail sisedokumendist tehakse vaid vajadusel (nt kui projekti raames on nõue esitada dokument väljapoole ülikooli).
Sisedokumenti ei ole vaja allkirjastada. Uue dokumenditüübi puhul piisab, kui kasutaja kinnitab dokumendi klõpsates vastaval nupul. Allkirjastamist vajavad endiselt vaid ametikirjeldused.
Juhised vastavalt sisedokumendi dokumendi liigile
Sisedokumendi üldine juhend
Lisa uus - avaldus, esildis, taotlus - vali sisedokument
Asukoht - vali (all)sari, kuhu dokument registreeritakse.
Vali "On privaatne", kui dokument sisaldab tundliku sisuga andmeid. Ligipääs antakse ainult dokumendi registreerijale ja menetluses osalejatele.
Vali dokumendi liik - kui nimekirjas ei ole Sulle sobivat dokumendi liiki, siis vali "sisedokument vabas vormis".
Täida väljad. Vastavalt dokumendi liigi valikule kuvatakse vajalikud väljad.
Finantsallikas: vajadusel lisa finantsallikas, finantsallika käsutaja ja ametinimetus. Veergu "Ajamärk" ilmub kinnitamise aeg pärast finantsallika käsutaja poolt kinnitamise ülesande täitmist.
Kinnitaja(d): lisa kõik osapooled, kes peavad dokumenti kinnitama. Selles tabelis toodud osapooled kuvatakse väljatrükil (väljatrükk teha ainult vastavalt vajadusele). Tabelis veergu "Ajamärk" ilmub kinnitamise aeg, pärast kinnitamise ülesande täitmist.
Lisa suunamine. Suuna dokument rolliga "Kinnitamiseks" tabelis "Kinnitaja(d) nimetatud osalistele. Sisedokumendid kinnitatakse elektrooniliselt, va ametikirjeldus, mis allkirjastatakse digitaalselt. Millise dokumendi liigi puhul toimub automaatne suunamine rahandusosakonnale või personaliosakonnale vaata "Juhised vastavalt sisedokumendi liigile".
Salvesta. Kui suunamised on sisestatud, siis "Salvesta" nupuga saadetakse ülesanded osapooltele teele.
Trükifail - trükifaili saab luua pärast andmete salvestamist vajutades nuppu "loo fail". Trükifail loo ainult vajadusel. Trükifail loo siis, kui kõik osapooled on kande kinnitatud.
Trikid - Nipid
Sisestatud dokumendi otsimine
Otsi - avaldus,esildis, taotlus - sisedokument
Täida otsingu väljad vastavalt sellele, mille järgi otsida soovid. Näiteks, dokumendi liigi järgi otsides valin rippmenüüst: ametikirjeldus. Kui soovid enda sisestatud dokumenti otsida, siis täida lisaks sisestaja väli.
Vajuta "Otsi".
Kui lihtotsingu väljade seas ei olnud välja, mille järgi soovid otsida, siis vajuta "Detailne otsing".
Dokumendi dubleerimine
Kui oled varem sisedokumenti vormistanud ja soovid sama dokumendi liiki teinekord uuesti teha, aga kõiki andmeid ei ole vaja muuta, näiteks ametkirjelduse puhul, siis kasuta nuppu "Dubleeri".
KKK
Töötajat ei saa andmeväljale ja/või suunamisele valida
Kui töötaja tööleping on peatatud (lapsehoolduspuhkus, pikem haigus vm põhjus), siis DHIS-is muutub tema kasutaja passiivseks ja seda isikut ei saa andmeväljadele ega suunamisele valida. Vajadusel saab DHIS-i administraator selle kasutaja aktiivseks muuta. Selleks helista numbril 737 5606 (5606) või kirjuta dhis@ut.ee.
Töötaja töösuhtega seonduv dokument - kes näevad sisu?
Kui vormistatakse töösuhtega seonduv dokument (n. esildis töökoormuse muutmiseks, esildis palga muutmiseks) ja valitakse asukohaks sari 4-3.3 "Töötaja töösuhtega seonduv kiri", siis seda dokumenti näevad ainult menetlusega seotud töötajad.
Overview
Content Tools