Välismaal õppimine ja välispraktika on üks aspektidest, mis läheb tulemusindikaatorina arvesse ülikooli rahastamisel tegevustoetuse raames. TÜ esitab andmed välismaal õppijate kohta EHIS-sse, kuid esitada saab vaid korrektselt ja õigeaegselt vormistatud otsuseid. Et meil oleks õiged andmed, mida kasutame oma tegevuse hindamisel ja mille põhjal ülikooli rahastatakse on oluline toimida täpselt välisõpingute vormistamisel.

1. Välismaale õppijaks määramine toimub õppeplaani ja õppelepingu alusel. Õppeleping on kokkulepe saatva kõrgkooli, üliõpilase ja vastuvõtva kõrgkooli vahel. Välismaale õppima või teadustööd tegema siirduv doktorant määratakse välismaal õppijaks individuaalplaani või õppeplaani alusel. Kui doktorant asub väliskõrgkooli õppima mõne üliõpilasvahetusprogrammi alusel, kus on nõutud õppelepingu vormistamine ja kooskõlastamine väliskõrgkooliga (nt Erasmus+ Euroopa-sisene ja Erasmus+ üleilmne õpiränne), siis peab doktorant tegama ka õppeplaani.
   
   
2. Kui üliõpilane õpib väliskõrgkoolis piiriülese ühisõppekava või piiriülese ühisõppekava põhimõtetega sarnaneva kõrgkoolidevahelise koostöölepingu alusel ja üliõpilane immatrikuleeritakse väliskõrgkooli, ei pea ta õppeplaani ega õppelepingut esitama. Neile isikutele ei teki õigust saada nominaalaja pikendust välisõpingute eest. Õppeleping tuleb esitada juhul, kui väliskõrgkooli õppima siirduv üliõpilane osaleb samaaegselt ka mõnes üliõpilasvahetusprogrammis. 
     

3. Üliõpilane arvatakse TÜ-s välismaal õppijaks õppeprodekaani korraldusega. Korralduses näidatakse väliskõrgkool ja koostööleping, mille alusel üliõpilane õppima siirdub, ja väliskõrgkoolis õppimise ajavahemik. 

   Välismaal õppijaks korralduse puhul valida õige dokumendi alaliik, kas a) välismaal õppijaks vormistamine või b) välismaal õppijaks vormistamine praktika sooritamise eesmärgil või c) välismaale õppijaks lubamine/vormistamine ühisõppekava või piiriülese ühisõppekava põhimõtetega sarnaneva koostöölepingu alusel. Välismaal õppimise algus- ja lõpukuupäeva aluseks on õppelepingul kirjas olevad perioodid. Oluline on, et kirja saaks õige riik, õppeasutus ja välisõppe programm, vajadusel ka alaprogramm.
   
   
   
4. Välisõppe perioodi lõpus saavad ÕISi kaudu teavituse üliõpilase välisõpingute aja lõppemise kohta üliõpilane, välismaal õppijaks arvamise korralduse vormistaja ja vastava õppekava VÕTA nõustaja. Üliõpilane esitab tõendi õppetulemuste kohta (Transcript of Records) kas instituuti või dekanaati. Julgustage üliõpilasi saatma õpitulemused esmalt elektroonselt, kui võimalik, siis saab kiiremini TÜ protsesse edasi teha.
   
   
5. Üliõpilasel on õigus saada nominaalaja pikendust üks või kaks semestrit. Välismaal õppijatele pikeneb nominaalne õppeaeg väliskõrgkoolis viibitud semestrite võrra juhul, kui väliskõrgkoolis  sooritatud õppeaineid arvestatakse TÜ õppekava täitmisel 15 EAP mahus semestris. Nominaalaja pikendus hakkab kehtima välisõpingutele järgnevast TÜ semestrist. Nominaalaja pikenduse semestril välismaale õppima siirdunud üliõpilase nominaalaeg ei pikene väliskõrgkoolis viibitud semestrite võrra. Reeglina läheb välisriigist õppetulemuste saamiseks palju aega (ca 6-8 nädalat).
   
   
6. Kui õppetulemused laekuvad kiiresti, sh sobivad ka elektroonselt laekunud lõpptulemused, siis on võimalik kasutada loogilist variant; st esmalt VÕTA ja siis nominaalaja pikenduse määramine.
   
   
7. VÕTA nõustaja vormistab VÕTA otsuse, mis on seotud välismaal õppimisega. VÕTA peab olema arvestatud õppeplaani alusel, vastav märkeruut „Õppeplaani alusel arvestatud (vt ekraanipilti)“ märgistatud ja seotud vastava välismaal õppimise korraldusega (aluskorraldus). Jälgida, et VÕTA otsusel on õiged õppeainete mahud. Kui originaalmaht on EAP-s või ECTS punktides, siis maht TÜs peab olema sama, mis originaali maht. Kui originaali maht on tundides või mõnes muus süsteemis, siis hinnatakse originaali maht ümber EAP-e ning sisestatakse tulemus väljale "Maht TÜs". Kinnitage VÕTA otsused, palun neid mitte hoida loomisel või sisekasutuses olekus, kui otsus on lõplik. EHISesse edastame andmed ainult kinnitatud olekus VÕTA otsuste järgi.
   
   
8. Seejärel vormistada nominaalaja pikendus, mis tuleb vormistada ühe nädala jooksul õppeplaani alusel arvestatud VÕTA otsuse kinnitamisest.
   Nominaalaja pikendust ei vormistata TÜ käimasolevat semestrist nende üliõpilaste puhul, kelle välisõpingute perioodi lõpp jääb TÜ semestri keskele (on hilisem kui oktoobri ja märtsi keskpaik). Pikendust ei vormistata, kui isik läheb akadeemilisele puhkusele kohe pärast välismaal õppimist või välisõpingud toimusid ühisõppekava raames. Siin on nominaalaja pikenduse vormistamise juhend. Kontrollida, et nominaalaja pikendus on vormistatud õigesti välismaal sooritatud EAP-e suhtes (kas semester või kaks).
   
   
9. Kui nominaalajal pikendus on vormistatud enne õppeplaani alusel tehtud VÕTA protseduuri, sest õppetulemused pole laekunud, siis on oluline saata üliõpilasele meeldetuletusi, et õppetulemused laekuksid. Kui VÕTA saab tehtud, siis on oluline, et VÕTA nõustaja teavitab välismaal õppijaks arvamise korralduse vormistajat. Arvestades EHIS-se esitamise tähtaega, tuleb VÕTA otsusest pikenduse korralduse vormistajat teavitada 3 päeva jooksul pärast VÕTA otsuse kinnitamist, st kas on vaja pikenduse oasas muudatusi teha või mitte. Kui õppeplaani alusel arvestatud VÕTA otsus sisaldab välisõpinguid /praktikat vähem kui 15 EAP-d semestrijagu õpingute kohta (TÜ semestrist vähemalt 90 päeva kestnud õpingute eest), tuleb tühistada nominaalaja pikenduse korraldus ühe nädala jooksul õppeplaani alusel arvestatud VÕTA otsuse kinnitamisest. Põhjus - ülikool peab esitama EHIS-e andmed hiljemalt 21 päeva pärast VÕTA otsuse kinnitamist. Edastatud andmeid ei ole võimalik muuta, kuna nende alusel toimub õppekava nominaalaja pikenemine ja EHIS edastab andmed partneritele (pangad, haigekassa) EHISesse kandmisele järgneval päeval. Kui üliõpilane ei esita välisriigi õpitulemusi 8 nädala jooksul välisõpingute lõppemisest, siis palun anda teada sellest üliõpilasele (võib teavitada ka ulle.tensing@ut.ee). Etteulatuvalt antud nominaalajal tühistamine on halb nii üliõpilase (õppetasu arvet ei saa esitada, kui nominaalaja pikendus saab tühistatud liiga hilja) kui EHISe suhtes (andmeid ei saa muuta), kuid arvestades välisriigi tulemuste laekumist, siis meil pole praegu paremat võimalust.
   
   
10. Üliõpilase eksmatrikuleerimisel veenduda, et kõik õppeplaanis ja õppelepingus kirjas olnud õppeained saaks TÜ-s üle kantud.
    
    Vt välisõpingute kohta infot ka TÜ siseveebist ja üliõpilastele suunatud õpirändega seonduvast asjaajamisest õppetöö korraldamisel.  
    
    Alates 2022/2023 immatrikuleeritud doktorantidel on VÕTA vormistamisel erandid. Nendest on vaja lähemalt kirjutada. 

ÕISis oleva väljundi põhjal: Õppetulemused - Väljundid - Välismaal õppimine ja selle eest arvestatud EAP, vt juhendit, saab kontrollida teie poolt määratud perioodi jooksul välisriigis õppinud isikute andmeid. VÕTAga seonduvat, kas on õige VÕTA liik jne, ei saa siit väljundist kontrollida.