E-ametikirja vormistamise põhimõtted

Aadressiväli

Olenemata meiliprogrammist tuleb aadressivälja täites valida õige adressaadiliik.

• Esimesele aadressiväljale (Adressaat/Saaja/Kellele/To) kirjutatakse adressaat, kes peab sellele kirjale reageerima või midagi tegema. Kõik sellele väljale kantud adressaadid näevad üksteise aadresse.
• Teisele aadressiväljale (Koopia/CC) kirjutatakse adressaat, kes peaks võtma kirja sisu teadmiseks. Reageerimiskohustust sellisel adressaadil ei ole. Kõik sellele väljale kantud adressaadid näevad nii esimese kui ka teise aadressirea aadresse.
• Kolmandale aadressiväljale (Salakoopia/Pimekoopia/BCC) kirjutatakse adressaat, kelle aadressi ei soovita teistele näidata (nt ajakirjanikud, küsitletavad, üritusel osalejad, kutse saajad). Kõik sellele väljale kantud adressaadid näevad esimese ja teise aadressirea aadresse, kuid nende enda aadressi keegi teine ei näe.

Kuvatõmmis Outlooki meiliprogrammist

Teemarida

• Teemarida tuleb alati täita, sest on meiliprogramme, mis ei võta täitmata teemareaga kirju vastu, vaid paigutavad need rämpsposti hulka.
• Teemarida peab sisaldama lühiviidet kirja teemale (arengukava, dekaanid on valitud). Üldisi sõnu (tere) tasub vältida. Täpne viide aitab kirja ka hiljem kiiremini üles leida.
• Kui kirja vestlusteema muutub, võiks muuta ka teemarida, siis on üks teema ühes kirjalõimes ja hiljem on lihtne asjassepuutuvaid
• Teemarida ei tohiks olla liiga pikk ega sisaldada lauseid või ettepanekuid, mis kuuluvad tekstiossa.

Pöördumine

Kui kiri kirjutatakse teisele poolele esimest korda, algab tekst alati pöördumisega, mille juures kasutatakse tervitussõna (tere) või pöördumissõna (austatud, lugupeetud).

• Kui tere esineb üksinda, järgneb sellele kas hüüumärk või ei panda ühtegi märki. Koma on inglispärane ja eesti keelde ei sobi
• Kui sõnale tere järgneb see, kelle poole pöördutakse, tuleb tere taha panna koma.
• Pöördumissõnade austatud ja lugupeetud ning adressaadi vahele koma ei panda. Pöördumissõna ei lühendata. Sõnu härra ja proua kasutatakse üksnes siis, kui adressaadi eesnime ei teata või ei soovita kasutada
• Esimest tekstirida alustatakse alati suure tähega.

Tere! ~ Tere

Tere, Karmen! ~ Tere, Karmen

Austatud professor Kask! ~ Austatud professor Kask

Lugupeetud kolleegid! ~  Lugupeetud kolleegid

Väga austatud härra Palm! ~ Väga austatud härra Palm

Tere! ~ Tere

 Meil on hea meel teatada, et …

Kui kirju on vahetatud sama päeva jooksul mitu korda, siis ei ole tervitus- ega pöördumissõna enam vaja kasutada, vaid võib kohe sisulise tekstiga alustada.