Ülikooli dokumendid jagunevad juurdepääsupiirangu (märge ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS viitega avaliku teabe seadusele) alusel: asutusesiseseks kasutamiseks ette nähtud dokumendid ja juurdepääsupiiranguta (märketa) dokumendid.
DHIS-is registreeritud dokumendid, mis ei ole märgitud asutusesiseseks kasutamiseks (AK), avalikustatakse avalikus dokumendiregistris koos dokumendi faili(de)ga. Juurdepääsu avalikule teabele reguleerivad avaliku teabe seadus ja muud eriseadused. Juurdepääsu märge lisatakse näiteks isikuandmete kaitseks. Dokumentidele juurdepääsupiirangu seadmise õiguslikud alused on süstematiseeritud juurdepääsupiirangute klassifikaatoris, mis on ka DHIS-is piirangute plokis valitavad. Klassifikaator on loend dokumentidele juurdepääsupiirangute kehtestamise õiguslikest alustest. Iga alusega on seotud juurdepääsupiirangu ajalise kehtivuse arvutamiseks vajalikud andmed. Piirangu kehtivust alustavad ja lõpetavad sündmused on esitatud alamklassifikaatoris. Avaliku teabe seaduse täitmisel on abiks avaliku teabe seaduse üldjuhend. Andmekaitse inspektsiooni kodulehel on olemas ka korduma kippuvad küsimused ja ülikooli siseveebis on olemas isikuandmete töötlemise rubriik.
Olles töö käigus saanud teatavaks isikuandmete töötlemise rikkumisest või on tekkinud kahtlus võimaliku rikkumise osas, tuleb sellest viivitamatult teada anda ülikooli andmekaitse peaspetsialistile terje.maesalu@ut.ee või telefonile 737 5119.
Dokumendile juurdepääsupiirangu märkimine
Juurdepääsupiirang kehtestatakse alates dokumendi koostamisest või saamisest kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks, kui viieks aastaks. Juurdepääsupiirangu tähtaeg on ajavahemik, mille jooksul juurdepääs teabele (dokumendile) on piiratud. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat, või kui isiku surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist.
- AK piiranguga dokumendile (nii paber- kui digidokumendile) tuleb esimese lehe paremasse ülaserva lisada märge ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS koos piirangu tähtaja ja piirangu õiguslik alusega.
- Kui dokumendi osadele tuleb kehtestada juurdepääsupiirangud erinevatel alustel, siis tuleb dokumendile endale ja dokumendi metaandmetesse DHIS-is märkida kõik juurdepääsupiirangu õiguslikud alused. Kui juurdepääsupiirangutel on erinevad tähtajad, tuleb juurdepääsupiirangu lõppemise ajaks märkida kõige hilisem juurdepääsupiirangu lõppemise kuupäev.
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 01.01.2018
Kehtib kuni: 01.01.2093
Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 1 p 12
Teabevaldaja: Tartu ÜlikoolASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 01.01.2018
Kehtib kuni: otsuse vastuvõtmiseni, kuid mitte kauem kui 01.01.2023
Alus: AvTs § 35 lg 2 p 2
Teabevaldaja: Tartu Ülikool - Kui all(sarjale) on dokumentide loetelu alusel määratud vaikimisi piirang(ud), siis tuleb dokumendipõhiselt otsustada, kas ja millist piirangut dokument sisaldab ning vajadusel eemaldada või lisada piirang(uid) juurde. Sarjale lisatud piirangud tähendavad, et sellesse (all)sarja tekib kõige rohkem selliste piirangutega dokumente, aga see ei tähenda, et eranditult kõik sellesse (all)sarja registreeritud dokumendid selliseid piiranguid sisaldavad.
Dokumendi juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja otsustab ning selle korrektsuse eest vastutab dokumendi koostaja või saabunud dokumendi puhul selle registreerija, lähtudes dokumendi sisust ja juurdepääsupiirangu eesmärgist.
Juurdepääsupiirangu märkimine DHIS-is
Dokumendi lisamise ja muutmise vormil kuvatakse plokki "Piirangud", kus vaikimisi on piirangu staatus „Puudub“ või kui DHIS-i administraator on (all)sarjale seadistanud vaikimisi piirangu(d), siis kuvatakse neid.
Juurdepääsupiirangu lisamine
- Kui soovid dokumendile piirangu lisada, siis märgista valik "AK". Seejärel klõpsa piirangu lisamise nupule.
- Avaneb piirangu lisamise aken. Klõpsa väljale "Piirangu alus", kus kuvatakse juurdepääsupiirangute nimekirja. Esimesed viis piirangut on tähistatud tärniga – need on enim kasutatavad piirangud. Piirangu alust on võimalik väljale otsida ka koodi, õigusakti lühendi, viite või sõnastuse alusel.
Vali piirang, mida soovid dokumendile lisada. Kehtivuse väljad täidab DHIS ise, vajadusel saad neid ise muuta. Piirangu lõpu saab panna lühemaks, kuid ei saa panna pikemaks, kui ette nähtud.
- Piirangu salvestamiseks klõpsa nupule "Lisa".
- Lisatud piirangut kuvatakse piirangute plokis. Kui dokument sisaldab rohkem kui üht piirangut, siis "Lisa piirang" nupuga saad piiranguid juurde lisada.
Avalikus dokumendiregistris kuvatakse avalikustatud andmevälju ning piirangu kohta piirangualust, piirangu alguskuupäeva, piirangu lõpukuupäeva, lõpetamise kuupäeva, kehtestajat ning sõnastust.
Juurdepääsupiirangu muutmine
Juurdepääsupiirangu muutmiseks (dokumendi lisamise või muutmise vormil) hõlju kursoriga juurdepääsupiirangu kohale. Nähtavale ilmub muutmise ja kustutamise ikoon, klõpsa muutmise ikoonile (esimene).
Kui ilmneb, et juurdepääsupiirangu võib enne määratud tähtaega lõpetada, siis täida väli "Lõpetatud". Muudatuse salvestamiseks klõpsa nupule "Muuda".
Juurdepääsupiirangu eemaldamine
Juurdepääsupiirangu muutmiseks (dokumendi lisamise või muutmise vormil) hõlju kursoriga juurdepääsupiirangu kohale. Nähtavale ilmub muutmise ja kustutamise ikoon, klõpsa kustutamise ikoonile (teine).
Juurdepääsupiirangu pikendamine
Kui juurdepääsupiirangu kehtivuse möödumisel siiski kehtestamise põhjus püsib, siis võib tähtaega pikendada kuni viie aasta võrra.
Juurdepääsupiirangu pikendamiseks klõpsa piirangute plokis "Pikendamine". Lisa kuupäev, mis ajani piirangut pikendatakse ja vali pikendamise alus. Salvesta.
Avalikustamise piirangud
Vastavalt Avaliku teabe seadusele (AvTS) tuleb tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle.
Overview
Content Tools