Olemasoleva kontakti valimine

Kontakte sisestades väldi uute kontaktide loomist. Vali kannete jaoks kontaktid, mis on süsteemis juba olemas. Alusta sisestamist asutuse nimeosast, mitte ärivormist („Archimedes“, mitte „SA Archimedes“, "Diamedica", mitte "OÜ Diamedica"). Kui pakutakse mitut kontakti, siis vali registrikoodiga variant, ostuarve korral aga hankija koodiga variant. Eraisiku korral isikukoodiga variant.

Andmete sisestamist võid alustada ka asutuse/ettevõtte registrikoodist või eraisiku isikukoodist, kui see on teada või kui selle saab dokumendist kergesti järele vaadata. Kui sellise registrikoodi või isikukoodiga kontakt on süsteemis olemas, siis vali see.

Uue kontakti loomine

Kontakti loomisel:

• kontrolli, et ei oleks tähevigu. Suurtähtkirjale tuleb eelistada tavalist kirja, nt „INNOVE SA“ asemel „Innove SA“. Nimed, mis koosnevadki suurtähtlühendist, tuleb mõistagi kirjutada läbiva suurtähega, näiteks „ABB AS“;
• väldi kontaktide sisestamisel tarbetut lühendamist, nt kirjuta „Haridus- ja Teadusministeerium“, mitte „HTM“, ja „Eveli Kadarik“, mitte „E. K.“ või „E. Kadarik“;
• lisa ettevõtlusvorm nime taha, nt „Ordi AS“, mitte „AS Ordi“, olenemata sellest, kuidas ärinimi on kirjutatud äriregistris;
• isikunimedes kirjuta esimesena eesnimi ja seejärel perekonnanimi, näiteks „Eveli Kadarik“, mitte „Kadarik, Eveli“;
• isikunime järele ära lisa ametinimetust, näiteks kirjuta „Siim Raie“, mitte „Siim Raie, peadirektor“;
• ära lisa kontaktiks oleva asutuse allüksusi, sest kontakti mõttes on tegemist ikka sama asutusega. Näiteks „Tartu Linnavalitsus, arhitektuuri ja ehituse osakond“ on kontaktina ikka „Tartu Linnavalitsus“. Allüksuse võib täpsustada dokumendis;
• ära lisa riigiasutuse nimesse täiendit „Eesti Vabariigi“, sest riiginimi ei sisaldu ametlikus nimes. Õige on näiteks „Rahandusministeerium“, mitte „Eesti Vabariigi Rahandusministeerium“;
• sisesta kindlasti asutuse või ettevõtte õige nimi. Näiteks toitlustus- ja majutusasutuse ärinimi võib turunduses kasutatavast nimest erineda, seega on „La Dolce Vita“ asemel õige „Fasteren OÜ“, „Polpo restorani“ asemel „Hotell London OÜ“, „Kalevi kommipoe“ asemel „Orkla Eesti AS“. Ärinime saab kontrollida ettevõtte või asutuse väljastatud dokumendilt või äriregistrist.

Kui on tarvis sisestada mitu asutust või isikut, siis vali need ühekaupa.

Asutuse andmed lisa plokki „Asutus“ ja isiku andmed plokki „Isik / asutuse kontaktisik“. Isikunimi tuleb sisestada väljale „Eraisiku nimi“. Kui see lisatakse väljale „Asutuse nimi“, liigitab süsteem füüsilise isiku juriidiliseks isikuks. Muude andmetega tuleb samuti olla hoolas ja jälgida, et õiged andmed oleksid õigel väljal – näiteks e-posti aadress ei tohi olla nime väljal. Samuti ei tohi eri liiki andmed olla ühel väljal, nt „Modulton OÜ (registrikood 14038302), Suur-Sõjamäe 25a, 11415 Tallinn“ või „Haridus- ja Teadusministeerium, kantsler Indrek Reimand“.