Kontakte sisestades väldi uute kontaktide loomist ja vali kannetele need kontaktid, mis on süsteemis juba olemas. Alusta sisestamist asutuse nimeosast mitte ärivormist (AS, OÜ, MTÜ). Kui pakutakse mitut kontakti, siis vali registrikoodiga variant, ostuarve puhul hankija koodiga variant.
Sisestamist võid alustada ka asutuse registrikoodist või isiku isikukoodist kui tead koodi või saad seda lihtsasti dokumendi pealt järele vaadata. Kui sellise registrikoodi või isikukoodiga kontakt on süsteemis olemas, siis vali see.
Uus füüsiline või juriidiline kontakt loo alles siis kui oled veendunud, et kontakti pole.
Kontakti loomisel:
- Ole hoolas kirjapildi sisestamisel ja väldi tähevigu. Suurtähtkirjas kirjutamisele tuleks eelistada tavalist kirja. Nt INNOVE SA asemel Innove SA v.a suurtähtlühendid nt ERASMUS.
- Väldi kontaktide sisestamisel ka tarbetut lühendamist. Nt Haridus- ja Teadusministeeriumi asemel HTM, isiku Eveli Kadarik asemel E.K. või E. Kadarik.
- Ärivorm lisa asutuse nimeosa taha. Nt Ordi AS mitte AS Ordi.
- Isikunimede kirjutamisel kasuta pärijärjestust mitte pöördjärjestust. Nt Eveli Kadarik mitte Kadarik, Eveli.
- Ametikohta ei ole tarvis isikunime taha lisada. Nt Siim Raie mitte Siim Raie, peadirektor.
- Ühe asutuse eri allüksusi ei ole tarvis sisestada, sest kontakti mõttes on tegemist ikka sama asutusega. Nt Tartu Linnavalitsus, arhitektuuri ja ehituse osakond on kontakti mõttes Tartu Linnavalitsus. Allüksuse võib täpsustada dokumendis.
- Täiend „Eesti Vabariigi“ ei ole riigiasutuse ametlikus nimetuses sisuliselt vajalik, sest riiginimi ei kuulu ametlikku nimetusse. Nt Rahandusministeerium asemel Eesti Vabariigi Rahandusministeerium.
- Asutuse (nt toitlustus- ja majutusasutuse) ärinimi võib erineda tavakasutuses olevast nimest. Nt La Dolce Vita asemel Fasteren OÜ, Polpo Hotell asemel London OÜ, Kalevi kommipoe asemel Orkla Eesti AS. Kontakti sisestamisel tuleks sisestada juriidiline ärinimi. Kui ärinime kohta tekib küsimusi, siis saab seda kontrollida asutuse veebilehelt ja/või äriregistrist.
Kui on tarvis sisestada mitu asutust või isikut, siis vali need ühekaupa.
Asutusi ei tohi lisada komadega eraldatult ühe kontaktina nt Tallinna Tehnikaülikool, Tallinna Ülikool, Eesti Maaülikool. Sama kehtib ka isikute korral.
Asutuse andmed lisa plokki nimetusega „Asutus“ ja isiku andmed plokki nimetusega „Isik/asutuse kontaktisik“. Isikunimi tuleb sisestada väljale „Eraisiku nimi“ mitte „Asutuse nimi“. Muidu liigitab süsteem füüsilise isiku juriidiliseks isikuks. Muude andmete osas tuleks samuti hoolas olla, et vastavad andmed oleksid õigel väljal mitte e-posti aadress nime väljal vms või erinevad andmed ühel väljal nt Modulton OÜ (reg. 14038302) Suur-Sõjamäe 25a, 11415 Tallinn või Haridus-ja Teadusministeerium, kantsler, Janar Holm.
Topelt sisestatud või vale kirjapildiga kontaktidest andke märku. Samuti võtke ühendust kui kontaktide sisestamisel tekib küsimusi.
Välismaiste asutuste ja võõrkeelsete isikunimede sisestamist käsitleme edaspidi.
Overview
Content Tools