Riigikogus 20. veebruaril 2019 vastu võetud raamatupidamise seaduse muudatuse alusel võtab Tartu Ülikool kui avaliku sektori üksus alates 1. juulist 2019 vastu üksnes masintöödeldavaid ehk e-arveid. PDF-vormingus olev arve ei ole e-arve! Vt ka Rahandusministri kiri_earved.pdf. 

Ettevõtted ise saavad infot, et ülikool võtab vastu e-arveid, läbi Äriregistri juurde loodud e-arvete vastuvõtjate registri. E-arve andmete põhjal eeltäidetakse dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) ostuarve vorm ja nii väheneb andmete käsitsi sisestamine. E-arvete puhul on oluline, et arve esitajad lisaksid e-arvele (täpsemalt selle XML-vormingus faili) kontaktisiku nime või e-posti aadressi (võib olla ka struktuuriüksuse oma), mille järgi saab DHIS saata automaatse teavituse, kui e-arve süsteemi saabub. Vt täpsemalt…

Eeltoodud info on pandud ka alljärgnevasse, arve esitajatele esitamiseks mõeldud kirja:

Hea koostööpartner!

Alates 1. juulist on avalikule sektorile kohustus väljastada e-arveid (masintöödeldav arve). Kuna Tartu Ülikoolis on arvete menetlemine struktuuriüksusepõhine, siis palume võimalusel arvepõhiselt arve XML-faili (andmete plokk BuyerParty → ContactData) märkida ülikoolipoolse kontaktisiku ees- ja perekonnanime (ContactName – lisada ilma täiendita, nt ruuminumber on üleliigne) või e-posti aadressi (E-mailAddress – võib olla ka struktuuriüksuse e-posti aadress). XML-failis kajastuvad kontaktandmed võimaldavad meil asutuse sees asjasse puutuvaid isikuid e-arve saabumisest automaatselt teavitada ja seeläbi kiirendada arve menetlemist. Kui arve XML-i pole võimalik arvepõhiselt kontaktisikut määrata, siis lisage see info vähemalt arve kirjeldusse või arve PDF-ile.

Head koostööd soovides

Tartu Ülikool

The University of Tartu accepts e-invoices via e-Financials, the web-based accounting software of the Centre of Registers and Information Systems. E-invoices received by e-Financials are registered as purchase invoices in the university’s document management system (DHIS).  

An invoice sent by email is not an e-invoice! Please inform your suppliers and partners that pursuant to the Accounting Act they must issue e-invoices to the University of Tartu and no invoices should be sent to email addresses. 

As invoices are processed in the University of Tartu by units, the sender of invoice should in the invoice XML file (data block BuyerParty → ContactData) enter the name and surname of the contact person in the university (in XML ContactName without additional data, e.g. room number is unnecessary) or the contact email address (in XML E-mailAddress – which may also be the email address of the unit). Now the DHIS will be able to read this information in XML, register the invoice and send the notification “A purchase invoice has been sent to you” to the contact person or to the contact address. If the sender is unable to enter the contact data in the invoice XML file, please ask the sender to include such information in the PDF accompanying the e-invoice. Employees of the Administrative Office will register such invoices manually and appoint distributors for them.

 

Autoriõigus Tartu Ülikool