Täiendusõppeprogrammi sisestamine ÕISi

Täiendusõppealaste dokumentide haldamiseks on õppeinfosüsteemis loodud täiendusõppe moodul, kuhu koondub kogu info täiendusõppekursuste, õppijate ja neile väljastatud dokumentide kohta. Samuti toimib ÕIS ka arhiivina.

Õppeinfosüsteemis kinnitatud olekus programmid on nähtavad kogu info ulatuses sisse loginud kasutajale ning vähendatud info ulatuses avalikule kasutajale, olles seega ka üheks põhiliseks turunduskanaliks, kuna täiendusõppe pakkumise väljakuvamine täiendusõppe veebis tugineb just ÕISis olevale infole ja uueneb automaatselt. Seega on oluline, et ÕISi kantakse täienduskursuse info täpselt ja võimalikult vara. 

ÕISi juhendid 

Igal täiendusõppeprogrammi üldandmed on:

• korraldav struktuuriüksus (teaduskond, instituut)

• struktuuriüksuse kood, mille genereerib ÕIS automaatselt
  
  
• Nimetus. Täiendusõppeprogrammi nimetus tuleb sisestada ÕISi nii eesti kui inglise keeles.  Ingliskeelne täiendusõppeprogrammi nimetus kuvatakse ka hinnetelehel.
• Programmi liik:
  • „ainetest koosnev“, kui tegemist on suuremamahulise programmiga, mis koosneb eraldi ainetest
  • „sisu vaba tekstina“, kui täiendusõppeprogramm koosneb ühest ainest.
    
    

• Valdkond. Ülikooli täiendusõppeprogrammid jaotatakse 7 valdkonna vahel: haridusteadused, humanitaarteadused, loodusteadused, meditsiin, sotsiaalteadused, sporditeadused ja täppisteadused.Määrata saab rohkem kui ühe valdkonna ja vastavalt valitud valdkonnale/valdkondadele jaotatakse programmid ka täiendusõppe kodulehel.
• Õppevaldkond, õppesuund, õppekava rühm, õppekavagrupp. Selle liigituse aluseks on Rahvusvaheline ühtne hariduse liigitus ISCED 97. 
• Eesmärk ja õpiväljundid. Nende sõnastamine toimub analoogselt tasemeõppeainete eesmärkide ja õpiväljunditega.(Õpiväljundite sõnastamise põhimõtteid vt Õppekava arendamise juhendmaterjalist, lk 27-30)
• Sihtrühm, mis tuleb sõnastada võimalikult täpselt, et info koolituse kohta jõuaks õige sihtgrupini.
• Nõuded lõpetamiseks määravad ära, mis tingimuste täitmisel on õppijale võimalik väljastada koolituse läbimist tõendav dokument. Nt kui lõpetamise nõuetes on määratud ära auditoorses õppetöös osalemise protsent, siis selle täitmata jätmisel ei saa õppijale väljastada koolituse läbimist tõendavat dokumenti.
• Maht. Koolituse mahtu arvestatakse akadeemilistes tundides. Ülikoolis lisandub sinna paralleelselt mahu arvestamine EAP-des. 1 EAP on 26 tundi õppija tööd.

Täiendusõppes ei ole ühtseid reegleid auditoorse ja iseseisva töö mahu suhtes. Tartu Ülikoolis on palju kursusi, kus iseseisvat tööd kavandatud ei ole, on selliseid, kus iseseisva töö osakaal on vaid 10-20% koolituse kogumahust, ja on ka selliseid, kus iseseisva töö maht on sarnane tasemeõppega (ehk ca 75%). Oluline on, et auditoorse ja iseseisva töö mahu suhe oleks asjakohane ja realistlik. Näiteks kahepäevase auditoorse koolituse, mille raames on iseseisvaks tööks 10 lk teksti läbilugemine esimese koolituspäeva õhtul ja selle arutelu teisel koolituspäeval, mahuks on realistlik määrata 0,75 EAP.

Täiendusõppes on võimalik koolitust läbida kas täies mahus (osaledes nõutud mahus auditoorses õppetöös ja sooritades iseseisva töö, arvestuse vms) või osaliselt (osaledes ainult auditoorses õppetöös). Tunnistusel ja tunnistuse lisal kajastub õppetöö maht vastavalt sooritatud õppetööle (nt täiendusõppekursuse, mille maht on 1 EAP, sh 12 h kontaktõpet ja 14 h iseseisvat tööd, läbimisel on võimalik väljastada tunnistusi mahus 0,5 EAP ehk 12 h neile, kes osalesid ainult auditoorses õppetöös ja 1 EAP ehk 26 h neile, kes osalesid nii auditoorses õppetöös kui sooritasid iseseisva töö). Selleks, et protokolli vormistamisel oleks võimalik määrata, kas õppija läbis koolituse osalises või täies mahus, tuleb maht ilma iseseisva tööta sisestada Toimumise andmete viimasele väljale "Maht ilma iseseisva tööta". 

Üldandmete järel vormistatakse toimumine. Toimumisi võib ühe programmi all olla mitu.

• Õpetamisviis. Valida on nelja võimaluse vahel:
• Auditoorne õpe
• Täielikult veebipõhine õpe: kogu kursuse õppeprotsess (sisu edastamine, info levitamine, suhtlemine, õppijate hindamine) toimub veebipõhiselt, auditoorseid kohtumisi ei ole.
• Osaliselt veebipõhine õpe (ehk kombineeritud õpe)- kursuse õppeprotsess toimub veebipõhiselt, kuid kursuse jooksul toimub ka auditoorseid seminare või praktikume.
• Õpe posti teel. Seda õppevormi kasutab teaduskool.

• Õppejõud. Kui õppejõul ei ole hetkel tartu Ülikooliga kehtivat suhet, kuid varasemalt on olnud, siis on tema lisamiseks täiendusõppeprogrammi toimumisse vaja hooldusmooduli kaudu luua temaga uus suhe. Kui õppejõul puudub eelnevalt suhe Tartu Ülikooliga, siis on vaja tema andmete sisestamiseks vajalik lisaks nimele teada ka tema isikukoodi.
• Hind eurodes. Kui tegemist on avatud registreerimisega koolitusega, siis siia lahtrisse lisatakse koolituse hind ühele osalejale, mis kuvatakse kodulehele. Kui tegemist on tellimiskoolitusega, mida kodulehele ei kuvata, saab siia panna ka grupihinna. Kui koolitus on osalejale tasuta, tuleb siia lahtrisse sisestada 0 ja hinnainfo lahtris täpsustada, kelle toel koolitus toimub.

• Hinnainfo: Siia lahtrisse saab lisada infot, mis on õppijatele oluline teada koolituse hinna kohta (soodustused, allahindluse võimalused jms) Kui koolitus on osalejatele tasuta, siis info selle kohta, missugune organisatsiooni finantsilisel toel koolitus toimub. Info finantseerija kohta on mitmetel juhtudel vajalik lisada ka tunnistusele (nt: Koolituse läbiviimist toetab Euroopa Liit Euroopa Sotsiaalfondist).

• Grupi minimaalne ja maksimaalne suurus. Minimaalse suuruse märkimine on kohustuslik. Kui grupi maksimaalses suuruses märgitud arv õppijaid on kursusele registreerunud, peatab ÕIS kursusele registreerumise võimaluse. 

• Toimumise algus ja toimumise lõpp. Need andmed lähevad automaatselt nii tunnistusele kui lisalehele. Toimumise aja juures tuleks silmas pidada koolituse mahtu ja selle struktuuri. Kui koolituse läbimiseks on vajalik nii auditoorse kui iseseisva töö sooritamine, ei saa koolituse toimumisajaks olla märgitud ainult koolituse auditoorse töö toimumise aeg. 

• Toimumiskoht. Toimumiskohas tuleb määrata riik (vaikimisi Eesti) ja maakond. Tallinnas või Tartus toimumise korral tuleb toimumispaigaks määrata linn. 

• Toimumiskoha info: siia tuleb täpsustav info toimumiskoha osas: aadress, sh õpperuumi number, mingi iseloomustav detail toimumiskoha kohta, mis aitab koolitusele tulijatel õigesse kohta jõuda. 

• Märkeruudud: tellimisel, suveülikool, rahvusvaheline suveülikooli, talveülikool, PRIMUS, väärikate ülikool, Eduko. Nende täitmine aitab kuvada kursuse õigel välisveebi lehel ja on otsinguga leitavad. Nende kursuste puhul, mis toimuvad ainult tellimisel, on soovitav jätta üks toimumine märkeruuduga „tellimisel“, ja kui koolitus toimub, siis teha uus toimumine konkreetsete aegadega ja infoga toimumiskoha kohta (sh asutus või ettevõte, kes tellis, see võiks olla sisestatud „toimumiskoha info“ lahtrisse), mitte lisada õppijaid „tellimisel“ toimumisele. 

• Toimumise ajakava ja lisainfo. Siia tuleks märkida koolituse alguse- ja lõpukellaaeg või täielik koolituspäeva ajakava. 
• Tellimisel Märkeruutu tuleb täita, kui koolitus toimub tellimisel. Kui märkeruut on täidetud, avaneb järgmine väli "Tellija". Kui see märkeruut on täidetud ja sisestatud on ka toimumise kuupäevad, siis koolitust kodulehele ei kuvata.
• Tellija (asutus)

• Programmijuht ja kontaktisik võivad olla üks ja sama isik. Programmijuht on see, kes koostab programmi ja vastutab programmi sisulise poole eest, kontaktisik vastutab ennekõike koolituse korraldamise, sh õppijatega suhtlemise eest. Kodulehele kuvatakse kontaktisiku andmed ja teated registreerujatest ja nende poolt esitatud küsimused edastatakse kontaktisiku e-posti aadressile. 
  • NB! Nende koolituste puhul, mille sihtgrupiks on välismaalased, tuleb telefoninumbri sisestamisel kindlasti lisada ka riigi kood (+372).

• Märkeruut Registreerujast teade kontaktisiku e-posti aadressile. Selle märkeruudu täitmisel tuleb kontaktisikule e-posti teel teavitus uuest registreerujast. Samuti edastatakse kontaktisiku e-posti aadressil küsimus või teade, mille koolitusele registreeruja on sisestanud registreerimise lehel lahtrisse "Täiendav info või küsimused seoses koolitusel osalemisega".

• Registreerumise tähtaeg. Tähtaja möödudes peatab ÕIS automaatselt võimaluse koolitusele registreeruda. 

• Registreerunule saadetava kirja sisu. Kui see lahter on täidetud, saadetakse registreerujale, kes sisestab oma andmetesse e-posti aadressi, automaatselt selles lahtris olev kiri. Sellesse kirja võiks panna lisaks koolituse üldinfole (pealkiri, toimumisaeg, toimumiskoht) ka info, kuhu pöörduda täiendava info saamiseks, st kontaktisiku nimi ja kontaktid. Lisaks on see kiri kinnituseks registreerujale, et elektroonne registreerumine on olnud edukas. 
  • Näidiskiri: 

    Tere!
    Olete registreerunud Tartu Ülikooli täiendusõppekursusele "(kursuse nimetus)", mis toimub (toimumise aeg) (toimumise koht (aadress, ruumi number)).
    Kui Te mingil põhjusel ei saa koolitusel osaleda, andke sellest palun koheselt teada.

    Kohtumiseni koolitusel!

    (programmijuhi nimi)
    (struktuuriüksus)
    Tartu Ülikool
    tel:
    e-post:
    www.ut.ee/koolitus

• Struktuuriüksuse juhi kinnitus. Koolitusprogramm vajab struktuuriüksuse juhi kinnitust, sest vastavalt ülikoolis kehtivale korrale vastutab just tema nii koolituse sisu kui korralduse kvaliteedi eest. Struktuuriüksuse juhile edastatakse ÕISist automaatne teade, kui tema struktuuriüksuse koodiga on ÕISis kinnitatud uus programm või toimumine. 

• Maht ilma iseseisva tööta. Sellesse lahtrisse tuleb sisestada koolituse auditoorse töö maht juhul, kui koolitust on võimalik läbida ka ilma iseseisvat tööd tegemata. Kui koolitust ei ole võimalik läbida kahes mahus, siis võib selle lahtri täitmata jätta.