Arve esildise sisestamine

1. Liigu menüü kaudu Lisa uus → Avaldus/esildis/sisedokument → Arve esildis/Müügiarve

2. Vaikimisi on valitud  asukoht " 3-19 "Müügidokumendid".

3. Vali dokumendi liik. Vaikimisi on valitud "Arve". Kui soovid, et esildise alusel koostatakse kreeditarve, vali "Kreeditarve".

4. Arve liik on vaikimisi "Müügitellimus". Vajadusel muudab seda raamatupidaja.

5. Sisestaja andmed täituvad automaatselt esildise sisestaja järgi.

6. Maksja väljal klõpsa nupul "Lisa" ja vali DHIS-is olevatest kontaktidest kas füüsilise või juriidilise isiku kontakt. Kui sobivat kontakti süsteemis ei ole, siis sisesta uus kontakt. Täpsem juhend kontaktivormi kasutamise kohta asub siin. Kontakti kohta on kohustuslik sisestada vähemalt riik. Kui tegemist on välismaise juriidilise maksjaga, tuleb täita ka VAT number. 

7. Täida koostatava arve kohta risttabel:

• Kauba/teenuse nimetus - kirjeldus, millist teenust ülikool on osutanud
• Ühik - vali rippmenüüst õige
• Kogus/maht - mis koguses teenust osutati (kui vormistatakse kreeditarvet, siis märgi kogus/maht "-" märgiga)
• Ühiku hind - ühe ühiku hind
• Summa - automaatselt arvutatakse kokku sisestatud koguse ja ühiku hinna alusel
• KM% - vaikimisi 20, aga rippmenüüst saad vajadusel valida muu
• KM - automaatselt arvutatakse sisestatud KM% alusel 
• Laekumise finantsallikas - finantsallikas, millele peab arve alusel makstav summa laekuma
• Kaup arvel - kas kaup, mille kohta arve esitatakse, on ülikoolis arvel
• Märkused - saad lisada märkused raamatupidajatele (lahtrit saab vajadusel lahtri parempoolsest alaservast suuremaks venitada)

Kui arve ridu on mitu, klõpsa uue rea lisamiseks nupul "Lisa uus rida".

8. Ja täida lisaks väljad:

• Tulumaksutagastus füüsilisest isikust maksjale - märkida, kas osalejal on õigus selle kursuse maksumusest tulumaksu tagasi küsida või ei. See on määratud ÕIS-is kursuse registreerimisel.

9. Salvesta 

• Salvesta - n-ö vahesalvestamine, sisestatud andmeid on veel võimalik muuta 
• Salvesta ja kinnita - sisestatud andmete salvestamine ja esildise kinnitamine, esildis suunatakse süsteemi poolt täitmiseks rahandusosakonda

Arve esildise dubleerimine

1. Arve esildise dubleerimiseks leia esmalt esildis, mida soovid dubleerida.  
2. Dokumendi vaatamise vormil klõpsa nupul "Dubleeri". 

Dubleeritavalt kandelt tuuakse üle järgmised andmed:

• dokumendi liik
• arve liik
• sisestaja
• maksja
• arve andmetega risttabel
• riigihanke kood
• summa
• valuuta
• maksetähtaeg - kontrolli üle, kas jääb samaks!
• TÜ-poolne kontaktisik

Tegevused tagastatud arve esildisega

1. Kui raamatupidaja on arve esildise tagastanud, saab esildise sisestaja selle kohta e-posti teate. Tagastatud arve esildis on sisestajale nähtav ka DHIS-i avalehel "Minule suunatud" dokumentide plokis. 
2. Arve esildise staatus on "Tagastatud" ning väljal "Staatuse kommentaar" on kuvatud selgitus, miks raamatupidaja esildise tagastas. 

3. Kui oled raamatupidaja poolt märgitud puudused esildisel likvideerinud, siis märgi suunamisülesanne tehtuks klõpsates rohelisel "Märgi tehtuks" nupul. 

Raamatupidaja tegevused

Kinnitatud staatusega arve esildised on raamatupidaja jaoks kõige lihtsamini leitavad DHIS-i avalehel:

1. Kas klõpsates ülaribal asuval ikoonil

2. või klõpsates otseteede plokis oleval real "Kinnitatud arve esildised". 

Arve esildise noppimine

1. Klõpsa DHIS-i avalehel otseteede plokis või ülaribal  "Kinnitatud arve esildised" peal.

2. Avaneb nimekirjavaade arve esildistest, mille staatus on "Kinnitatud". Klõpsa nupul "Nopi" selle arve esildise juures, millega soovid tegeleda.

Raamatupidajana arve esildise tagastamine/tühistamine

1. Arve esildise tagastamiseks klõpsa nupul "Tagasta". Arve esildis saadetakse tagasi esildise sisestajale (talle saadetakse ka tagastamise teavitus) ning arve esildis saab oleku "Tagastatud".
2. Arve esildise tühistamiseks klõpsa nupul "Tühista" ning arve esildise staatus saab oleku "Tühistatud".

Arve esildise saatmine FO-sse (raamatupidamistarkvara)

Kui oled esitatud arve esildise andmed üle kontrollinud ja andmed on nõuetekohased, siis andmete edastamiseks FO-sse klõpsa rohelisel "Saada Fosse" nupul. 

• Kui saatmine õnnestus, muutub arve esildise staatus "Saatmiseks FO-sse". 
• Kui FO-sse on andmed kohale jõudnud, muutub arve esildise staatus "Saadetud FO-sse"
• Kui FO-sse saates tekkis mõni tõrge, muutub staatus "Viga FO-sse saatmisel" ning väljale "FO veateade" ilmub vastav veateade. 

Arve esildise staatused

• SISESTATUD -  arve esildise andmed on DHIS-i sisestatud ja klõpsatud nupul "Salvesta". Kinnitust ei ole veel antud, esildis ei ole veel raamatupidajate töölaual. 
• KINNITATUD - arve esildis on sisestaja poolt kinnitatud, esildis ilmub raamatupidajate töölauale. 
• SAADETUD FO-SSE - raamatupidaja on arve esildise edukalt FO-sse saatnud.
• TAGASTATUD - raamatupidaja on arve esildise sisestajale tagastanud.
• TÖÖDELDUD - FO-st on müügiarve DHIS-i saadetud, aga seda ei ole veel DHIS-ist välja saadetud või koostatud arvet ei olegi vaja välja saata (nt veebipoe arved). 
• VÄLJASTATUD - arve esildise kandele on FO-st saadetud müügiarve ja see on DHIS-i kaudu välja saadetud.
• LAEKUNUD - arve on maksja poolt tasutud.
• TÜHISTATUD - arve esildis või müügiarve on tühistatud. 
• SAATMISEKS FO-SSE - raamatupidaja on arve esildise üle vaadanud ja kinnitanud, et selle võib saata FO-sse (raamatupidamise programmi).
• VIGA FO-SSE SAATMISEL - kui FO-sse saatmine ei õnnestu, siis kuvatakse  väljal "FO veateade" veateate infot ning süsteem saadab teavituse määratud e-posti aadressile.