Sideteenuse numbri(te) tellimine

Ülikooli töötajatel, kelle igapäevane töö nõuab telefonisuhtlust või tööks vajalik seade andmesidet, on võimalik siduda kas enda isiklik mobiiltelefoni number / avada uus number / andmeside teenusega SIM kaart või seade, ülikooli sideteenuste süsteemi. 

Sideteenustena mõistetakse kas vaid andmesidet või mobiil- ja andmesidet koos.  

Üldised põhimõtted

Töövoog on üles ehitatud põhimõttel, et ühe töötaja kohta on üks dokument (kanne) DHISis. Kui töötajal on mitu sidevahendit ülikooli süsteemis, on kõik need sisestatud samale vormile (numbreid ja teenuseid saab lisada ja eemaldada).

Tartu Ülikooli telefonivõrgus lubatud teenused on näiteks kõned Eesti ja rahvusvahelises telefonivõrgus, sõnumid, interneti kasutamine jne.

Keelatud teenused on digimeedia tellimused, loto, meelelahutuspiletid, ID-piletid, m-maksed internetis jm. Nende teenuste kasutamiseks tuleb töötajal sõlmida mobiilsideoperaatoriga eraarveleping, mis võimaldab sama numbriga küll tasulisi mugavusteenuseid kasutada, aga nende kohta väljastatakse arve eraisiku nimele. 

• Ülikoolisisese mobiiltelefoni lühinumbri saad soovi korral pärast lepingu sõlmimist.
• Täpsemalt reguleeritakse Tartu Ülikooli telefonivõrgus lubatud sideteenuseid kantsleri 3. augusti 2020 aasta korraldusega nr 6-4.6/K1/51 

Kui töötajal lõpeb leping ülikooliga, lõppevad ka sideteenuste lepingud. Kui töötaja soovib kasutatud numbrit jätta enda kasutusse ehk sõlmida erakliendilepingut (kui see ülikooli poolt on võimalik), tuleb eraleping sõlmida enne töölepingu lõppu. 

Avalduse täitmine DHISis

1. Liigu menüü kaudu „Lisa uus“ → „Avaldus/esildis/sisedokument“ → „Sideteenuste kasutamise avaldus".

2. Staatus - automaatselt KAVAND, ära ise muuda. 

3. Struktuuriüksus - kontrolli, et on numbri kasutaja struktuuriüksus (töötajate puhul kes on mitmes struktuuriüksuses vali see mis üksuse finantsallikast makstakse või siis see mis üksuses suurema koormusega töötab)

4. Nimetus - automaatselt täidetud "Mobiil-ja/või andmeside numbriga liitumine", ära ise muuda. 

5. Dokumendi number - täitub automaatselt, ära ise muuda. 

6. Reg kuupäev - täitub automaatselt tänase kuupäevaga, ära ise muuda. 

7. Numbri(te) kasutaja - automaatselt vormi täitja nimi, vajadusel muuda. 

8. Sisestaja andmed täituvad automaatselt vormi sisestaja järgi.

Info lepingu sõlmimiseks

9. Tehniline number - Kui tegemist on tehnilise numbri sooviga (külmkapp, lift vmt, siis vali JAH), muul juhul vali EI. 

7. Täida tabel soovitava teenuse ehk numbri kohta. 

• Number - täida, kui tead soovitavat numbrit või kui soovid enda numbrit anda ülikooli süsteemi. NB! Kõik Tartu Ülikooli mobiilinumbrid avaldatakse struktuuriüksuse kontaktide loetelus.
• Lühinumber - kui soovid lühinumbrit, siis vali JAH. 
• Numbri staatus - vali kas tegemist on uue liitumisega või isikliku numbri ületoomisega ülikooli süsteemi. 
• Limiit - selle täidab struktuuriüksuse juht või töö vahetu korraldaja.
• Finantsallikas - kui tead, võib täita vormi sisestaja, kui ei, täidab struktuuriüksuse juht või töö vahetu korraldaja. 
• Finantsallika käsutaja -  kui tead, võib täita vormi sisestaja, kui ei, täidab struktuuriüksuse juht või töö vahetu korraldaja. 
• Teenuse liik - kas soovitakse vaid andmesidet (tahvelarvutisse, tõkkepuule  vmt seadmesse) või mobiil- ja anmdesidet.
• Kehtivuse algus - 
• Kehtivuse lõpp
• SIM kaardi kättesaamise koht - Kui on vaja uut SIM kaarti, on võimalus seda saada kas Elisa teenindustest või Arvutiabist. Siin tuleb märkida kust kätte soovite saada, et vastavad asutused saaksid ettevalmistused teha. 
• Märkused - saab lisada märkused raamatupidajatele NB! Märkuste lahtrit saab vajadusel lahtri parempoolsest alaservast suuremaks venitada. 

Kui soovitavaid numbreid on mitmeid, tuleb uue rea lisamiseks klõpsata "Lisa uus rida" nuppu. 

Ülejäänud andmed täidab ITO peale lepingu sõlmimist. 

Salvesta nupu vajutamisel käivutub automaatne suunamisring:

1. Kinnitamiseks - numbri kasutajale (kui tegeist on tehnilise numbriga, siis seda sammu ei ole)
2. Kinnitamiseks - struktuuriüksuse juhile või töö vahetu korraldajale
3. Kinnitamiseks - finantsallika käsutajale (kui on erinev eelmise sammu täitjast)
4. Täitmiseks ITO seketärile, kes korraldab Elisaga lepingu sõlmimise
5. Teadmiseks - numbri kasutajale ja rahandusosakonnale. 

Lisaks läheb peale kande salvestamist teavitus ka Arvutiabile numbril arvutiabi@ut.ee. 

NB! Automaatne suunamisring käivitub vaid uue avalduse salvestamisel. Kui muudate olemasolevat kannet, tuleb teha suunamised käsitsi (vt juhendit allpool). 

ITO tegevused

Arvutiabi: 

Iga uue kande loomisel saab Arvutiabi teate uue dokumendi loomisest aadressile arvutiabi@ut.ee.

Arvutiabi teavitab Elisa kliendihaldurit uuest liitumissoovist. 

Arvutiabi saab automaatse teate e-postiel arvutiabi@ut.ee ka siis kui olemaoleva liitumislepingu kande juurest valitakse kas uue liitumise soov või lepingu(te) lõpetamine. Muudel juhtudel Arvutiabi ei pea teavitama (nt limiidi või finatsallika muutmine). 

ITO sekretär

Kui kõik kinnitused on dokumendil olemas, jõuab töövoog ITO sekretäri sammu.

1. ITO sekretär korraldab liitumislepingu faili salvestamise kande juurde - kontrollib kas Arvutiabi on info edastanud Elisa kliendihaldurile ja saanud sealt liitumislepingu.
2. Kui liitumisleping on olemas, korraldab selle allkirjastamise ülikooli poolt (teeb suunamise allkirjastamiseks sammuga).
3. Kui liitumisleping on allkirjastatud, saadab allkirjastatud lepingu Elisa kliendihaldurile ja märgib oma tegevused lõpetatuks DHISis kande juures suunamiste plokis.

Peale seda saadab DHIS automaatselt teavituse nii teenuse kasutajale kui ka rahandusosakonda, et leping on sõlmitud, teenused avatud. 

Andmete muutmine

NB!! Kõik enne uue korra jõustumist vormistatud (korraldusega kehtestatud) korraldused kehtivad kuniks tekib vajadus olemasolevaid liitumisi muuta või lõpetada. Seega kui selline soov on, tuleb olemasolevad kehtivad korraldused tunnistada kehtetuks. Ehk see tuleb vormistada koos kande muutmise või lõpetamisega. Kõige lihtsam on seda teha vormistades sisedokuemndi (lisa uus - avaldus/esildis/sisedokument → sisedokument → sisedokument vabas vormis. Ja sisestada sinna soov, et kehtiv korraldus tühistatuks tunnistatakse. Pane tähele, et suunamisring tuleb ise käivitada!

Kõik muudatused tehakse samale dokumendivormile. Suunamised tuleb ise sisestada vstavalt juhendile. Automaatselt muutmise puhul suunamised ei liigu. 

1. Otsi üles sellel töötaja sideteenuse kasutamise avaldust muuta tuleb. 

           1.1 Liigu menüü kaudu „Otsi“ → „Avaldus/esildis/sisedokument“ → „Sideteenuste kasutamise avaldus".

           1.2 Sisesta otsinguvormil väljale "Numbri(te) kasutaja" töötaja nimi. 

           1.3 Klõpsa "Otsi" või ENTER. 

Ava dokument ja muudatuste sisseviimiseks klõpsa rohelist nuppu "Muuda". 

Finantsallika muutmine

1. Väljal "Muudatuse sisu" vali "Finantsallika muutmine"

.

2. Info numbri kohta tabelis muuda ära finantsallikas, vajadusel finantsallika käsutaja ning lisa väljale "Kehtivuse algus", mis kuupäevast see muudatud rakendub.

3. Vajuta "Salvesta".

4. Lisa uus suunamine Muutmisel automaatseid teavitusi ja suunamisi DHISist välja ei lähe. Suunamised tuleb käivitada käsitsi vastavalt juhendile, mis muudatust tehti.

       4.1. Keri natuke allapoole "Suunamised" plokini. Klõpsa rohelist "Lisa uus suunamine" nuppu. 

        4.2. Vali salvestatud suunamiste valikust "Finantsalika muutmine"

         4.3 Avaneb ette seadistatud suunamiste sammude jada kus tuleb sisestada õiged tööülesannete täitjad

1. kinnitamiseks struktuuriüksuse juhile või töö vahetule korraldajale
2. kinnitamiseks finantsallika käsutajale kui see on erinev struktuuriüksuse juhist või töö vahetust korraldajast. Kui on sama, siis tuleb see samm rea lõpus olevast punasest prügikasti ikoonist kustutada. 
3. Täitmiseks rahandusosakonna sekretärile.

         4.4 Klõpsa "Salvesta".

Limiidi muutmine

1. Väljal "Muudatuse sisu" vali "Limiidi muutmine"

2. Info numbri kohta tabelis muuda ära limiit ning lisa väljale "Kehtivuse algus", mis kuupäevast see muudatud rakendub.

3. Vajuta "Salvesta".

4. Lisa uus suunamine Muutmisel automaatseid teavitusi ja suunamisi DHISist välja ei lähe. Suunamised tuleb käivitada käsitsi vastavalt juhendile, mis muudatust tehti.

       4.1. Keri natuke allapoole "Suunamised" plokini. Klõpsa rohelist "Lisa uus suunamine" nuppu. 

        4.2. Vali salvestatud suunamiste valikust "Limiidi muutmine"

 4.3 Avaneb ette seadistatud suunamiste sammude jada kus tuleb sisestada õiged tööülesannete täitjad

1. kinnitamiseks struktuuriüksuse juhile või töö vahetule korraldajale
2. kinnitamiseks finantsallika käsutajale kui see on erinev struktuuriüksuse juhist või töö vahetust korraldajast. Kui on sama, siis tuleb see samm rea lõpus olevast punasest prügikasti ikoonist kustutada. 
3. Täitmiseks rahandusosakonna sekretärile.
4. Teadmiseks numbri(te) kasutajale.

         4.4 Klõpsa "Salvesta".

Numbri lisamine/uue teenuse tellimine

1. Väljal "Muudatuse sisu" vali "Numbri lisamine"

2. Info numbri kohta tabelis klõpsa tabeli all olevat rohelist "Lisa uus rida" nuppu ja täida ära tabeli väljad uue soovitava numbri kohta. 

3. Vajuta "Salvesta".

4. Lisa uus suunamine Muutmisel sh uue numbri avamise soovil automaatseid teavitusi ja suunamisi DHISist välja ei lähe. Suunamised tuleb käivitada käsitsi vastavalt juhendile, mis muudatust soovitakse.

       4.1. Keri natuke allapoole "Suunamised" plokini. Klõpsa rohelist "Lisa uus suunamine" nuppu. 

        4.2. Vali salvestatud suunamiste valikust "Numbri lisamine". 

 4.3 Avaneb ette seadistatud suunamiste sammude jada kus tuleb sisestada õiged tööülesannete täitjad

1. Kinnitamiseks numbi(te) kasutajale. NB! Jäta alles resolutsiooni lahtris olev tekst, millega numbri(te) kasutaja peab nõustuma. 
2. kinnitamiseks struktuuriüksuse juhile või töö vahetule korraldajale
3. kinnitamiseks finantsallika käsutajale kui see on erinev struktuuriüksuse juhist või töö vahetust korraldajast. Kui on sama, siis tuleb see samm rea lõpus olevast punasest prügikasti ikoonist kustutada. 
4. Täitmiseks infotehnoloogia osakonna sekretäridel kes korraldab liitumislepingu sõlmimise. 
5. Täitmiseks rahandusosakonna sekretärile.
6. Teadmiseks numbri(te) kasutajale.

         4.4 Klõpsa "Salvesta".

Automatne teavitus uue numbri soovist läheb automaatselt Arvutiabile e-posti aadressile arvutiabi@ut.ee kes teavitab Elisa kliendihaldurit uue liitumislepingu soovist. 

Lepingu(te) lõpetamine

1. Väljal "Muudatuse sisu" vali "Lepingu(te) lõpetamine"

2. Info numbri kohta tabelis täida lahter "kehtivuse lõpp". Kui lõpetada soovitakse vaid ühte lepingut mitmest, siis täida see lahter vaid selle/nende lepingute puhul, mida lõpetada soovid. 

3. Kui numbri kasutaja soovib peale lepingu lõppemist ülikooliga sellele numbrile sõlmida erakliendilepingu, tuleb vastav soov kirjutada "Märkuste lahtrisse".

4. Vajuta "Salvesta".

5. Lisa uus suunamine Lepingu(te) lõpetamise soovil automaatseid teavitusi ja suunamisi DHISist välja ei lähe. Suunamised tuleb käivitada käsitsi vastavalt juhendile, mis muudatust soovitakse.

       4.1. Keri natuke allapoole "Suunamised" plokini. Klõpsa rohelist "Lisa uus suunamine" nuppu. 

        4.2. Vali salvestatud suunamiste valikust "Lepingu(te) lõpetamine". 

 4.3 Avaneb ette seadistatud suunamiste sammude jada kus tuleb sisestada õiged tööülesannete täitjad

1. kinnitamiseks struktuuriüksuse juhile või töö vahetule korraldajale
2. kinnitamiseks finantsallika käsutajale kui see on erinev struktuuriüksuse juhist või töö vahetust korraldajast. Kui on sama, siis tuleb see samm rea lõpus olevast punasest prügikasti ikoonist kustutada. 
3. Täitmiseks infotehnoloogia osakonna sekretäridel kes korraldab liitumislepingu(te) lõpetamise. 
4. Täitmiseks rahandusosakonna sekretärile.
5. Teadmiseks numbri(te) kasutajale.

         4.4 Klõpsa "Salvesta".

Automatne teavitus liitumislepingu lõpetamise soovist läheb ka Arvutiabile e-posti aadressile arvutiabi@ut.ee kes teavitab Elisa kliendihaldurit lepingu lõpetamise vajadusest ja lõppemise kuupäevast.