Arve esitajatelt tasub uurida, kas nad esitavad e-arveid. Eelistame e-arveid, kuna nende andmete põhjal eeltäidetaks dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) ostuarve vorm, mis vähendab andmete käsitsi sisestamist. Samuti eelistame, et arveid esitataks üht kanalit pidi, et ära hoida olukordi, mil näiteks PDF-vormingus arvet ostuarvena sisestama hakates selgub, et arve on e-arvena juba süsteemis olemas (arve olemasolu DHISis kontrollitakse arve esitaja, ostudokumendi ja -kuupäeva järgi).
E-arvete puhul on oluline, et arve esitajad lisaksid e-arvele (täpsemalt selle XML-vormingus faili) kontaktisiku nime ja/või e-posti aadressi (võib olla ka struktuuriüksuse oma), mille järgi saaks saata automaatse teavituse, kui e-arve ülikooli saabub ja ostuarvete töövoogu lisatakse. Vt täpsemalt…
Eeltoodud info on pandud ka alljärgnevasse, arve esitajatele esitamiseks mõeldud, kirja.
Arvete saatmisest
Hea koostööpartner!
Tartu Ülikool võtab vastu e-arveid, kasutades selleks teenusepakkujana Registrite ja Infosüsteemide Keskuse e-arveldajat.
Eelistame saada e-arveid ja palume vältida sama arve saatmist mitmel viisil. Arve XML-faili (BuyerParty → ContactData) palume märkida ülikooli kontaktisiku ees- ja perekonnanimi ja/või e-posti aadress (soovitavalt lõpuga ut.ee, võib olla ka struktuuriüksuse oma). XML-failis kajastuvad kontaktandmed võimaldavad meil asutuse sees asjasse puutuvaid isikuid e-arve saabumisest automaatselt teavitada ja seeläbi kiirendada arve menetlemist.
PDF-vormingus elektroonilised ja tavapärased paberarved palume ka edaspidi saata otse kontaktisiku (e-)posti aadressil.
Head koostööd soovides
Tartu Ülikool
NB! Kuna e-arve standardi järgi ei ole arve saaja kontaktandmeid arve XML-vormingus faili kohustuslik lisada, siis on võimalik, et arve esitajad pole selleks (veel) võimalust loonud. Sellisel juhul on oluline, et kontakt kajastuks vähemalt e-arvega kaasas oleval PDF-vormingus arvel. Selle järgi on võimalik e-arve põhjal loodud ostuarve manuaalselt õigele isikule suunata.
Overview
Content Tools