Skeem

Lihtsustatult on digilähetuse vormistamise etappe kujutatud järgmisel skeemil.

Ülevaade korralduse vormistamisest

1. Lähetuskorralduse lisamine ja kinnitamiseks saatmine. Korralduse saab lisada lähetatav ise, tema eest mõni teine töötaja või sekretär.
2. Lähetuse finantseeringute kinnitamine.
   
   1. Korraldusele lisatud finantsallika käsutaja saab saab määrata endaga seotud kuludele sobivad finantsallikad, neid kommenteerida ja kinnitada või tagasi lükata.
   2. Kui finantsallika käsutaja kommenteerib kulu, peab lähetatav lähetuse finantseeringud üle vaatama ja nendega nõustuma. Vajadusel saab lisada lähetuskorraldusele täiendavad kulud ja saata need teistele finantsallika käsutatajatele kinnitamiseks. Võimalik on ka lähetusest loobuda ja lähetuskorraldus kustutada.
   3. Kui finantsallika käsutaja kulu tagasi lükkab, saab lähetatav sellised kulud korralduselt eemaldada, vajadusel lisada uuesti ja saata kinnitamiseks mõnele teisele finantsallika käsutajale.
3. Lähetuskorralduse kinnitamine.
   
   1. Kui lähetuskorralduse andja on ühtlasi finantsallika käsutaja, siis annab ta kinnituse ära juba kulu kinnitades, kuid muudatuse korral lähetusel, peab andma uue kinnituse. Kui lähetuskorralduse andja pole finantsallika käsutaja, siis annab ta oma kinnituse lähetusele pärast finantsallika käsutajate kinnitusi.
   2. Lähetuskorralduse andja saab korraldusele lisada lähetava asendaja ja lisatingimused.
4. Lähetuskorralduse kustutamine on võimalik, kui lähetus pole veel kõiki vajalikke kinnitusi saanud ehk sellest pole tekkinud korraldust, mis on saanud numbri ja saadetud DHISi.
   
5. Lähetuskorralduse tühistamine on võimalik alates sellest hetkest, kui lähetus on saanud oleku Lähetuskorraldus on kinnitatud ja see on tekkinud DHISi. Tühistamisel tühistatakse lähetus ka DHISis.
   

Ülevaade aruande vormistamises

1. Lähetusaruande koostamine. Pärast lähetuses käimist koostab lähetatav või sekretär lähetusaruande, mis koosneb lähetuse tegevus- ja kuluaruandest ning lähetatav saadab selle lähetuskorralduse andjale ja finantsallika(te) käsutaja(te)le kinnitamiseks.
2. Lähetusaruande finantseeringute kinnitamine. Finantsallika käsutajad kinnitajad saavad kulusid kommenteerida ja kinnitada või tagasi lükata.
3. Lähetusaruande kinnitamine. Lähetuskorralduse andja peab kinnituse andma tervele aruandele.
4. Lähetusaruande kinnitamine raamatupidamises. Kui lähetusaruandel on lähetatava, lähetuskorralduse andja ja finantsallika käsutajate kinnitused olemas, liigub aruanne raamatupidamisse ülevaatamisele. Selleks, et aruanne raamatupidamises menetlusse võetaks, peab lähetatav või üksuse sekretär digivoost välja printima aruande kaaskirja ja saatma selle koos kuludokumentidega rahandusosakonda. Kui kaaskiri on jõudnud rahandusosakonda, siis kontrollib raamatupidaja kuludokumentide vastavust lähetusele, vajadusel täiendab kuluaruannet ning kinnitab kulude hüvitamise. Raamatupidajatel on võimalik kuluaruanne lähetatavale ka tagasi saata. Pärast raamatupidamises kinnituse saamist on digilähetuse töövoog lõpetatud ja lähetatavale hüvitatavad kulud lähevad välja maksmisele.