Uue lihtpäringu koostamiseks tuleb DHIS menüüst Lisa uus valida Päring -> Lihtpäring
Sisesta pakkujate andmed, kellele pakkumuskutse saata soovid. Selleks vajuta välja Pakkuja andmed järel :
Avaneb aken Kontakti lisamine:
Otsi pakkuja kohta olemasolevaid andmeid DHISis. Selleks hakka väljale Asutuse nimi (punases kastis) sisestama pakkuja nime asutuse nimeosast (mitte ärivormist). Näiteks SA Archimedes puhul alustad sisestamist Archimedes.. jne. Kui pakutakse mitut kontakti, siis vali registrikoodiga variant.
Kontaktide lisamise põhjalikum kasutusjuhend
Kui küsid pakkumust vähem kui kolmelt pakkujalt , siis lisa põhjendus väljale Põhjendus:
Vajadusel lisa päringu juurde meeskonnaliikmeid.
Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus.
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise küsida-vastata ja otsuseid teha ei saa).
Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.
Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega). See on ka ainuke asi, mida päringu juurde muuta saab pärast pakkumuste esitamise tähataja möödumist.
Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb:
Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta ja seejärel
Veendu, et andmed said ammendavalt ja õigesti sisestatud.
Päringu andmeid pärast pakkumuskutse välja saatmist muuta pole võimalik! (va. meekonnaliikmete lisamine ja eemaldamine)
Pakkumuskutse saatmiseks vajuta .
Võid ka päringu koos sisestatud andmetega salvestada vajutades nuppu . Salvestatud päringu andmed on muudetavad kuni päringu andmetesse sisestatud pakkumuse esitamise tähtajani.
Kui salvestad päringu hilisemaks täiendamiseks, kontrolli et pakkumuste esitamise tähtaja sisestasid piisavalt pikalt tulevikku. Pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist eelsisestatud ja salvestatud kuid välja saatmata päringut enam muuta ei saa.
Pakkuja esitatud küsimusest päringu kohta saadab DHIS päringu koostajale ja kõigile päringu meeskonna liikmetele teate e-postile. Teates sisalduvale lingile vajutades avaneb küsimuse kuva:
Küsimusele vastamiseks vajuta nuppu Vasta. Avaneb vastamise kuva:
Kui sinu vastus muudab või täiendab päringu lähteandmeid, siis võta arvesse pakkumuse esitamise tähtaega ja jäta pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.
Päringu pakkumuse esitamise tähtaega muuta ei saa. Kui pakkujatele ei jää piisavalt aega pakkumuse esitamiseks, tuleb päringu kohta koostada eitav otsus põhjendusega "Päringu tühistamine põhjusel, et päringu lähteandmed on pakkumuskutse saatmisest muutunud ning pakkujatele ei jää piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada" ning koostada uus päring.
Kirjuta vastus väljale Vastus ning vajuta nuppu Saada. Vastus koos küsimusega kuvatakse pakkuja keskkonnas kõigile pakkujatele.
Päringu andmetest allpool on küsimuste ja vastuste plokk:
Siin näed kõiki päringuga seotud küsimusi ja vastuseid - nii päringu kohta esitatuid kui ka pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist pakkujale pakkumuse kohta esitatud küsimusi ja vastuseid neile. Vastamata küsimuse reale klõpsates avaneb aken, kus saab küsimusele vastata.
Pakkumuse esitamise tähtaja möödudes saadab DHIS hankijale ja päringu meeskonna liikmetele teavituse tähtaja möödumise kohta. Teavituses on link päringule.
Kontrolli, kas päringule on esitatud pakkumusi. Selleks keri päringu andmete lehel allapoole kuni plokini Pakkumus(..).
Kuvatakse esitatud ning tagasi võetud pakkumused. Tagasi võetud pakkumus on pakkuja varem esitatud, kuid pakkumuse esitamise tähtajaks tagasi võetud pakkumus. Tagasi võetud pakkumuse summat ei kuvata.
Kontrolli pakkumuse vastavust päringu lähteandmetes seatud nõuetele ning vali hindamiskriteeriumi järgi välja edukas pakkumus.
Selleks ava esitatud pakkumus. Avaneb pakkumuse kuva (pilt kõrval).
Tutvu pakkumuse väljal Sisu kirjeldatud pakkumusega ja kui pakkumusega esitati ka faile, siis nendega (väli Sisu (lisad)).
Kui tingimus oli päringu lähteandmetes seatud, siis pakkumus peab sellele ka vastama.
Enne otsuste tegemist peab olema selge, et pakkumus vastab päringu lähteandetes esitatud nõuetele.
Kahtluse korral tuleb pakkujale saata selgituse küsimine.
Pärast pakkumuse esitamise tähtaega ei tohi pakkumuses esitatud andmeid täiendada ega muuta. Lubatud on vaid pakkumusega esitatud andmete selgitamine ja täpsustamine.
Selgituse küsimiseks vajuta nupule Esita küsimus. Avaneb küsimuse saatmise aken:
Sisesta küsimus väljale Küsimus ning vajuta nuppu Saada.
DHIS teavitab hankijat ja päringu meeskonna liikmeid esitatud küsimusele laekunud vastusest e-kirja teel. Kirjas on link DHISi päringu lehele.
Kõiki päringuga seotud - nii päringu kui ka pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused on plokis Küsimus/vastus:
Enne otsuse koostamist veendu, et oled tutvunud päringu kohta toimunud teabevahetusega (plokk Küsimus/vastus).
Otsuse koostamiseks vajuta päringu andmete all nuppu Koosta otsus.
Edasine suhtus eduka pakkujaga toimub e-posti teel.
Kontrolli eduka pakkuja pakkumusest, kas pakkuja on sisestanud e-posti aadressi, mille kaudu juhul, kui tema pakkumus osutub valituks, võiks suhtlus edasi toimuda.
Selleks ava plokk ja klõpsa lahti eduka pakkuja pakkumus.
Kui pakkuja on väljale Kontaktisik (punane alakriipsutus) märkinud e-posti aadressi, siis kasuta edasiseks suhtluseks seda aadressi. Kui sellele väljale pole uut e-posti aadressi lisatud, kasuta seda e-posti aadressi, mida kasutati päringu kohta teavituste saatmisel (sinine alakriipsutus). Võid ka kindluse mõttes tellimuskirja saata mõlemale e-posti aadressile.