I TEGEVUSED ENNE PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA
Lihtpäringu sisestamine ja pakkumuskutse saatmine
Uue päringu alustamine
Uue lihtpäringu koostamiseks tuleb DHIS menüüst Lisa uus valida Päring -> Lihtpäring
Pakkuja andmed
Sisesta pakkujate andmed, kellele pakkumuskutse saata soovid. Selleks vajuta välja Pakkuja andmed järel 
:
Avaneb aken Kontakti lisamine:
Otsi pakkuja kohta olemasolevaid andmeid DHISis. Selleks hakka väljale Asutuse nimi (punases kastis) sisestama pakkuja nime asutuse nimeosast (mitte ärivormist). Näiteks SA Archimedes puhul alustad sisestamist Archimedes.. jne. Kui pakutakse mitut kontakti, siis vali registrikoodiga variant.
- Kui pakkuja on DHISis olemas ning asutuse andmed punases kastis ja kontaktisiku andmed sinises kastis on sobilikud, vali Lisa.
- Kui pakkuja on DHISis olemas ning asutuse kontaktandmed punases kastis on sobilikud kuid kontaktisiku andmed sinises kastis mitte, st. päring tuleks saata teisele isikule/meiliaadressile, siis muuda/täienda kontaktisiku andmeid (sinine kast). Seejärel vali Lisa.
- Kui pakkujat ei ole süsteemis, sisesta asutuse andmed väljadele Asutuse nimi ja E-post (punases kastis). Kui sul on olemas ka kontaktisiku nimi ja tema e-posti aadress, täida väljad ka sinises kastis ning vali Lisa.
Kontakti lisamisel ära kunagi muuda/täienda olemasolevaid asutuse andmeid (punane kast). Vajadusel muuda/täienda kontaktisiku andmeid (sinine kast).
Kontaktide lisamise põhjalikum kasutusjuhend
Kui küsid pakkumust vähem kui kolmelt pakkujalt , siis lisa põhjendus väljale Põhjendus:
Päringu andmed
- Sisesta päringu nimetus - Lisa päringule pealkiri, mis sisaldab hankeobjekti nime. Näiteks "Tõlketeenuse tellimine" vms
- Sisesta päringu sisu lühikirjeldus tekstina väljale Lühikirjeldus ja/või lisa faili(de)na järgmisele väljale Lühikirjedus failina...- Kirjelda tellitavat teenust või ostetavat asja võimalikult põhjalikult ning üheselt arusaadavalt. Märgi kindlasti ka soovitud kogus, tarneaadress/teenuse osutamise koht jne. Kui viitad tingimustes konkreetse toote nimetusele, margile, kaubamärgile vms, lisa alati juurde „või samaväärne“.
- Sisesta pakkumuse esitamise tähtaeg - Sõltuvalt hankeobjektist, anna pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks. Pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist pole pakkujal võimalik enam pakkumust esitada/muuta. Samuti pole eelsalvestatud kuid saatmata päringut tähtaja möödumisel enam muuta - eeltäidetud ja salvestatud päring lukustub pakkumuse esitamise tähtaja möödumisel.
- Sisesta tellimuse täitmise tähtaeg e. teenuse/toote kättesaamise aeg alates tellimuse kinnitamisest/lepingu sõlmimisest (päevades/kuudes/nädalates, konkreetse kuupäevana). Konkreetset kuupäeva seades arvesta, et pakkumiste läbivaatamine ning otsuse tegemine (vajadusel täpsustuste küsimine, läbirääkimised) võivad võtta aega.
- Jõusoleku tähtaeg - Anna teada kui kaua peab pakkumus jõus olema. Pakkumuse kehtivus algab pakkumuse esitamise tähtajast ning peab olema nii pikk, et selle lõppemiseks jõutakse teha otsus ning kinnitada tellimus või sõlmida leping. Üldjuhul võiks pakkumise jõusoleku aeg olla vähemalt 30 päeva. Selliselt on ka väli eeltäidetud. Vajadusel muuda eelsisestatud teksti. Otsustamise ajal saab olla aluseks ainult kehtiv pakkumine.
- Eeldatav maksumus - sisesta vaid juhul kui soovid, et ka pakkujad teaksid, kui suure kulutusega oled arvestanud.
- Kriteerium - Anna teada, mille alusel valid eduka pakkuja. Eelsisestatud on tüüpiline riigihangetel eduka pakkuja valimise kriteerium - madalaim maksumus. Hindamisel võib peale maksumuse arvestada ka nt tarneaega, täiendavat garantiid jms. Vajadusel muuda/täienda. Hindamiskriteerium(id) tuleb kindlasti lisada juba päringu tegemisel. Pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist hindamiskriteeriumit muuta/lisada ei tohi.
- Pakkumuses esitatavad dokumendid/andmed - Anna teada, mis dokumendid tuleb pakkumuse koosseisus esitada. Vajadusel muuda/täienda eelsisestatud teksti.
- Projekti tunnus - kui hankeobjekt on projekt(de)iga seotud kulutus, siis sisesta siia projekti(de) tunnus (number, nimetus vms).
Päringu meeskond
Vajadusel lisa päringu juurde meeskonnaliikmeid.
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus.
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise küsida-vastata ja otsuseid teha ei saa).
Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:
- pakkuja on esitanud küsimuse päringu kohta,
- pakkumuste esitamise tähtaeg on möödunud,
- pakkuja on vastanud küsimusele pakkumise kohta,
- pakkumuste esitamise tähtajast on möödunud 1 kuu (juhul kui selleks ajaks pole päringu kohta otsust tehtud)
Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.
Meeskonna liikmete lisamine
Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega). See on ka ainuke asi, mida päringu juurde muuta saab pärast pakkumuste esitamise tähataja möödumist.
Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb:
Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta 
ja seejärel 
Päringu salvestamine ja pakkumuskutse saatmine
Veendu, et andmed said ammendavalt ja õigesti sisestatud.
Päringu andmeid pärast pakkumuskutse välja saatmist muuta pole võimalik! (va. meekonnaliikmete lisamine ja eemaldamine)
Pakkumuskutse saatmiseks vajuta 
.
Võid ka päringu koos sisestatud andmetega salvestada vajutades nuppu 
. Salvestatud päringu andmed on muudetavad kuni päringu andmetesse sisestatud pakkumuse esitamise tähtajani.
Kui salvestad päringu hilisemaks täiendamiseks, kontrolli et pakkumuste esitamise tähtaja sisestasid piisavalt pikalt tulevikku. Pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist eelsisestatud ja salvestatud päringut enam muuta ei saa.
Päringu kohta esitatud küsimusele vastamine
Pakkuja küsimusele vastamine
Pakkuja esitatud küsimusest päringu kohta saadab DHIS päringu koostajale ja kõigile päringu meeskonna liikmetele teate e-postile. Teates sisalduvale lingile vajutades avaneb küsimuse kuva:
Küsimusele vastamiseks vajuta nuppu Vasta. Avaneb vastamise kuva:
Kui sinu vastus muudab või täiendab päringu lähteandmeid, siis võta arvesse pakkumuse esitamise tähtaega ja jäta pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.
Päringu pakkumuse esitamise tähtaega muuta ei saa. Kui pakkujatele ei jää piisavalt aega pakkumuse esitamiseks, tuleb päringu kohta koostada eitav otsus põhjendusega "Päringu tühistamine põhjusel, et päringu lähteandmed on pakkumuskutse saatmisest muutunud ning pakkujatele ei jää piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada" ning koostada uus päring.
Kirjuta vastus väljale Vastus ning vajuta nuppu Saada. Vastus koos küsimusega kuvatakse pakkuja keskkonnas kõigile pakkujatele.
Küsimuste ja vastuste vaatamine
Päringu andmetest allpool on küsimuste ja vastuste plokk:
Siin näed kõiki päringuga seotud küsimusi ja vastuseid - nii päringu kohta kui ka hiljem, pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist, pakkumuse kohta esitatud küsimusi ja vastuseid.
II TEGEVUSED PÄRAST PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTAEGA
Pakkumuste hindamine, selgituse küsimine
Pakkumuse esitamise tähtaja möödudes saadab DHIS hankijale ja päringu meeskonna liikmetele teavituse tähtaja möödumise kohta. Teavituses on link päringule.
Pakkumuste hindamine
Kontrolli, kas päringule on esitatud pakkumusi. Selleks keri päringu andmete lehel allapoole kuni plokini 
Pakkumus(..).
- Kui ploki nimetuse taga sulgudes on 0, pole järelikult ühtegi pakkumust esitatud. Liigu edasi päringu kohta otsust tegema.
- Kui ploki nimetuse taga on sulud ja neis 0-st suurem number, klõpsa plokk lahti:
Kuvatakse esitatud ning tagasi võetud pakkumused. Tagasi võetud pakkumus on pakkuja varem esitatud, kuid pakkumuse esitamise tähtajaks tagasi võetud pakkumus. Tagasi võetud pakkumuse summat ei kuvata.
Kontrolli pakkumuse vastavust päringu lähteandmetes seatud nõuetele ning vali hindamiskriteeriumi järgi välja edukas pakkumus.
Selleks ava esitatud pakkumus. Avaneb pakkumuse kuva (pilt kõrval).
Tutvu pakkumuse väljal Sisu kirjeldatud pakkumusega ja kui pakkumusega esitati ka faile, siis nendega (väli Sisu (lisad)).
Kui tingimus oli päringu lähteandmetes seatud, siis pakkumus peab sellele ka vastama.
Enne otsuste tegemist peab olema selge, et pakkumus vastab päringu lähteandetes esitatud nõuetele.
Kahtluse korral tuleb pakkujale saata selgituse küsimine.
Selgituse küsimine
Pärast pakkumuse esitamise tähtaega ei tohi pakkumuses esitatud andmeid täiendada ega muuta. Lubatud on vaid pakkumusega esitatud andmete selgitamine ja täpsustamine.
Selgituse küsimiseks vajuta nupule Esita küsimus. Avaneb küsimuse saatmise aken:
Sisesta küsimus väljale Küsimus ning vajuta nuppu Saada.
DHIS teavitab hankijat ja päringu meeskonna liikmeid esitatud küsimusele laekunud vastusest e-kirja teel. Kirjas on link DHISi päringu lehele.
Kõiki päringuga seotud - nii päringu kui ka pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused on plokis Küsimus/vastus:
Otsuse tegemine
Otsuse koostamiseks vajuta päringu andmete all nuppu Koosta otsus.
Avaneb otsuse lisamise kuva:
- Sisesta otsuse tegemise kuupäev
- Vali ripp-menüüst Kas valiti edukas pakkumus? Iga päringu kohta saab teha ühe otsuse:
- Jah - edukas pakkumus valiti;
- Edukas pakkumus - hakka väljale sisestama eduka pakkumuse tegija nime või päringu nime ning vali pakkumuste seast õige;
- Eduka pakkumuse maksumus - väli täitub automaatselt, kui edukas pakkuja on eelmisel väljal valitud.
- Ei - edukat pakkumust ei valitud;
- Jah - edukas pakkumus valiti;
- Põhjenda otsust väljal Otsuse põhjendus - arvesta, et sisestatud põhjendus edastatakse kõikidele pakkumuse teinud ettevõtjatele automaatselt edastatavas teavituskirjas. Mõned tüüpilisemad põhjendused "Jah" ja "Ei" otsustele on näitena ka otsuse tegemise kuval esitatud, vajadusel saad sealt sobiva põhjenduse lahtrisse kopeerida.
- vajuta nuppu Salvesta. Otsuse kohta saadetakse teavitus kõigile pakkumuse esitanutele, päringu lehele tekib plokk Otsus:
Edasine suhtus eduka pakkujaga toimub e-posti teel.
Overview
Content Tools