Page History
...
| Info |
|---|
Ülikooli dokumendid jagunevad juurdepääsupiirangu (märge ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS viitega avaliku teabe seadusele) alusel: asutusesiseseks kasutamiseks ette nähtud dokumendid ja juurdepääsupiiranguta (märketa) dokumendid. DHIS-is registreeritud dokumendid, mis ei ole märgitud asutusesiseseks kasutamiseks (AK), avalikustatakse avalikus dokumendiregistris koos dokumendi faili(de)ga. Juurdepääsu avalikule teabele reguleerivad avaliku teabe seadus ja muud eriseadused. Juurdepääsu märge lisatakse näiteks isikuandmete kaitseks. Dokumentidele juurdepääsupiirangu seadmise õiguslikud alused on süstematiseeritud juurdepääsupiirangute klassifikaatoris, mis on ka DHIS-is piirangute plokis valitavad. Klassifikaator on loend dokumentidele juurdepääsupiirangute kehtestamise õiguslikest alustest. Iga alusega on seotud juurdepääsupiirangu ajalise kehtivuse arvutamiseks vajalikud andmed. Piirangu kehtivust alustavad ja lõpetavad sündmused on esitatud alamklassifikaatoris. Avaliku teabe seaduse täitmisel on abiks avaliku teabe seaduse üldjuhend. Andmekaitse inspektsiooni kodulehel on olemas ka korduma kippuvad küsimused ja ülikooli siseveebis on olemas isikuandmete töötlemise rubriik. Olles töö käigus saanud teatavaks isikuandmete töötlemise rikkumisest või on tekkinud kahtlus võimaliku rikkumise osas, tuleb sellest viivitamatult teada anda ülikooli andmekaitse peaspetsialistile terje.maesalu@ut.ee või telefonil 737 5119. |
Sisukord
| Table of Contents |
|---|
Avalikustamise piirangud
| Note |
|---|
Vastavalt avaliku teabe seadusele tuleb tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle. |
Kui registreeritav dokument kuulub avalikustamisele (DHIS-i administraator on vastava seadistuse teinud), siis kuvatakse dokumendi registreerimisel juurdepääsupiirangute määramise plokki. Juurdepääsupiirangu seadistamise võimalused on järgmised:
Puudub - täiendavad piirangud puuduvad, dokumenti näidatakse alati avalikus dokumendiregistris (ei näidata neid andmevälju, mis pole avalikustatud). Dokumendi salvestamisel kuvatakse ka hoiatustHOIATUST, et dokument läheb avalikuks.
Ära näita avalikus liideses - dokumenti ei näidata üldse avalikus dokumendiregistris. Tohib kasutada põhjendatud juhtudel (näiteks ! Näiteks kui olete dokumendi registreerinud aga selle sisu ei ole veel lõplik , lisaks ja märgite piirangu hiljem. Ka ekslikult tekitatud, topelt, vale andmetüübina jms registreeringud).
AK - dokument on asutusesiseseks kasutamiseks piiranguga, millele saab määrata kehtivusaja ja piirangu aluse. Avalikus dokumendiregistris kuvatakse ainult neid välju, mis on lubatud avalikustada ka siis, kui piirang on "AK".
...
- dokumendile ei ole lisatud piirangut.
- dokumendile on lisatud "AK" piirang. Kursoriga lipule liikudes kuvatakse piirangu alust ja kehtivust.
- dokumendile on lisatud piirang „Ära näita avalikus liideses“.
Dokumendile juurdepääsupiirangu märkimine
| Info |
|---|
Juurdepääsupiirang kehtestatakse alates dokumendi koostamisest või saamisest kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks, kui viieks aastaks. Juurdepääsupiirangu tähtaeg on ajavahemik, mille jooksul juurdepääs teabele (dokumendile) on piiratud. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat, või kui isiku surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist. |
- AK piiranguga dokumendile (nii paber- kui digidokumendile) tuleb esimese lehe paremasse ülaserva lisada märge ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS koos piirangu tähtaja ja piirangu õiguslik alusega.
- Kui dokumendi osadele tuleb kehtestada juurdepääsupiirangud erinevatel alustel, siis tuleb dokumendile endale (dokumendifaili sees paremasse ülaserva) ja dokumendi metaandmetesse DHIS-is märkida kõik juurdepääsupiirangu õiguslikud alused. Kui juurdepääsupiirangutel on erinevad tähtajad, tuleb juurdepääsupiirangu lõppemise ajaks märkida kõige hilisem juurdepääsupiirangu lõppemise kuupäev.
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 01.01.2018
Kehtib kuni: 01.01.2093
Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 1 p 12
Teabevaldaja: Tartu ÜlikoolASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 01.01.2018
Kehtib kuni: otsuse vastuvõtmiseni, kuid mitte kauem kui 01.01.2023
Alus: AvTS § 35 lg 2 p 2
Teabevaldaja: Tartu Ülikool - Kui sarjale on dokumentide loetelu alusel lisatud vaikimisi piirang(ud), siis tuleb dokumendipõhiselt otsustada, kas ja millist piirangut dokument sisaldab ning vajadusel eemaldada või lisada piirang(uid) juurde. Sarjale lisatud piirangud tähendavad, et sellesse sarja tekib kõige rohkem selliste piirangutega dokumente, aga see ei tähenda, et eranditult kõik sellesse sarja registreeritud dokumendid selliseid piiranguid sisaldavad.
| Note |
|---|
Dokumendi juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja otsustab ning selle korrektsuse eest vastutab dokumendi koostaja või saabunud dokumendi puhul selle registreerija, lähtudes dokumendi sisust ja juurdepääsupiirangu eesmärgist. |
Juurdepääsupiirangu märkimine DHIS-is
| Info |
|---|
| Kui registreeritav dokument kuulub avalikustamisele, kuvatakse dokumendi lisamise ja muutmise vormil plokki "Piirangud", kus vaikimisi on piirangu staatus „Puudub“ (või kui DHIS-i administraator on sarjale seadistanud vaikimisi piirangu(d), siis kuvatakse neid). |
"AK" piirangu lisamine
- Märgista valik "AK". Seejärel klõpsa piirangu lisamise nupule.
...
- Avaneb piirangu lisamise aken. Klõpsa väljale "Piirangu alus", kus kuvatakse juurdepääsupiirangute nimekirja. Esimesed viis piirangut on tähistatud tärniga – need on enim kasutatavad piirangud. Piirangu alust on võimalik väljale otsida ka koodi, õigusakti lühendi, viite või sõnastuse alusel.
Vali piirang, mida soovid dokumendile lisada. Kehtivuse väljad täidab DHIS ise, vajadusel saad neid ise muuta. Piirangu lõpu saab panna varasemaks, aga hilisemaks mitte.
- Piirangu salvestamiseks klõpsa nupule "Lisa".
...
- Lisatud piirangut kuvatakse piirangute plokis. Kui dokument sisaldab rohkem kui üht piirangut, siis "Lisa piirang" nupuga saad piiranguid juurde lisada.
Avalikus dokumendiregistris kuvatakse avalikustatud andmevälju ning piirangu kohta piirangualust, piirangu alguskuupäeva, piirangu lõpukuupäeva, lõpetamise kuupäeva, kehtestajat ning sõnastust.
Juurdepääsupiirangu muutmine
...
Dokumendi vaatamise vormil (ei tohi muutmiseks lahti olla) on võimalik kontrollida, millised vaikimisi sarjaõigused dokumendil on (kõikidel sellesse sarja registreeritud dokumentidel on vaikimisi sellised grupiõigused). Õiguste nägemiseks tuleb dokumendikandel kerimisribaga kerida allapoole, kus on plokk "Sarjaõigused".
Eelvaate õigus ei anna dokumendi lugemise õigust, vaid DHIS-i kasutaja näeb nimekirjavaates dokumendi staatust, kuupäeva, numbrit, pealkirja ja sisestajat, kuid kandele klõpsates kuvab süsteem teadet, et puudub ligipääs detailsetele metaandmetele. Dokumendikandele pääsemiseks peab kasutajal olema vähemalt lugemisõigus.
Dokumendi registreerimisel dokumendi privaatseks märkimine
| Info |
|---|
Tundliku sisuga (nt terviseandmed, töösuhtega seotud hoiatused või koondamine, diskrimineerimis- ja kiusamisjuhtumiga seotud materjalid) dokumente on võimalik liigutada privaatsesse kataloogi. Dokument jääb dokumendipuus samasse sarja, kuid dokumendile pääseb ligi vaid privaatsesse kataloogi liigutaja ja need isikud, kellele on dokument suunatud või käsitsi eriõigus antud. Mitte segi segamini ajada AK piiranguga! Ka AK piiranguga mõeldud dokumente on võimalik privaatseks märkida. Avalikus dokumendiregistris nende dokumentide registreerimisandmeid ei kuvata ka juhul kui dokument kuulub avalikustatavasse sarja. |
Kui DHIS-i administraator on dokumendi lisamise vormile seadistanud privaatsesse kataloogi lisamise võimaluse, siis kuvatakse dokumendi registreerimisel valikut "On privaatne". Dokumendi privaatsesse kataloogi liigutamiseks märgista see valik.
...
Pealkirja väljale ei tohi lisada isiku ees- ja perekonnanime, kasutada võib initsiaale või sõna "eraisik". Kirjavahetuse puhul lisatakse isiku nimi saatja/saaja väljale ning lepingute puhul lepingupartneri väljale. Kui tegemist on eraisiku kontaktiga, siis avalikus dokumendiregistris kuvatakse vaikimisi initsiaale. Kui tegemist on juriidilise isiku esindajaga, siis kuvatakse kogu nime. Ka sisedokumendi registreerimisel ei tohi lisada isiku nime pealkirja väljale, sest pealkirja kuvatakse dokumentide nimekirjavaadetes.
...
Kuna dokument allkirjastatakse koos lisadega samas digiümbrikus, siis ei ole DHIS-is võimalik nendele failidele erinevaid piiranguid seada, seega DHIS-is märgitakse piirang kogu dokumendikandele. Dokumendifalidest lisatakse see AK märge ainult selle lisa paremasse ülaserva, mis sisaldab piiranguga teavet. Nt kui dokumendil on kaks lisa, millest üks sisaldab piiranguga teavet, teine mitte, siis AK märge lisatakse ainult sellele failile, mis sisaldab piiranguga teavet.
Kas tohin DHIS-is vaadata kõiki dokumente, millele ligi pääsen?
DHIS-is tohib vaadata vaid neid dokumente, mis on sulle suunatud ja/või mida vajad enda tööülesannete täitmiseks. Kande vaatamisest ja allalaadimisest jääb märge logisse! Vaikimisi juurdepääsuõigused gruppidele on seadistanud infosüsteemi administraator, kuid õigusi dokumendile annab dokumendi looja läbi suunamise või eriõiguste andmise.
Overview
Content Tools