...
https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (ei logi sisse)-> Exchange destinations Abroad and feedback->Your home unit (otsi erialaüksus)->Advanced search->Exchange program->Erasmus+ Europe
Koordinaatori vaade:
https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose >Choose institution->University >University of Tartu (logi sisse UT kasutajaga)->Agreements>Agreements
Agreements->Home >Home institution (erialaüksus)-> Exchange program->Erasmus+ EuropeEurope→Agreement status: Active
UUE LEPINGU KOOSTAMINE
Erasmus+ 2021-2027 (KA131) perioodi koostöölepingud tuleb sõlmida digitaalselt EWP andmevahetuse vahendusel.
TÜ kasutab lepingute ja õpirännete haldamiseks SoleMOVE SoleMove mobiilsustarkvara, mis on ühendatud EWP andmevahetusega. Läbi andmevahetuse lepingut (IIA) sõlmides töötavad mõlemad pooled oma infosüsteemis enda lepinguversiooniga, mille nad saadavad teisele poolele EWP abil kinnitamiseks. Seega, lepingul on kaks eksemplari. Lepingu koostamisel on kaks võimalust:
...
Name of agreement: Näiteks KA131 LV RIGA01 023, kus KA131 on Erasmus+ projekt 2021-2027 (eelmine periood oli KA103); LV RIGA01 – vastava välisülikooli Erasmuse kood; 0230 – lepingu study area code. Vajadusel lisa ka sõnaline eristus.
Exchange program: Erasmus+ Europe (programmiriikidevaheline)
Home institution EWP: University of Tartu (TÜ, mitte allüksus – seob lepingu TÜ andmevahetusega)
...
Host institutions: nt University of Turku (alusta nimetuse sisestamist ja vali pakutavast sobiv; kui vastavat ülikooli ei ole sisestatud SoleMOVE’i, pöördu Jaanika Haljasmäe poole, saates liskas ülikooli ametlikule nimele ka selle Erasmuse kood)
Start date: 01.09.20242025(kui alguseks 20242025/2526. õppeaasta). Palun mitte märkida alguseks augustit (välisülikooli süsteemis võib august automaatselt tähistada eelmist õppeaastat)
End date: 31.07.2029(kui lõpuks 2028/29 õppeaasta, mis on maksimaalne võimalik)
...
EU subject area: Erialavaldkond, milles õpirände kokku lepite. Nt 0231-Languages, not further defined (alusta nimetuse või koodi sisestamist, pakub nimistust valikuid); saab vajadusel valida mitu (vt EU subject area nimistut) NB! Kasutada tuleb 4-kohalist koodi!
Applications are addressed to this program: No
Agreement code: variant a) kopeeri „Name of agreement“ ja eemalda tühikud või variant b) pane sõnaline kood, nt TartuTurkuGeography (NB! Väldi erilisi sümboleid ja tühikuid; tegemist on EWP jaoks olulise tehnilise väljaga). Kui sõlmida sama ülikooliga uus leping, siis peab lepingu kood eelmisest erinema (nt TartuTurkuGeography ja TartuTurkuGeography2024).
Partner's agreement code: tekib lepingu sidumisel välisülikooli vastava lepinguversiooniga
...
Language requirement: vajuta „Add language“, tekib võimalus märkida keelenõuded (incoming alati English B2); pärast sisestamist vajuta uuesti „Add language“, et lisaks märgitud keelenõude ja „Save“. Ära jäta keeletaseme lahtreid tühjaks.
Incoming teaching/outgoing teaching sektsioonides kõik sarnane, kvoodi kokkuleppimisel märkida „Number of places“ (nt 2) ja „Duration (days)“ (nt 14). Ära jäta keeletaseme lahtreid tühjaks.
Documents and links: lisamiseks vajuta „Add new“;Võimalus lisada a) välisülikooli infokirju (valida suunaks „out“ ehk TÜ väljaminevad üliõpilased ja avaldamiseks „public“): b) paberil allkirjastatud koostööleping või koostööd kinnitav e-kiri (suunaks „both“ ja avaldamise osas „private“, et ei läheks avalikku vaatesse)
Partner's contact persons: lisa partnerülikooli kontaktläbi„Add new“ otsides SoleMOVE SoleMove sisestatud kontaktidest (Search partners' contact persons ->vastav riik ja nime- või e-postiaadressi osa); kui süsteemis seda kontakti veel ei ole, siis lisa otse lepingusse; salvestamiseks „Save contact person“ Veendu, et lepingus ei oleks kontakte, kus on nime väljad tühjad (toodud ainult e-post).
Organisation's contact persons: lisa TÜ poolne kontaktläbi „Add new“ – saab lisada ainult koordinaatori, kes on ka SoleMOVE kasutaja (Search user to be added as contact); lisa „Responsibility“-> Departmental Coordinator; Märgi, kas tegemist on allkirjastaga->“Signatory“->“Yes“; salvestamiseks „Save contact person“
Save:salvesta leping
Sign agreement:allkirjasta leping (kinnita digitaalselt)
Notify host in EWP: teeb digitaalselt kinnitatud lepingu läbi andmevahetuse (EWP) välisülikoolile nähtavaks
Check from EWP: kuvab nimekirja vastava välisülikooli poolt Tartu Ülikoolile tehtud lepinguversioonidest (leides vaste antud lepingule, märgi see ära ja seo (Connect) lepinguga, mille andmetel oled (lepingule tekib nende lepinguversiooni number ehk Partner's agreement code). Pane tähele, kas välisülikooli kuvab EWP-s nimega (nt University of the Basque Country) või SCHAC koodiga (ehu.eus). Seda on oluline teada välisülikooli IIA versiooni Waiting for Signature all otsides (seal toiub nende IIA kinnitamine).
...
1) enda lepingul ülal paremal "Check from EWP" kaudu (siin vaates ei saa neid kinnitada, ainult oma IIAga ühendada) ja
2) „Waiting for signature“ saki all: Agreements->Waiting for signature (siin saab neid kinntada)
Välisülikoole kuvab EWP-s kas :1) nimega (nt University of the Basque Country) või 2) SCHAC koodiga (ehu.eus). kinnitada)
NB! Vaade kuvab kõiki Tartu Ülikoolile EWP kaudu suunatud partnerülikoolide lepinguid, tegemist ei ole vaid erialaüksuse vaatega. Lepinguid saab eristada õppevaldkonna koodi (EU subject area) alusel .või veelgi hõlpsamini - sisestades väljal Partner's IIA code välisülikooli lepingu kood.
Allkirjasta välisülikooli eksemplar Kui tegemist on teie lepingu välisülikooli eksemplariga, siis saab selle üle vaadata ja sobivuse korral allkirjastada (Sign agreement). Allkirjasta ainult siis, kui see on juba seotud meie lepinguga "Agreements" all.
Välisülikooli versiooni saab Waiting for Signature all otsida järgmiselt:
- Partneriülikooli nimega (Partner);
- Partneri lepingu koodi alusel (Partner’s IIA code), kood, koodi mida näeb enda lepingul Agreements all, kui olete lepingud Check from EWP kaudu ühendanud;
- Enda lepingu koodi alusel (Own IIA code) - eeluseleeldusel, et lepingud on seotud;
- Välisülikooli SCHAC koodi alusel (selleks eraldi otsinguväli Partner's SCHAC code). SCHAC kood identifitseerib EWPga liitunud asutuse (TÜ-l ut.ee), koodid on nii SoleMove’s asutuse infos (units and partners) kui ka EWP statistika portaalis.
NB! Kui välisülikool on saatnud IIA, mis ei lähe sõlmimisele, märkige see palun passiivseks ("Set as passive" nupp ülal paremal):
SÕLMITUD LEPINGU MUUTMINE
...
- Pooled peaks kokku leppima, kumb muudatuste vormistamisega alustab ja teise poolega jagab;
- Muudetakse olemasolevat lepingut (nii meie kui välisülikooli versiooni);
- Muudatuste algatamisel tuleb mõlemad versioonid ka mõlemalt poolt uuesti kinnitada (muutmisel senine kinnitus kaob, näha on see siiski „History“ all eelmisel versioonil).
- Kui tahta lepingus muuta kvooti või midagi muud väga olulist (nt üliõpilaste arvu järgmisest õppeaastast), siis palun lepingus selgitusse märkida (Additional information) milline kvoot millal kehtib (nt kuni 2023/24 2 üliõpilast, alates 2024/25 1 üliõpilane). Vastasel juhul on õpirännete haldajatel keeruline kvootidest aru saada.
- Olulise muudatuse korral võiks selguse huvides kaaluda senise lepingu lõpetamist ja uue vormistamist. Uuel lepingul tuleb kasutada uut lepingu koodi (agreement code).
- Kui partner saadab lepingu muudatuse, aga soovite jääda senise versiooni juurde: nende muudetud lepingut mitte kinnitada, saata enda (kehtivalt) lepingult uuesti „Notify host in EWP“. Selliselt minnakse tagasi varasema versiooni juurde, mida ei tule enam uuesti kinnitada.
...
Kui olete teise poolega e-kirja teel kokku leppInud, et lõpetate lepingu enne selle kehtivusaja lõppu, siis saate kasutada oma lepingul ülal uut nuppu „Terminate“.
Välisülikooli saadetakse EWP vahendusel ka vastavasisuline teade.
SOOVITUSED
Vaata ka SoleMOVE ülevaatlik juhis koostööleppe sõlmimiseks EWP vahendusel
Olles lepingu välisülikoolile saatnud (Notify host in EWP) anna kontaktisikule e-kirja teel teada, et oled lepingu teinud ja EWP vahendusel neile saatnud (mainides, mis on lepingu EU subject area ja agreement code). Palu teada anda, kas nad on lepingu kätte saanud ning teinud ka enda versiooni. Vajadusel saab seejärel teha enda versioonis muudatusi või paluda neil enda versiooni muuta, et need vastaks mõlemalt poolt teie sisulistele kokkulepetele (sh kehtivus). Kui kõik klapib, siis ühendage enda ja välisülikooli versioonid ning kinnitage mõlemad.
Kasuta abistavaid sorteerimisvõimalusi:
- Näiteks TÜ lepingute puhul otsingufilter “Confirmed by partner, partner’s version not confirmed” – võimaldab leida need lepingud, kus meie versiooni on partner kinnitanud, aga sellega seotud välisülikooli versioon on meie poolt kinnitamata. Otsingu eelduseks, et versioonid on omavahel juba seotud.
...