Page History

...

UUE LEPINGU KOOSTAMINE

Erasmus+ 2021-2027 (KA131) perioodi koostöölepingud tuleb sõlmida digitaalselt EWP andmevahetuse vahendusel. 

TÜ kasutab lepingute ja õpirännete haldamiseks SoleMOVE SoleMove mobiilsustarkvara, mis on ühendatud EWP andmevahetusega. Läbi andmevahetuse lepingut (IIA) sõlmides töötavad mõlemad pooled oma infosüsteemis enda lepinguversiooniga, mille nad saadavad teisele poolele EWP abil kinnitamiseks. Seega, lepingul on kaks eksemplari. Lepingu koostamisel on kaks võimalust:

...

Name of agreement: Näiteks KA131 LV RIGA01 023, kus KA131 on Erasmus+ projekt 2021-2027 (eelmine periood oli KA103); LV RIGA01 – vastava välisülikooli Erasmuse kood; 0230 – lepingu study area code. Vajadusel lisa ka sõnaline eristus.

Exchange program: Erasmus+ Europe (programmiriikidevaheline)

Home institution EWP: University of Tartu (TÜ, mitte allüksus – seob lepingu TÜ andmevahetusega)

...

Host institutions: nt University of Turku (alusta nimetuse sisestamist ja vali pakutavast sobiv; kui vastavat ülikooli ei ole sisestatud SoleMOVE’i, pöördu Jaanika Haljasmäe poole, saates liskas ülikooli ametlikule nimele ka selle Erasmuse kood)

Start date: 01.09.20242025 (kui alguseks 20242025/2526. õppeaasta). Palun mitte märkida alguseks augustit (välisülikooli süsteemis võib august automaatselt tähistada eelmist õppeaastat)

...

Send email reminder: pole vaja märkida, kui leping kehtib standardse aja

EU subject area: nt Erialavaldkond, milles õpirände kokku lepite. Nt 0231-Languages, not further defined (alusta nimetuse või koodi sisestamist, pakub nimistust valikuid); saab vajadusel valida mitu (vt EU subject area nimistut) NB! Kasutada tuleb 4-kohalist koodi!

...

Partner's contact persons: lisa partnerülikooli kontaktläbi„Add new“ otsides SoleMOVE SoleMove sisestatud kontaktidest (Search partners' contact persons ->vastav riik ja nime- või e-postiaadressi osa); kui süsteemis seda kontakti veel ei ole, siis lisa otse lepingusse; salvestamiseks „Save contact person“ Veendu, et lepingus ei oleks kontakte, kus on nime väljad tühjad (toodud ainult e-post).

...

1) enda lepingul ülal paremal "Check from EWP" kaudu (siin vaates ei saa neid kinntadakinnitada, ainult oma IIAga ühendada) ja

2) „Waiting for signature“ saki all: Agreements->Waiting for signature (siin saab neid kinntada)
Välisülikoole kuvab EWP-s kas :1) nimega (nt University of the Basque Country) või 2) SCHAC koodiga (ehu.eus). kinnitada)

NB! Vaade kuvab kõiki Tartu Ülikoolile EWP kaudu suunatud partnerülikoolide lepinguid, tegemist ei ole vaid erialaüksuse vaatega. Lepinguid saab eristada õppevaldkonna koodi (EU subject area) alusel .või veelgi hõlpsamini - sisestades väljal Partner's IIA code välisülikooli lepingu kood.

Allkirjasta välisülikooli eksemplar Kui tegemist on teie lepingu välisülikooli eksemplariga, siis saab selle üle vaadata ja sobivuse korral allkirjastada (Sign agreement). Allkirjasta ainult siis, kui see on juba seotud meie lepinguga "Agreements" all. 

SÕLMITUD LEPINGU MUUTMINE

...

Välisülikooli versiooni saab Waiting for Signature all otsida järgmiselt:

• Partneriülikooli nimega (Partner);
  
• Partneri lepingu koodi alusel (Partner’s IIA code), kood, mida näeb enda lepingul Agreements all, kui olete lepingud Check from EWP kaudu ühendanud;
• Enda lepingu koodi alusel (Own IIA code) - eeldusel, et lepingud on seotud;
• Välisülikooli SCHAC koodi alusel (selleks eraldi otsinguväli Partner's SCHAC code). SCHAC kood identifitseerib EWPga liitunud asutuse (TÜ-l ut.ee), koodid on nii SoleMove’s asutuse infos (units and partners) kui ka EWP statistika portaalis.

Image Added

SÕLMITUD LEPINGU MUUTMINE

• Pooled peaks kokku leppima, kumb muudatuste vormistamisega alustab ja teise poolega jagab;
• Muudetakse olemasolevat lepingut (nii meie kui välisülikooli versiooni);
• Muudatuste algatamisel tuleb mõlemad versioonid ka mõlemalt poolt uuesti kinnitada (muutmisel senine kinnitus kaob, näha on see siiski „History“ all eelmisel versioonil).
• Kui tahta lepingus muuta kvooti või midagi muud väga olulist (nt üliõpilaste arvu järgmisest õppeaastast), siis palun lepingus selgitusse märkida (Additional information) milline kvoot millal kehtib (nt kuni 2023/24 2 üliõpilast, alates 2024/25 1 üliõpilane). Vastasel juhul on õpirännete haldajatel keeruline kvootidest aru saada.
• Olulise muudatuse korral võiks selguse huvides kaaluda senise lepingu lõpetamist ja uue vormistamist. Uuel lepingul tuleb kasutada uut lepingu koodi (agreement code).
• Kui partner saadab lepingu muudatuse, aga soovite jääda senise versiooni juurde: nende muudetud lepingut mitte kinnitada, saata enda (kehtivalt) lepingult uuesti „Notify host in EWP“. Selliselt minnakse tagasi varasema versiooni juurde, mida ei tule enam uuesti kinnitada.

...

Olles lepingu välisülikoolile saatnud (Notify host in EWP) anna kontaktisikule e-kirja teel teada, et oled lepingu teinud ja EWP vahendusel neile saatnud (mainides, mis on lepingu EU subject area ja agreement code). Palu teada anda, kas nad on lepingu kätte saanud ning teinud ka enda versiooni. Vajadusel saab seejärel teha enda versioonis muudatusi või paluda neil enda versiooni muuta, et need vastaks mõlemalt poolt teie sisulistele kokkulepetele (sh kehtivus). Kui kõik klapib, siis ühendage enda ja välisülikooli versioonid ning kinnitage mõlemad.

Kui välisülikool ei saa lepingut läbi EWP kätte ja/või meie ei näe nende lepinguversiooni, siis

1. Veendu, et kõik lepingu väljad on täidetud ja vastavad sellele, mis olete kokku leppinud (kui lepingus on kokku lepitud ka töötajavahetus, siis ka siin ei tohi keeletaseme nõuded olla märkimata);
2. Kasuta ainult 4-kohalisi erialakoode (nt 0231)
3. Vaata üle, et kõik EWP jaoks olulised väljad on täidetud korrektselt (Home institution EWP: University of Tartu; Host institution EWP: vastav välisülikool; Agreement code: toodud kood on tühikuteta);
4. Paranda vajadusel lepingus toodud kontaktid (et ei oleks e-posti aadresse ilma sinna lisatud kontaktisiku nimeta);
5. Vaata üle lepingu algus- ja lõppkuupäev (algus septembri alguses ja lõpp juuli lõpus);
6. Kui välisülikooli versioonid on tulnud mitmes osas (in/out või study/teaching eraldi), siis palu nende lepingud kustutada, kustuta need ka SoleMove-s "Waiting for signature" all ning läkita neile uuesti enda versioon. Kõik süsteemid peavad suutma vastu võtta ja välja saata lepinguid, kus on tegevused ühes lepingus (tekivad EWP probleemid, kui on lahku löödud).
7. Kui mõlemad versioonid on nähtavad, aga välisülikool (eriti, kui ta on Dashboardi kasutaja) ei näe meie lepingu agreement code'i, siis veendu, et versioonid on ühendatud ja saada neile uus teavitus (Notify host in EWP).

Kui parandused ei ole probleemi lahendanud, siis:

1. Palu neil suhelda enda infosüsteemi arendajaga;
2. Küsi, mis infosüsteemi nad kasutavad;
3. Uuri, mis on nende lepingu agreement code (kui probleem puudutab nende tehtud lepingut);
4. Anna vastav info koos probleemi kirjeldusega (sh, mis on juba tehtud selle parandamiseks) Jaanikale Haljasmäele.

Kasuta abistavaid sorteerimisvõimalusi:

• Näiteks TÜ lepingute puhul otsingufilter “Confirmed by partner, partner’s version not confirmed” – võimaldab leida need lepingud, kus meie versiooni on partner kinnitanud, aga sellega seotud välisülikooli versioon on meie poolt kinnitamata. Otsingu eelduseks, et versioonid on omavahel juba seotud.

Image AddedVälisülikoolid kasutavad väga erinevaid infosüsteeme, mis on sarnaselt SoleMOVE’le EWP andmevahetusega liidestatud. Nende süsteemid võivad töötada teisiti, sh on erinevad terminid ja see, kuidas nad meie lepinguversioone näevad või enda omi teevad/meile saadavad. Seetõttu ollakse erinevas inforuumis ja üks-ühele kirjeldused ei pruugi olla neile mõistetavad. 

...