Page History
| Info |
|---|
ÕIS-is vormistatud õppetööalased esildised ja korraldused saadetakse DHIS-i, kus need kinnitatakse (alates 11.juunist 2020) |
Esildise menetlemine
Esildised kinnitatakse, mitte ei allkirjastata (faili väljal olev fail on PDF vormingus). Selleks tuleb juhil suunamisplokis klõpsata nupule "Kinnitan", mille tagajärjel muutub esildise staatus kehtivaks ja dokumendikanne läheb lukku.
Vt täpsemat juhendit DHISis tegutsemise kohta siit.
Vt ka ÕIS-i juhendit esildisega korralduse vormistamise kohta.
Korralduse menetlemine
Korralduse koostaja korraldust allkirjastama ei pea.
Alates 15106.2020 õppetööalased korraldused kinnitatakse, mitte ei allkirjastata. Vajadusel saab tudengile saatmiseks kinnitatud korralduse digitembeldada.
Vt täpsemat juhendit DHISis tegutsemise kohta siit.
Tegevused ÕISis vormistatud ja DHISis menetletavate korraldustega DHISis.
ÕISis tehtavaid tegevusi vt siit...
Tegevused esildisega (korralduse liigi Prorektori korraldus prodekaani/dekaani esildisega korral)
Peale ÕISis "Väljasta esildis" nupule vajutamist, saadetakse esildis DHISi.
Metaandmeväljad täituvad vajalike andmetega automaatselt ÕISi sisestatud andmete alusel.
Väljale "Dokumendi fail(id)" tekib valgel põhjal esildise PDF fail.
Luuakse automaatne suunamine esildise kinnitajale kinnitamiseks (roll: kinnitamiseks).
Esildise staatus on "KAVAND".
Esildise kinnitamine
Kinnitaja saab e-postile teate kinnitamist vajavast dokumendist. Tööülesanne ilmub ka DHIS avalehel.
Kinnitaja vajutab suunamiste jaotises rohelisele nupule "Kinnitan".
Esildise staatus muutub automaatselt "KEHTIV".
Peale kinnitamist läheb esildise kanne lukku, ning seda ei saa enam muuta (MUUDA nupp kaob).
Esildise tühistamine
Esildist saab tühistada kas esildise kinnitaja vajutades nupule "Lükkan tagasi" ehk esildist mitte kinnitades (suunamise plokis).
Või ÕISi spetsialist muutes esildise staatuse DHISis käsitsi staatusesse "TÜHISTATUD"
1) Vajuta "Muuda". Avaneb dokumendi muutmise vorm.
2) Muuda välja "Staatus" väärtus "TÜHISTATUD".
3) Vajuta "Salvesta".
Info esildise tühistamise kohta liigub ÕISi.
Kui esildise staatus on "KEHTIV", aga selle alusel tehtav korraldus ei ole veel koostatud või allkirjastatud, saab küll esildist tühistada aga selleks peab kontakteeruma kantseleiga, kes kinnitamisel lukutunud esildise kande lahti lukustab.
Esildise muutmine
Esildist saab muuta kuni see ei ole DHISis kinnitatud. Kui esildise staatus on "KEHTIV", aga selle alusel tehtav korraldus ei ole veel koostatud või allkirjastatud, saab küll esildist muuta aga selleks peab kontakteeruma kantseleiga, kes kinnitamisel lukutunud esildise kande lahti lukustab. Ivika, kas kinnitatud esildist peaks saama ÕISist muutma minna? Ehk samm tagasi ja uuesti andmete saatmine DHISi mis andmed üle kirjutab? Siis seda lahtilukustamist pole vaja, kui ÕIsi poolt uued andmed saaetakse ja kanne üle kirjutatakse.
Kuni esildis on staatuses "KAVAND", saab seda minna muutma ÕISist. Kui ÕISis minnakse muutma, tühistatakse DHISis loodud suunamised, kanne läheb lukku kuniks ÕISist saadetakse uued andmed DHISi.
Andmete saatmisel ÕISist luuakse uus PDF fail ning uus suunamine esildise kinnitajale.
Tegevused korraldusega
Peale ÕISis "Väljasta korraldus" nupule vajutamist saadetakse korraldus DHISi.
Metaandmeväljad täituvad vajalike andmetega automaatselt ÕISi sisestatud andmete alusel.
Väljale "Allkirjastatud fail" tekib BDOC fail allkirjastaja struktuuriüksuse mallile paigutatud korralduse PDF failiga.
Korralduse staatus on "KAVAND"
Tekib automaatne järjestiksuunamine
1) Roll: allkirjastamiseks - korralduse allkirjastajale NB! Koostaja viisat ei ole digitaalsele korraldusele tarvis kui seda ei nõua vastavad õigusaktid mis reguleerivad korralduse loomist.
2) Roll: teadmiseks - struktuuriüksuse sekretäride grupile jt kes on ÕISis määratud DHISi teavituse saajaks.
NB! Kasutajal on alati võimalus ise suunamisi juurde lisada.
Struktuuriüksuse sekretärid peaksid dokumendi ise suunama edasi asjasse puutuvatele töötajatele. Nt stipendiumi määramise/maksmise lõpetamise korraldused teadmiseks ka rahandusosakonnast Vilja Rammole.
Korralduse allkirjastamine
Allkirjastaja:
1) Tutvub korraldusega avades faili vajutades faili nimel.
2) Allkirjastab korralduse vajutades faili nimetuse all olevat rohelist "Lisa allkiri" nuppu.
3) Korraldusele tekib registreerimise kuupäev ning staatus muutub "KEHTIV"aks.
4) Teavitus korralduse allkirjastamisest saadetakse struktuuriüksuse sekretäide jt gruppidele kes on määratud teavituse saajaks.
5) Info allkirjastamise kohta saadetakse ÕISi, kus korralduse staatus muutub "Korraldus registreeritud"
Korralduse tühistamine
Kui allkirjastaja leiab korralduses vigu (sisus, vormis vmt) ning ei soovi korraldust allkirjastada, vajutab "Lükka tagasi" nuppu suunamiste plokis (kande metaandmete all).
Niikaua kui korraldust ei ole allkirjastaja poolt allkirjastatud, saab korraldust tühistada ka ÕISi spetsialist.
1) Vajuta "Muuda". Avaneb dokumendi muutmise vorm.
2) Muuda välja "Staatus" väärtus "TÜHISTATUD".
3) Vajuta "Salvesta".
Info korralduse tühistamise kohta liigub ÕISi. Kas ÕISis peab ka veel midagi peale seda tegema??
Info korralduse tagasi lükkamise kohta läheb ÕISi. Siis peaks ju ka teavitus dokumendi koostajale minema, et on tagasi lükatud...
Korralduse muutmine
Niikaua kui korraldust ei ole allkirjastaja poolt allkirjastatud, saab korraldust muuta.
Selleks tuleb ÕISis minna samm tagasi (vt lähemalt siit), teha vastavad muudatused ning saata muudetud korralduse andmed uuesti DHISi. Kanne läheb lukku sel momendil kui ÕISis muudeti korraldus staatusesse " ...". Eelnevalt tehtud suunamised tühistatakse ning dokumendi uuesti DHIsi saatmisel tehakse uued suunamised.
Allkirjastatud korraldust ei saa ega tohi DHISis muuta. Selleks tuleb algatada ÕISis korralduse muutmise korraldus või korralduse tühistamise korraldus.
Overview
Content Tools