Selle Erasmus+ tegevuse raames on võimalik teha õpirände koostööd programmiriikidega – kõik Euroopa Liidu liikmes- ja majanduspiirkonna riikid ning mõned kandidaatriigid: Austria, Belgia, Bulgaaria, Hispaania, Holland, Horvaatia, Iirimaa, Island, Itaalia, Kreeka, Küpros, Leedu, Liechtenstein, Luksemburg, Läti, Malta, Norra, Poola, Portugal, Prantsusmaa, Põhja-Makedoonia Vabariik, Rootsi, Rumeenia, Saksamaa, Serbia, Slovakkia, Sloveenia, Soome, Taani, Tšehhi, Türgi, Ungari.
TÜ ERIALAÜKSUSTE LEPINGUTE OTSIMINE SOLEMOVE SÜSTEEMIS
Avalik vaade:
https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (ei logi sisse)-> Exchange destinations Abroad and feedback->Your home unit (otsi erialaüksus)->Advanced search->Exchange program->Erasmus+ Europe
Koordinaatori vaade:
https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (logi sisse UT kasutajaga)->Agreements
Agreements->Home >Home institution (erialaüksus)-> Exchange program->Erasmus+ EuropeEurope:
UUE LEPINGU KOOSTAMINE
Erasmus+ 2021-2027 (KA131) perioodi koostöölepingud tuleb sõlmida digitaalselt EWP andmevahetuse vahendusel.
TÜ kasutab lepingute ja õpirännete haldamiseks SoleMOVE SoleMove mobiilsustarkvara, mis on ühendatud EWP andmevahetusega. Läbi andmevahetuse lepingut (IIA) sõlmides töötavad mõlemad pooled oma infosüsteemis enda lepinguversiooniga, mille nad saadavad teisele poolele EWP abil kinnitamiseks. Seega, lepingul on lepingul kaks eksemplari. Lepingu koostamisel on kaks võimalust:
- 2021/22 kehtiva Varasema IIA põhjal: ava (pliiatsi märgist) ja kopeeri (Copy) olemasolev leping, muuda andmed (sh agreement name ja agreement code ning lepingu kehtivus), salvesta, allkirjasta ja teavita partnerülikooli (Notify host in EWP). Täpsemalt väljade täitmist vt variant 2.
- Uue IIA loomine vana aluseks võtmata:Agreements->Add new
Lepingu üldinfo täitmine (kui ei kopeerinud vana lepingut):
...
Digitally signed (in effect): „yes“ märgistub automaatselt, kui leping TÜ poolt allkirjastatakse
Name of agreement: Näiteks KA131 LV RIGA01 023RIGA01 023, kus KA131 on Erasmus+ projekt 2021-2027 (eelmine periood oli K103); LV RIGA01 – vastava välisülikooli Erasmuse kood; 023 0230 – lepingu study area code. Vajadusel lisa ka sõnaline eristus.
Exchange program: Erasmus+ Europe (programmiriikidevaheline)
Home institution EWP: University of Tartu (TÜ, mitte allüksus – seob lepingu TÜ andmevahetusega)
Host institution EWP: nt University of Turku (alati ülikool, mitte allüksus)
...
Host institutions: nt University of Turku (alusta nimetuse sisestamist ja vali pakutavast sobiv; kui vastavat ülikooli ei ole sisestatud SoleMOVE’i, pöördu Jaanika Haljasmäe poole, saates liskas ülikooli ametlikule nimele ka selle Erasmuse kood)
Start date: 01.0809.2022 2025(kui alguseks 20222025/2326. õppeaasta). Palun mitte märkida alguseks augustit (välisülikooli süsteemis võib august automaatselt tähistada eelmist õppeaastat)
End date: 31.0807.2029(kui lõpuks 2028/29 õppeaasta, mis on maksimaalne võimalik)
Send email reminder: pole vaja märkida, kui leping kehtib standardse aja
EU subject area: nt 023 Erialavaldkond, milles õpirände kokku lepite. Nt 0231-Languages, not further defined (alusta nimetuse või koodi sisestamist, pakub nimistust valikuid); saab vajadusel valida mitu (vt EU subject area nimistut) NB! Kasutada tuleb 4-kohalist koodi!
Applications are addressed to this program: No
Agreement code: variant a) kopeeri „Name of agreement“ ja eemalda tühikud või variant b) pane sõnaline kood, nt TartuTurkuGeography (NB! väldi Väldi erilisi sümboleid ja tühikuid; tegemist on EWP jaoks olulise tehnilise väljaga). Kui sõlmida sama ülikooliga uus leping, siis peab lepingu kood eelmisest erinema (nt TartuTurkuGeography ja TartuTurkuGeography2024).
Partner's agreement code: tekib lepingu sidumisel välisülikooli vastava lepinguversiooniga
Additional information: lisainfo vajadusel, nt „leping sõlmitud paberil“ või "kokkulepe e-kirja teel"TÜ-siseseks kasutamiseks
Subject of agreement: vali rippmenüüst nt „Studying“ (üliõpilasvahetus) ja „Teaching“ (õppejõuvahetus). Kui kokkulepe ainult üheks tegevuseks, siis vastavalt see üks tegevus. Valik annab järgmises etapis võimaluse lisada vastava tegevuse õpirände kokkulepped (kvoodid)
Salvestada (Save),seejärel tekib võimalus lisada õpirände kvoodid kõigiks määratud tegevusteks mõlemal suunal (kui aluseks kopeeritud vana leping, siis kuvab juba vanu kvoote, mida saab muuta)
Õpirännete kvootide kokkuleppimine:
Iga tegevuse (nt studying ja teaching) osas tuleb märkida mõlemal suunal (incoming/outgoing) kokkulepped/kvoodid, selleks vastava tegevuse all vali „add new“, tekivad lahtrid täitmiseks:
...
Field of education clarification: märgi, kui eriala vajab täpsustamist (nt valdkond 0230231-languages, täpsustaval real German studies)
...
Availability: märgi ainult, kui tudengite vahetus võib toimuda kindlal semestril (nt kevad) või kui võetakse vastu ainult terveks õppeaastaks (st semestriks ei saa minna/tulla), üldjuhul jäta „Not Specified“
Blended mobility: „Yes“,kui on plaanis ka põimitud õpiränded (5-30 päeva füüsiline õpiränne+ virtuaalne osa, kokku minimaalselt 3 ECTS)
...
Language requirement: vajuta „Add language“, tekib võimalus märkida keelenõuded (incoming alati English B2); pärast sisestamist vajuta uuesti „Add language“, et lisaks märgitud keelenõude ja „Save“. Ära jäta keeletaseme lahtreid tühjaks.
Incoming teaching/outgoing teaching sektsioonides kõik sarnane, aga keelenõuet pole vaja lisada (võib lisada). Kvoodi kvoodi kokkuleppimisel märkida „Number of places“ (nt 2) ja „Duration (days)“ (nt 14). Ära jäta keeletaseme lahtreid tühjaks.
Documents and links: lisamiseks vajuta „Add new“;Võimalus lisada a) välisülikooli infokirju (valida suunaks „out“ ehk TÜ väljaminevad üliõpilased ja avaldamiseks „public“): b) paberil allkirjastatud koostööleping või koostööd kinnitav e-kiri (suunaks „both“ ja avaldamise osas „private“, et ei läheks avalikku vaatesse)
Partner's contact persons: lisa partnerülikooli kontaktläbi„Add new“ otsides SoleMOVE SoleMove sisestatud kontaktidest (Search partners' contact persons ->vastav riik ja nime- või e-postiaadressi osa); kui süsteemis seda kontakti veel ei ole, siis lisa otse lepingusse; salvestamiseks „Save contact person“ Veendu, et lepingus ei oleks kontakte, kus on nime väljad tühjad (toodud ainult e-post).
Organisation's contact persons: lisa TÜ poolne kontaktläbi „Add new“ – saab lisada ainult koordinaatori, kes on ka SoleMOVE kasutaja (Search user to be added as contact); lisa „Responsibility“-> Departmental Coordinator; Märgi, kas tegemist on allkirjastaga->“Signatory“->“Yes“; salvestamiseks „Save contact person“
...
Sign agreement:allkirjasta leping (kinnita digitaalselt)
Notify host in EWP:tee teeb digitaalselt kinnitatud leping lepingu läbi andmevahetuse (EWP) välisülikoolile nähtavaks
Check from EWP: kuvab nimekirja vastava välisülikooli poolt Tartu Ülikoolile tehtud lepinguversioonidest (leides vaste antud lepingule, märgi see ära ja seo (Connect) lepinguga, mille andmetel oled (lepingule tekib nende lepinguversiooni number ehk Partner's agreement code). Pane tähele, kas välisülikooli kuvab EWP-s nimega (nt University of the Basque Country) või SCHAC koodiga (ehu.eus). Seda on oluline teada välisülikooli IIA versiooni Waiting for Signature all otsides (seal toiub nende IIA kinnitamine).
Välisülikooli digitaalne kinnitus ja nende lepinguversiooni info lepingul:
VÄLISÜLIKOOLI LEPINGUVERSIOON
Läbi andmevahetuse (EWP) lepingut sõlmides töötavad mõlemad pooled oma infosüsteemis enda lepinguversiooniga, mille nad saadavad teisele poolele EWP abil kinnitamiseks. Seega on lepingul kaks eksemplari. Lepingu saab digitaalselt sõlmituks lugeda, kui:
...
Oluline on veenduda, et eksemplaride andmed klapiks (kvoodid, kehtivus õppeaastates). Enda lepingu versiooni saab muuta ka pärast selle allkirjastamist. Välisülikooli lepinguversioon tuleb meile läbi EWP pildina, seda ei saa meie muuta.
Välisülikoolide lepinguversioonid on nähtavad:
1) enda lepingul ülal paremal "Check from EWP" kaudu (siin vaates ei saa neid kinnitada, ainult oma IIAga ühendada) ja
2) „Waiting for signature“ saki all: Agreements->Waiting for signature (siin saab neid kinnitada)
NB! Vaade kuvab kõiki Tartu Ülikoolile EWP kaudu suunatud partnerülikoolide lepinguid, tegemist ei ole vaid erialaüksuse vaatega. Lepinguid saab eristada õppevaldkonna koodi (EU subject area) alusel või veelgi hõlpsamini - sisestades väljal Partner's IIA code välisülikooli lepingu kood.
Allkirjasta välisülikooli eksemplar ainult siis, kui see on juba seotud meie lepinguga "Agreements" all.
Välisülikooli versiooni saab Waiting for Signature all otsida järgmiselt:
- Partneriülikooli nimega (Partner);
- Partneri lepingu koodi alusel (Partner’s IIA code), kood, mida näeb enda lepingul Agreements all, kui olete lepingud Check from EWP kaudu ühendanud;
- Enda lepingu koodi alusel (Own IIA code) - eeldusel, et lepingud on seotud;
- Välisülikooli SCHAC koodi alusel (selleks eraldi otsinguväli Partner's SCHAC code). SCHAC kood identifitseerib EWPga liitunud asutuse (TÜ-l ut.ee), koodid on nii SoleMove’s asutuse infos (units and partners) kui ka EWP statistika portaalis.
SÕLMITUD LEPINGU MUUTMINE
- Pooled peaks kokku leppima, kumb muudatuste vormistamisega alustab ja teise poolega jagab;
- Muudetakse olemasolevat lepingut (nii meie kui välisülikooli versiooni);
Kui tegemist on teie lepingu välisülikooli eksemplariga, siis saab selle üle vaadata ja sobivuse korral allkirjastada (Sign agreement).
SOOVITUSED
- Muudatuste algatamisel tuleb mõlemad versioonid ka mõlemalt poolt uuesti kinnitada (muutmisel senine kinnitus kaob, näha on see siiski „History“ all eelmisel versioonil).
- Kui tahta lepingus muuta kvooti või midagi muud väga olulist (nt üliõpilaste arvu järgmisest õppeaastast), siis palun lepingus selgitusse märkida (Additional information) milline kvoot millal kehtib (nt kuni 2023/24 2 üliõpilast, alates 2024/25 1 üliõpilane). Vastasel juhul on õpirännete haldajatel keeruline kvootidest aru saada.
- Olulise muudatuse korral võiks selguse huvides kaaluda senise lepingu lõpetamist ja uue vormistamist. Uuel lepingul tuleb kasutada uut lepingu koodi (agreement code).
- Kui partner saadab lepingu muudatuse, aga soovite jääda senise versiooni juurde: nende muudetud lepingut mitte kinnitada, saata enda (kehtivalt) lepingult uuesti „Notify host in EWP“. Selliselt minnakse tagasi varasema versiooni juurde, mida ei tule enam uuesti kinnitada.
Lepingu kustutamine
Lepinguversiooni kustutamise peaks eelnevalt teise poolega kokku leppima. Kui välisülikooli versioon Waiting for Signature all on meie poolt kinnitamata, siis saate selle sealt kustutada, aga nemad ise peavad selle ka kustutama, et see EWP andmetest kaoks. Kui lepite partneriga kokku, et kustutate välisülikooli lepingu, mis on juba kinnitatud, siis seda saab kustutada ainult SoleMove-i esindaja. Lepingud (enda ja välisülikooli versioon) tuleb kustutamiseks ka lahti siduda.
Kui lepinguga (meie versiooniga) on seotud mõni avaldus, siis ei saa seda SoleMove-st kustutada.
Lepingu lõpetamine
Kui olete teise poolega e-kirja teel kokku leppInud, et lõpetate lepingu enne selle kehtivusaja lõppu, siis saate kasutada oma lepingul ülal uut nuppu „Terminate“.
Välisülikooli saadetakse EWP vahendusel ka vastavasisuline teade.
SOOVITUSED
Vaata ka SoleMOVE ülevaatlik juhis koostööleppe sõlmimiseks EWP vahendusel
Olles lepingu Olles lepingu enda poolt kinnitanud ning välisülikoolile saatnud (Notify host in EWP) anna välisülikoolile kontaktisikule e-kirja teel teada, et oled lepingu teinud ja EWP vahendusel neile saatnud (mainides, mis on lepingu EU subject area ja agreement code). Palu teada anda, kas nad on lepingu kätte saanud ning teinud ka enda versiooni. Vajadusel saab seejärel teha enda versioonis muudatusi või paluda neil enda versiooni muuta, et need vastaks mõlemalt poolt teie sisulistele kokkulepetele (sh kehtivus). Kui välisülikool ei saa lepingut läbi EWP kätte ja/või meie ei näe nende lepinguversiooni, siis
- palu neil suhelda enda infosüsteemi arendajaga
- küsi, mis infosüsteemi nad kasutavad
- uuri, mis on nende lepingu agreement code (kui probleem puudutab nende tehtud lepingut)
- anna vastav info Jaanikale Haljasmäele, et saaks päringu saata SoleMOVE kontaktisikule.
...
kõik klapib, siis ühendage enda ja välisülikooli versioonid ning kinnitage mõlemad.
Kasuta abistavaid sorteerimisvõimalusi:
- Näiteks TÜ lepingute puhul otsingufilter “Confirmed by partner, partner’s version not confirmed” – võimaldab leida need lepingud, kus meie versiooni on partner kinnitanud, aga sellega seotud välisülikooli versioon on meie poolt kinnitamata. Otsingu eelduseks, et versioonid on omavahel juba seotud.
| Info |
|---|
VANA LEPINGU (KA103) AJUTINE PIKENDAMINE 2022/23. ÕPPEAASTAKS
- Otsi SoleMOVE'st olemasolev leping (mis kehtib kuni 31.08.2022): Agreements->Home institution (erialaüksus)-> Exchange program->Erasmus+ Europe->Host institution (otsi nime järgi vastav ülikool)
- Ava lepingu andmed (pliiatsi märgist), muuda lepingu kehtivust (end date) kuni 31.08.2023
- Lisa info, et tegemist on e-kirja teel pikendatud lepinguga (Additional information lahtrisse)
- Lae üles kirjavahetus välisülikooliga (Documents->Add new-> avaldamiseks vali Private)
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Küsimuste korral pöördu: Jaanika Haljasmäe, erasmus@ut.ee, TÜ rahvusvahelise õpirände keskus (RÕK) |
...