Page History
Please find English version here.
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
I TEGEVUSED ENNE
PAKKUMUSEPAKKUMUSTE ESITAMISE TÄHTAEGA
Raamlepingu alusel
tehtavapäringu sisestamine ja pakkumuskutse saatmine
Uue päringu alustamine
Uue raamlepingu alusel tehtava päringu koostamiseks tuleb DHIS menüüst Lisa uus valida Päring -> Raamlepingu alusel päring
Päringut koostama viivad ka mitmed otselingid siseveebis. Otselingid võivad olla seadistatud selliselt, et raamleping, mille alusel päringut koostatakse, on juba eeltäidetud.
Päringu andmed
Alusta päringu andmete sisestamist.
Vali raamlepingu liik ripp-menüüst:
Tutvu väljade täitmisel ka abitekstidega hoides arvutihiirt ikoonil 
.
1) Vali päringule nimetus e lühike pealkiri.
2) Vali päringu liik ripp-menüüst:
Päringu liiki valides teed valiku selle kohta, kuidas soovid päringusse andmeid sisestada. Alati saab päringu andmed sisestada väljale Päringu kirjeldus ja/või lisada päringu andmed failina. Osade teenuste tellimiseks on lisaks eelnimetatule võimalik päringu andmed soovi korral sisestada ka vastavasse ankeeti. Seega:
- vali Kõik päringud, kui lisad kõik päringu lähteandmed väljale Päringu kirjeldus ja/või lisad need failina;
- vali Reisiteenuse päring, kui koostad päringut reisiteenuse raamlepingu alusel hankimiseks ning soovid andmete sisestamisel kasutada selle raamlepingu alusel tehtavate päringute jaoks loodud ankeeti (reisipäringu e-vorm). Ankeet avaneb päringu koostamise lehe lõppu plokina Reisipäringu andmed (avaneb reisipäringu korral). Selle valiku puhul pole vaja välja Lühikirjeldus täita, sest kõik päringuga seotud andmed sisestad ankeeti ning sisestatud andmetest luuakse päringu juurde trükivorm.spetsiaalset ankeeti. Ankeet avaneb plokis nimega
. Ankeeti sisestatud andmetest tuleb päringu juurde luua trükifail (vt lähemalt Reisipäringu ankeet);
- vali Toitlustusteenuse päring kui koostad päringut toitlustusteenuse raamlepingu alusel ning soovid andmete sisestamisel kasutada selle raamlepingu alusel tehtavate päringute jaoks loodud ankeeti. Ankeet avaneb päringu koostamise lehe lõppu plokina Toitlustuspäringu andmed (avaneb toitlustuspäringu korral). Selle valiku puhul pole vaja välja Lühikirjeldus täita, sest kõik päringuga seotud andmed sisestad ankeeti ning sisestatud andmetest luuakse päringu juurde trükivorm.
Vali ripp-menüüst Reisiteenuste päring või Toitlustusteenuse päring ainult siis, kui soovid päringu andmed ankeeti sisestada. Kui sa ankeeti täita ei soovi, vali Muu päring ning sisesta päringu andmed vabas vormis väljale Lühikirjeldus ja/või lisa päringu andmed failina.
- vali Muu päring kõikide raamlepingute alusel päringu koostamiste puhul, va. kui tahad reisi- või toitlustusteenuse raamlepingu alusel tehtavate päringute andmete sisestamisel kasutada vastavaid ankeete.
Sisesta ülejäänud päringu andmed
Vali raamlepingu nimetus ja number- hankimiseks ning soovid andmed sisestada spetsiaalsesse ankeeti. Ankeet avaneb plokis nimega
Ankeeti sisestatud andmetest tuleb päringu juurde luua trükifail (vt lähemalt Toitlustusteenuse ankeet).
3) Vali raamlepingu nimetus - õige raamlepingu leidmiseks hakka sisestama raamlepingu nime, kuvatakse nimekiri kõigist kehtivatest
raamlepingu nimetustest, milles sisestatav sõna esineb. Kui tulid päringu koostamise lehele läbi otsetee lingi, siis on see väli eeltäidetud ja sa seda välja muutma ei pea.
Veendu, et valisid õige
raamlepingu.
- Otsingu järgi avanevas nimekirjas on üleülikooliliste raamlepingute nimetuse ees 0. Nende raamlepingute alusel võivad päringuid esitada kõik ülikooli struktuuriüksused.
- Raamlepingud, mille nimetuse ees on struktuuriüksuse kood, on algatatud selle üksuse poolt ning päringuid nende alusel võib teha ainult kokkuleppel raamlepingus märgitud ülikoolipoolse kontaktisikuga.
Kui tulid päringu koostamise lehele läbi otsetee lingi, siis on see väli eeltäidetud ja sa seda välja muutma ei pea.
4) Riigihanke viitenumber (täitub automaatselt kui raamleping valitud)
5) Sisesta päringu
kirjeldus ja/või lisa see faili(de)na järgmisele väljale
Päringu kirjeldus failina...
. Kui valisid päringu liigiks Reisiteenuste päring või Toitlustusteenuse päring, siis seda välja täitma ei pea (kuid võib).
- Kirjelda tellitavat teenust või ostetavat asja võimalikult põhjalikult ning üheselt arusaadavalt. Märgi kindlasti ka soovitud kogus, tarneaadress/teenuse osutamise koht, kõik teenused/lisad, mis peavad sisalduma pakkumuse maksumuses jne. Kui viitad tingimustes konkreetse toote nimetusele, margile, kaubamärgile vms, lisa alati juurde „või samaväärne“.
- Sisestusala suurendamiseks sikuta kast alt paremalt servast suuremaks.
6) Lisa projekti tunnus (number, nimetus vms), kui on teada, mis projekti(de)st
on kulutus finantseeritav ja kui selline teavituskohustus on rahastaja nõue.
Anchor reisipäringuankeet reisipäringuankeet
Reisipäringu ankeet (avaneb kui päringu liigiks on valitud reisiteenuse päring)
| reisipäringuankeet | |
| reisipäringuankeet |
Kui ankeet on avatud (st oled valinud päringu liigiks Reisiteenuse päring), tuleb see täita ja sellest päringu juurde trükifail koostada. Kui sa ankeeti täita ei taha, vali päringu andmeid sisestades päringu liigiks Kõik päringud.
Sisesta reisipäringu andmed ankeeti. Täida väljad vastavalt oma vajadusele. Kõik teenused, mida päringuga hangid, tuleb linnutada. Näiteks kui soovid majutust, tuleb Majutus järel kasti teha linnuke. Kui jätad teenuse nimetuse järel kastikese linnutamata, kajastub see pakkujatele saadetavas trükifailis, et sa ei soovi seda teenust: Majutus - Ei.
Tutvu väljade täitmisel abitekstidega hoides arvutihiirt ikoonil .
Ankeeti sisestatud päringu andmetest tuleb koostada trükifail. Faili loomiseks kõigepealt salvesta päring - vajuta nuppu Salvesta. Seejärel keri salvestatud päringu lõppu kuni jõuad:
Vajuta nuppu Loo fail. Päringu andmetesse tekkis uus väli nimetusega Trükifail ja docx formaadis fail:
Võid päringu koos sisestatud andmetega salvestada ja päringu andmeid hiljem täiendada.
Kui muudad/täiendad andmeid ankeedis, uuenda alati ka trükifaili.
Anchor toitlustusteenuseankeet toitlustusteenuseankeet
Toitlustuspäringu ankeet (avaneb kui päringu liigiks on valitud toitlustusteenuse päring)
| toitlustusteenuseankeet | |
| toitlustusteenuseankeet |
Kui ankeet on avatud (st oled valinud päringu liigiks Toitlustusteenuse päring), tuleb see täita ja sellest päringu juurde trükifail koostada. Kui sa ankeeti täita ei taha, vali päringu andmeid sisestades päringu liigiks Kõik päringud.
Sisesta toitlustuspäringu andmed ankeeti. Täida väljad vastavalt oma vajadusele.
Tutvu väljade täitmise abitekstidega hoides arvutihiirt ikoonil .
Ankeeti sisestatud päringu andmetest tuleb koostada trükifail. Faili loomiseks kõigepealt salvesta päring - vajuta nuppu Salvesta. Seejärel keri salvestatud päringu lõppu kuni jõuad:
Vajuta nuppu Loo fail. Päringu andmetesse tekkis uus väli nimetusega Trükifail ja docx formaadis fail:
Võid päringu koos sisestatud andmetega salvestada ja päringu andmeid hiljem täiendada.
Kui muudad/täiendad andmeid ankeedis, uuenda alati ka trükifaili.
Päringu tingimused
1) Sisesta pakkumuse esitamise tähtaeg, so tähtaeg, mis ajani saavad pakkujad pakkumusi esitada ja mille möödudes saab hankija pakkumustega tutvuda.
- Lisa kuupäevja kellaaeg.
- Anna pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks. Veendu, et oled pakkumuste esitamise tähtaja seadnud vastavalt raamlepingu tingimustele (vt kehtivad raamlepingud).
- Kord juba
- saadetud pakkumuskutsetega päringus pole pakkumuste esitamise tähtaega võimalik enam muuta. Kui pakkuja palub pakkumuste esitamise tähtaega pikendada ja hankija on sellega nõus, tuleb kõiki pakkumuskutse saanud ettevõtjaid teavitada, et päringule pakkumusi ei oota ning koostada uus päring.
- Olemasolevale päringule tuleb pärast pakkumuste esitamise tähtaja
- möödumist teha "ei"-otsus põhjendusega "päring tühistati".
2) Sisesta tellimuse täitmise tähtaeg e.
mis ajaks hiljemalt peab teenus olema osutatud või asi tarnitud. Kui sisestad tarneaja päevades/kuudes/nädalates
, siis hakkab kättesaamise aja arvestus päringu kohta otsuse tegemisest ehk tellimuse kinnitamisest (või kui päringu tulemusena sõlmitakse ostu-müügileping, siis lepingu sõlmimisest). Näiteks "10 kuud", "4 nädala jooksul". Võib sisestada ka konkreetse kuupäevana, näiteks "21.05.2022", "mitte hiljem kui 01.10.2022" vms. Konkreetset kuupäeva seades arvesta, et
jääks piisavalt aega pakkumiste läbivaatamisele, vajadusel täpsustuste küsimisele ning otsuse tegemisele. Kui tegemist on reisikorraldusteenuse päringuga, on tellimuse täitmise tähtajaks reisi toimumisaeg.
3) Pakkumuse jõusoleku aeg - anna
teada kui kaua peab pakkumus jõus olema alates pakkumuste esitamise tähtajast, näiteks "Pakkumus peab olema jõus vähemalt 30 päeva pakkumuste esitamise tähtajast." Otsustamise ajal saab olla aluseks ainult kehtiv pakkumine. Pakkumuse
kehtivusaeg algab pakkumuse esitamise tähtajast ning peab olema nii pikk, et
kehtiva pakkumuse kohta jõutakse teha otsus
ehk kinnitada tellimus
/sõlmida
ostu-müügileping. Üldjuhul
- Kriteerium - Anna teada, mille alusel valid eduka pakkuja. Eelsisestatud on üleülikooliliste raamlepingute eduka pakkuja valimise kriteerium - madalaim maksumus. Kui raamleping võimaldab ka muid hindamiskriteeriume seada, siis vajadusel muuda/täienda.
võikski määrata pakkumiste jõusoleku ajaks 30 päeva, erandiks võivad olla mõnede ajakriitilisemate raamlepingute alusel tehtavad päringud (tutvu reisikorraldusteenuste raamlepingu tingimustega). Vajadusel muuda või täienda eelsisestatud teksti.
4) Eeldatav maksumus - sisesta vaid juhul kui soovid, et pakkujad teaksid, kui suure kulutusega oled arvestanud.
Sisestatud summa pole pakkujatele kohustuseks.
5) Hindamiskriteerium - raamlepingute alusel tehtud päringute puhul on hindamiskriteeriumiks alati madalaim maksumus, st edukaks valitakse tingimustele vastavate pakkumuste seast madalaima maksumusega pakkumus.
6)
Pakkumuses esitatavad dokumendid/andmed - Anna teada, mis dokumendid tuleb pakkumuse koosseisus esitada. Vajadusel muuda/täienda eelsisestatud teksti.
- pakkumise (toote/teenuse) tehnilist kirjeldust, mille alusel on võimalik kontrollida, et pakkumine vastab kõikidele esitatud tingimustele;
- pakkumise maksumust ja kinnitust, et maksumus on lõplik ja sisaldab kõiki kulusid.
Veendu, et päringus esitatud nõuded ja tingimused on kooskõlas raamlepinguga!
Pakkuja andmed
Vastavalt valitud raamlepingule (väli Raamlepingu nimetus ja number) täituvad siia selle raamlepingu partnerite kontaktandmed ) täidetakse pakkujate andmed automaatselt.
Ära lisa/muuda ise pakkuja pakkujate andmeid.
Kui tead, et raamlepingu partneri eelsisestatud kontaktandmed on valed või muutunud, teavita sellest pkabi@ut.ee.
Päringu meeskond
Vajadusel lisa päringu juurde meeskonnaliikmeid
warningLisa kindlasti meeskonnaliige või mitu oma struktuuriüksusest, kui tead et lähed puhkusele või mõnel muul põhjusel ei saa vastata ise operatiivselt päringu kohta tekkinud küsimustele, vaadata piisavalt kiiresti läbi pakkumusi ja teha otsust päringu kohta.
Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:
- pakkuja on esitanud küsimuse päringu kohta,
- pakkumuste esitamise tähtaeg on möödunud,
- pakkuja on vastanud küsimusele pakkumise kohta,
- pakkumuste esitamise tähtajast on möödunud 1 kuu (juhul kui selleks ajaks pole päringu kohta otsust tehtud).
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus (ei pea selleks meeskonda lisama).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise muuta ja otsuseid teha ei saa).
Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.
Meeskonna liikmete lisamine
Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega). See on ka ainuke asi, mida päringu juurde muuta saab pärast pakkumuste esitamise tähataja möödumist.
Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb:
Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta 
ja seejärel 
Reisipäringu ankeet (avaneb reisipäringu korral)
Kui ankeet on avatud (st oled valinud raamlepingu liigiks Reisiteenuse päring), tuleb see täita.
Kui sa ankeeti täita ei taha, vali päringu koostamise lehe alguses raamlepingu liigiks Muu päring.
Sisesta reisipäringu andmed ankeeti.
Võid päringu koos sisestatud andmetega salvestada ja pakkumuskutse hiljem saata. Salvestatud päringu andmed on muudetavad kuni päringu andmetesse sisestatud pakkumuse esitamise tähtajani.
Kui salvestad päringu hilisemaks täiendamiseks, kontrolli et pakkumuste esitamise tähtaja sisestasid piisavalt pikalt tulevikku. Pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist eelsisestatud ja salvestatud päringut enam muuta ei saa.
Pakkumuskutse saatmiseks tuleb ankeedist trükifail koostada. Faili loomiseks kõigepealt salvesta päring - vajuta nuppu Salvesta.
Keri salvestatud päringut allapoole kuni jõuad plokini:
Vajuta nuppu Loo fail.
Päringu andmete lõppu tekkis uus väli nimetusega Trükifail ja pdf formaadis fail:
Veendu, et sisestatud andmed on ammendavad ja õiged.
Nüüd saad pakkumuskutse teele saata vajutades nuppu 
.
Anchor teade teade
Päringu andmete täiendamine
| teade | |
| teade |
Pärast pakkumiskutsete välja saatmist kuni pakkumuste esitamise tähtajani saad saata pakkujatele vajadusel teateid täienenud päringu andmetest või tingimustest.
Päringu kohta saadetud teated on osa päringu lähteandmetest.
Päringu andmeid täiendades arvesta, et pakkujatele jääks piisavalt aega täienenud lähteandmetega päringule pakkumuse koostamiseks, sest päringule seatud pakkumuste esitamise tähtaega muuta ei saa!
Kui teate saatmise aja ja pakkumuste esitamise tähtaja vahele jääb liiga vähe aega, tuleb päring pigem tühistada ja koostada uus päring. Sel juhul saada pakkujatele teade, et päringu andmed on täienenud ja kuna pakkumuste esitamiseks jääb liiga vähe aega, siis koostad uue päringu ning olemasolevale päringule pakkumusi ei oota. Olemasolevale päringule tuleb pakkumuste esitamise tähtaja möödumisel koostada eitav otsus põhjendusega "Päring tühistatud, sest päringu lähteandmed muutusid ning pakkujatele ei jäänud piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada".
Päringu kohta teate saatmiseks vajuta nuppu Saada teade:
Avaneb teate lisamise vaade:
Lisa oma sõnum väljale Sisu ning vajuta nuppu Saada teade. Kõikidele pakkumiskutse saanud pakkujatele saadetakse teavituskiri päringu andmete uuendamise kohta.
Saadetud teateid näed päringu vaatamise lehel plokis 
ja saadetud teavituskirju plokis 
.
Toitlustuspäringu ankeet (avaneb toitlustuspäringu korral)
Kui ankeet on avatud (st oled valinud raamlepingu liigiks Toitlustusteenuse päring), tuleb see täita.
Kui sa ankeeti täita ei taha, vali päringu koostamise lehe alguses raamlepingu liigiks Muu päring.
Sisesta reisipäringu andmed ankeeti.
Võid päringu koos sisestatud andmetega salvestada ja pakkumuskutse hiljem saata. Salvestatud päringu andmed on muudetavad kuni päringu andmetesse sisestatud pakkumuse esitamise tähtajani.
Kui salvestad päringu hilisemaks täiendamiseks, kontrolli et pakkumuste esitamise tähtaja sisestasid piisavalt pikalt tulevikku. Pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist eelsisestatud ja salvestatud päringut enam muuta ei saa.
Pakkumuskutse saatmiseks tuleb ankeedist trükifail koostada. Faili loomiseks kõigepealt salvesta päring - vajuta nuppu Salvesta.
Keri salvestatud päringut allapoole kuni jõuad plokini:
Vajuta nuppu Loo fail. Päringusse tekkis uus väli nimetusega Trükifail ja selle järel pdf formaadis fail:
Veendu, et sisestatud andmed on ammendavad ja õiged.
Nüüd saad pakkumuskutse teele saata vajutades nuppu 
.
Päringu kohta esitatud küsimusele vastamine
Pakkuja küsimusele vastamine
Pakkuja esitatud küsimusest päringu kohta saadab DHIS päringu koostajale ja kõigile päringu meeskonna liikmetele teate e-postile. Teates sisalduvale lingile vajutades avaneb küsimuse kuvapäringu vaade. Keri allapoole ja leia plokk 
, ning klõpsa küsimus lahti:
Küsimusele vastamiseks vajuta nuppu Vasta. Avaneb vastamise kuva:
Päringu kohta esitatud küsimuste vastused on osa päringu lähteandmetest.
Kui sinu vastus muudab või täiendab päringu lähteandmeid, siis võta arvesse pakkumuse esitamise tähtaega ja jäta pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.
Päringu Esialgu seatud pakkumuse esitamise tähtaega päringul muuta ei saa. Kui pakkujatele ei jää piisavalt aega täienenud andmeid arvesse võttes pakkumuse esitamiseks, tuleb päringu kohta saata teade (vt Päringu andmete täiendamine) ja koostada uus päring ning olemasolevale päringule tuleb pakkumuste esitamise tähtaja möödumisel koostada eitav otsus põhjendusega "Päringu tühistamine põhjusel, et Päring tühistatud, sest päringu lähteandmed on pakkumuskutse saatmisest muutunud muutusid ning pakkujatele ei jää jäänud piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada" ning koostada uus päring.
Kirjuta vastus väljale Vastus ning vajuta nuppu Saada.
Vastus koos küsimusega kuvatakse pakkuja keskkonnas kõigile pakkujatele.
Küsimuste ja vastuste vaatamine
Päringu andmetest allpool on küsimuste ja vastuste plokk:
Siin näed kõiki päringuga seotud küsimusi ja vastuseid - nii päringu kohta kui ka hiljem, pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist, pakkumuse kohta esitatud küsimusi ja vastuseid.
Päringu tühistamine
Päringu tühistamiseks vajuta nuppu 
.
Avaneb teate lisamise vaade, kuhu saad sisestada kõigile pakkumuskutse saanud pakkujatele teate päringu tühistamise kohta. Kindlasti tuleb päringu tühistamist ka põhjendada, ning kui plaanid uue päringu koostada, siis anna ka sellest pakkujatele teada. Seejärel saad päringu tühistada.
Tühistatud päringu staatus muutub "Lõpetatud", pakkujatele saadetakse teavitus ning pakkujad ei saa enam sellele päringule pakkumisi esitada.
Päringut saab tühistada ainult enne pakkumuste esitamise tähtaja saabumist, st kui päringu staatus on "Pakkumuse ootel". Pärast pakkumuste esitamise tähtaega tuleb päringu lõpetamiseks koostada otsus (vt Otsuse koostamine).
Kord tühistatud päringut ei saa enam taasavada.
II TEGEVUSED PÄRAST
PAKKUMUSEPAKKUMUSTE ESITAMISE TÄHTAEGA
Pakkumuste
hindamine, selgituse küsimineläbivaatamine
Pakkumuse esitamise tähtaja möödudes saadab möödudes saadab DHIS hankijale ja päringu meeskonna liikmetele teavituse tähtaja möödumise kohta. Teavituses on link päringule.
Pakkumuste vastavuse kontroll ja hindamine
Kontrolli, kas päringule on esitatud pakkumusi. Selleks keri päringu andmete lehel allapoole kuni plokini 
Pakkumus(..).
- Kui ploki nimetuse taga sulgudes on 0, pole järelikult ühtegi pakkumust esitatud. Liigu edasi päringu kohta otsust tegema.
- Kui ploki nimetuse taga on sulud ja neis 0-st suurem number, klõpsa plokk lahti:
Kõik pakkumused, mis on staatuses Esitatud ning millel on täidetud väli Summa (kasvõi 0,00 eurot), on hankemenetluses osalevad pakkumused ja tuleb avada!
Kuvatakse esitatud ning tagasi võetud pakkumused. Tagasi võetud pakkumus on pakkuja varem esitatud, kuid enne pakkumuse esitamise tähtajaks tähtaja saabumist tagasi võetud pakkumus. Tagasi võetud pakkumuse summat ei kuvata ja selle sisu pole hankijale nähtav.
nende sisuga (väli Sisu (lisad)).
3) Kontrolli, kas esitatud pakkumus vastab päringu lähteandmetes esitatud tingimustele. Päringu lähteandmed on:
- pakkumiskutses esitatud päringu andmed ja tingimused,
- päringu kohta enne pakkumuste esitamise tähtaega saadetud teated ning
- päringu kohta enne pakkumuste esitamise tähtaega esitatud küsimustele saadetud vastused.
Kui tingimus oli päringu lähteandmetes seatud, siis pakkumus peab sellele ka vastama. Kui pakkumus ei vasta, siis tuleb see pakkumus tagasi lükata ning see pakkumus ei osale hindamisel.
4) Alusta pakkumuste hindamist. Pakkumusi tuleb alati sisuliselt hinnata, st lahtrisse Summa (km-ta) sisestatud number ei saa olla aluseks. Kontrolli alati üle pakkumuses sisalduvad arvutused. Hankija peab enne otsuse tegemist veenduma, et pakkumus, selles tehtud arvutused ja maksumus on õiged ja üheselt arusaadavad.
Kui pakkumuses on ebaselgusi, või lahtrisse Summa (km-ta) kirjutatud maksumus erineb pakkumuses märgitud maksumusest ja selle erinemise põhjus on ebaselge või arvutused pole õiged, tuleb pakkujalt selgitust küsida (vt Pakkumuse kohta kirja saatmine). Pakkumusi muuta ei tohi, seetõttu võib pakkuja pakkumuse kohta anda vaid selgitusi, täpsustusi, kinnitusi vms.
Valida tuleb alati odavaim tingimustele vastav pakkumine.
Liisuheitmine (reisipäring)
Kui reisikorraldusteenuste päringus esitatud tingimustele vastavate pakkumuste seas on mitu võrdse madalaima maksumusega pakkumust, siis tuleb nende pakkumuste vahel liisku heita.
Anna võrdselt edukad pakkumused esitanud pakkujatele teada liisuheitmise aeg, koht ja kord, saates pakkumuse kohta kiri (vt juhendis järgmine punkt). Anna pakkujatele teada, et kui nad soovivad liisuheitmisest osa võtta, võivad nad seda teha äriregistri järgi ametliku esindaja või volitatud esindaja läbi. Viimasel juhul tuleb pakkujal esitada volikiri volitatud esindaja kohta enne liisuheitmist. Lisa teavitusele enda meiliaadress juhuks, kui pakkuja soovib saata esindaja volikirja (läbi pakkuja keskkonna ta faili vastuskirjale lisada ei saa).
Näide liisuheitmise korra kohta: Liisuheitmiseks kasutatakse sedeleid, millele on kantud pakkujate nimed. Sedelid murtakse kokku või asetatakse igaüks eraldi ümbrikusse selliselt, et neid ei ole võimalik väliselt eristada. Enne liisuheitmist sedelid segatakse. Liisutõmbaja, kelleks on pakkuja esindaja või hankija esindaja, tõmbab sedeli ja sellel sedelil märgitud pakkuja pakkumus on edukas.
Liisuheitmise läbiviimise käik ja tulemus tuleb protokollida. Protokoll tuleb lisada päringu kohta tehtava otsuse juurde. Sellekohane märge tuleb teha ka otsust koostades väljale Otsuse põhjendus. Näiteks: "Tingimustele vastavate pakkumuste seas oli madalaima maksumusega pakkumused võrdse maksumusega. Edukas pakkumus selgitati välja liisuheitmise teel. Edukaks osutus …."
Anchor kiripakkujale kiripakkujale
Pakkumuse kohta kirja saatmine
| kiripakkujale | |
| kiripakkujale |
Enne otsuste tegemist peab olema selge, et pakkumus vastab päringu lähteandetes esitatud nõuetele.
Kahtluse korral tuleb pakkujale saata selgituse küsimine.
Selgituse küsimine
Pärast pakkumuse esitamise tähtaega ei tohi pakkumuses esitatud andmeid täiendada ega muuta. Lubatud on vaid pakkumusega esitatud andmete selgitamine ja täpsustamine.
Selgituse küsimiseks Kirja saatmiseks vajuta pakkumuse vaates nupule Esita küsimus. Avaneb küsimuse saatmise aken :(pilt kõrval).
Sisesta küsimus (või teade liisuheitmise aja, koha ja korra kohta) väljale Küsimus ning vajuta nuppu Saada.
DHIS teavitab hankijat ja päringu meeskonna liikmeid esitatud küsimusele laekunud vastusest e-kirja teel. Kirjas Teavituses hankijale on link DHISi päringu lehele.
Kõiki päringuga seotud - nii päringu kui ka pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused on päringu lehel plokis Küsimus/vastus:
Anchor otsusekoostamine otsusekoostamine
Otsuse koostamine
Otsuse tegemine| otsusekoostamine | |
| otsusekoostamine |
Enne otsuse koostamist veendu, et oled tutvunud päringu kohta toimunud teabevahetusega (plokk plokid Teade ja Küsimus/vastus).
Otsuse koostamiseks vajuta päringu andmete all nuppu Koosta otsus.
Kui nupu "Koosta otsus" vajutamisel ei avane otsuse lisamise vaade, kontrolli kas nupu Muuda kõrval on nupp Detailne vaade.
Kui on, siis klõpsa sellel ja saad otsuse koostamisega uuesti alustada (vajuta uuesti Koosta otsus).
Avaneb otsuse lisamise kuva (pilt paremal):
- Sisesta otsuse tegemise kuupäev
1) Vali ripp-menüüst Kas valiti edukas pakkumus?
:
- Jah - valitakse edukas
- Edukas pakkumus - hakka väljale sisestama eduka pakkumuse tegija nime või päringu nime ning vali pakkumuste seast õige;
- Eduka pakkumuse maksumus - väli täitub automaatselt, kui edukas pakkuja on eelmisel väljal valitud.
- (d) pakkumus(ed);
- Ei - edukat pakkumust ei valita.
2) Kui "Jah", st. päringul on edukas(d) pakkumus(ed), siis avaneb tabel kõigi päringule esitatud pakkumustega:
- Vali tabelis edukaks tunnistatava(te) pakkumus(t)e järel veerus Kas valiti edukas pakkumus -> "Jah" ning märgi seejärel veerus Mis summas on edukas (km-ta) see summa, mis osas kavatsed selle pakkumuse edukaks tunnistada. Kui olid päringus küsinud ja pakuti ühikuhinda, siis on eduka pakkumuse maksumuseks käibemaksuta ühikuhind korrutatuna arvestusliku kogusega. Veergu Lisainfo pakkujale saad märkida teabe, mida soovid sellele pakkujale edastada teavituskirjas otsusest. Veergu Mis summas on edukas (km-ta) märgitud maksumust edukale pakkujale teavituskirjas otsusest automaatselt ei teavitata. Kui edukaks tunnistatava pakkumuse maksumus erineb maksumusest, mille pakkuja ise pakkumuse kogumaksumuseks märkis, anna sellest pakkujale teada väljal Lisainfo pakkujale. Samuti võid seal täpsustada tarne aega, kohta või kontaktandmeid. Kui pakkumus oli edukas osaliselt või oli pakkumuses mitu varianti siis kindlasti märgi veergu Lisainfo pakkujale mis osas (asja/teenuse nimetus) ja mahus (maksumus) pakkumus edukaks osutus.
- Kui pakkumus ei ole edukas, siis jääb veergu Kas on edukas pakkumus - >"Ei" ja veergu Mis summas on edukas (km-ta) jääb 0,00. Väljale Lisainfo pakkujale saad märkida teabe, mida soovid sellele pakkujale edastada teavituskirjas otsusest.
- Väljale Eduka(te) pakkumus(te) maksumus (km-ta) summeerib süsteem ise edukaks valitud pakkumuste maksumuse kokku. Seda välja muuta ei saa.
3) Põhjenda otsust väljal Otsuse põhjendus - arvesta, et sisestatud põhjendus edastatakse kõikidele pakkumuse teinud ettevõtjatele automaatselt edastatavas teavituskirjas. Mõned tüüpilisemad põhjendused "Jah" ja "Ei" otsustele on näitena ka otsuse tegemise kuval
kirjas, vajadusel saad sealt sobiva põhjenduse lahtrisse kopeerida kuid võid ka põhjenduse ise vabalt sõnastada. Võid ka kõigile pakkumuse teinud pakkujatele teada anda eduka pakkumuse teinud pakkuja nime ja selle pakkumuse kogumaksumuse, automaatselt seda teavet kõigile pakkumuse teinud pakkujatele ei edastata:
- Väljale Lisainfo otsuse juurde saad vajadusel lisada täiendavat infot otsuse juurde. Pakkujatele sellele väljale sisestatud infot ei edastata.
- See jääb otsuse juurde DHISi.
- Vajadusel saad lisada otsuse juurde ka faile väljal Lisadokumendid (ei saadeta pakkujale). Otsusele lisatud failid jäävad otsuse juurde DHISi, pakkujatele neid ei edastata.
- vajuta nuppu"Salvesta". Otsuse kohta saadetakse teavitus kõigile pakkumuse esitanutele, päringu lehele tekib teavituskiri kõigile pakkumuse esitanud pakkujatele. Näited teavituskirjadest edukale ja edutule pakkujale:
- Pärast otsuse salvestamist täitub otsuse andmetega päringu vaatamise lehel plokk Otsus:
Pärast otsuse tegemist toimub edaspidine suhtus pakkujaga Edasine suhtus eduka pakkujaga toimub e-posti (või telefoni vm) teel.
Kontrolli eduka pakkuja pakkumusest, kas pakkuja on sisestanud e-posti aadressi, mille kaudu juhul, kui tema pakkumus osutub valituks, võiks suhtlus edasi toimuda.
Pakkuja kontaktandmed leiad pakkumusest. Selleks ava plokk 
ja klõpsa lahti eduka pakkuja pakkumus.
Kui pakkuja on väljale Kontaktisik (punane alakriipsutus) märkinud e-posti aadressi, siis kasuta edasiseks suhtluseks seda aadressi. Kui sellele väljale pole uut e-posti aadressi lisatud, kasuta seda e-posti aadressi, mida kasutati päringu kohta teavituste saatmisel (sinine alakriipsutus). Võid ka kindluse mõttes tellimuskirja saata mõlemale e-posti aadressile..
Päringu sidumine ostudokumendiga
Ava ostudokument. Kontrolli, kas oled ostudokumendi vaatamise (ja mitte muutmise) vaates:
Paremal ülaservas on hall kast Lisa seoseid. Leia loetelust Raamlepingu alusel päring ning klõpsa Lisa seoseid ikoonil (kui sul ei avane täit loetelu, siis klõpsa see lahti vajutades Lisa seoseid tumehallil menüüribal 
):
Avaneb päringute loetelu. Kasuta otsingut õige päringu leidmiseks vajutades luubi ikoonile:
Otsi päringut numbri või hankija nime vm järgi:
Märgi linnuke õige päringu ette ja klõpsa 
. Päring on ostudokumendiga seotud.
Overview
Content Tools