Siit juhendist leiad juhised Google Drive teenuse kohta.
| Warning |
|---|
Google Workspace for Education on Tartu Ülikoolis juurutamises. See tähendab, et need teenused on kasutatavad ainult osaliselt ja ligipääs on piiratud. Samuti on käesolevad juhendid pidevalt täienemas ning muutumas. |
Andemete ülekandmine
- Kui pole vajadust failide linke samaks jätta ega muudatuste ajalugu ning varasemaid versioone alles hoida, siis kõige lihtsam viis on kõik migreeritavad failid ja kataloogid endale alla tõmmata, logida googlesse sisse UT kasutajaga ning kogu kraam sinna üles laadida.
- OLULINE! Google Docs formaadid konverditakse alla tõmmates MS formaati, mis suure tõenäosusega vormingu sassi ajab.
- Siin tasub andmete mahtu jälgida, sest kõik liigub korraks isiklikku arvutisse ja seejärel tagasi draivi.
- Lisaks peaks enne UT kontole üleslaadimist Drive Settings alt "Convert uploads" sätte ette linnukese tegema, kuna allalaadimisel konverteeritakse ümber kõik Google failiformaadid.
- Kui eelnevad piirangud ei sobi, siis on vaja andmed otse ühelt kontolt teisele kanda. Sellisel juhul säilivad failide lingid, ajalugu ning versioonid. Aga protsess on tülikam kuna:
- Kaustu ei saa sellisel viisil üle viia, ainult faile
- Vaja on inimeste isiklikke gmail aadresse, et neile jagada välja Shared drive, kuhu nad saavad failid liigutada.
- Faile saab liigutada ainult owner, ehk see kasutaja, kes on selle faili loonud.
Selleks, et see kasutajale kõige mugavam oleks, jagaks töögrupi ketta välja external grupile (hetkel kasutusel olevad isiklikud kontod) ning migratsiooniperioodi möödudes, võtaks ligipääsuõigused ära.
Neile tekib (allpool kirjeldatud) Shared Drive isikliku konto külge, kuhu on võimalik siis failid enda kettalt liigutada (kõige lihtsam meetod on lihtsalt lohistada My Drive → Shared drives). Mõistlik oleks kogu kataloogide struktuur juba jooksvalt üles ehitada.
...
|
- My Drive – isiklik ketas, töötab nii nagu isikliku kontoga, keegi teine sinna ligi ei pääse. Selle kasutamisel tuleb silmas pidada, et kui ühel hetkel kasutaja konto suletakse, siis kõik seal olevad andmed kustutatakse ja neid ei ole võimalik taastada.
- Shared Drives –
|
...
...
- kus andmed on ühiskasutuses
 Image Added
Võimalik on kasutada ka |
...
Google Drive for desktop tarkvara |
...
. Google Backup and Sync ei sobi, kuna Shared drives sellega ei tööta. |
| Expand |
|---|
| title | Shared drive ligipääsu haldus |
|---|
|
Shared drives
Ligipääs antakse läbi grupi õiguste:
- Igale shared drive'ile on loodud samanimeline grupp, kellel Content Manager õigused selles drive'is
- Ligipääs shared drive'ile antakse inimeste lisamisega nendesse gruppidesse
| Expand |
|---|
| - Manager
- Content manager
- Contributor / Editor
- Commenter
- Viewer
Õigused, mis erinavate tasemetega kaasnevad: https:// |
|
...
...
| Expand |
|---|
| Andmeid on võimalik jagada kolmel tasemel (Shared drive / kaust / fail), milleks vajalik vastav ligipääsuõigus (Manager / Contributor): Shared drive - Jagamiseks vajalik vähemalt Manager tase
- Välja saab jagada ainult nimeliselt - linki ei ole võimalik tekitada
- Paremklikk jagatud kettal → Manage members (View members, kui puudub jagamisõigus)
 Image Added - Õiguste muutmiseks või eemaldamiseks tuleb vajutada vastava kasutaja või grupi ligipääsutasemel, teha sobiv valik ning seejärel vajutada Save
- Uuele kasutajale või grupile jagamiseks tuleb väljale "Add people and groups" kirjutada meiliaadress, mida soovitakse lisada ning ligipääsutaseme muutmiseks klikkida rippmenüüsse tekkinud valikul
 Image Added
- Kaust / fail
- Kausta jagamiseks vajalik vähemalt Manager tase, faili jagamiseks Contributor tase
- Välja saab jagada nii nimeliselt kui ka lingiga
- Paremklikk kaustal / failil → Share
 Image Added - Õiguste muutmiseks või eemaldamiseks tuleb vajutada vastava kasutaja või grupi ligipääsutasemel, teha sobiv valik ning seejärel vajutada Save
- Kõrgemalt tasemelt (draiv, kaust) saadud õigusi ei ole võimalik alandada
- Uuele kasutajale või grupile jagamiseks tuleb väljale "Add people and groups" kirjutada meiliaadress, mida soovitakse lisada ning ligipääsutaseme muutmiseks klikkida rippmenüüsse tekkinud valikul
 Image Added - Kaustale võimalik anda maksimaalselt Content Manager tase, failile Editor tase
- Lingi jagamiseks tuleb vajutada Copy link
- Vaikimisi on link Restricted tasemega - ligipääs on ainult nimekirjas olevatel kasutajatel / gruppidel
- Vajutades Get link on võimalik linki jagada järgmiselt:
 Image Added - Restricted - ainult nimekirjas olevad kasutajad /grupid
- University of Tartu - kõik Ülikooli Google Workspace kasutajad
- Anyone with the link - kõik, kellel on link
- Rippmenüüst on võimalik muuta ligipääsutaset
|
|
Hetkel ainult UT kasutajad
Kaustad ja failid
Õiguste jagamine toimub nii nagu vanasti
Hetkel lubatud ka UT välised kasutajad
TODO:
kuidas kaustasid oleks hea jagada - õigused jms (näiteks public kaust, kus all õigusi suurendada)
...
