TÜ üliõpilased saavad kandideerida partnerkõrgkooli õppima läbi avaliku konkursi, mis toimub kaks korda aastas ning mis viiakse läbi mobiilsuste haldamise tarkvara SoleMOVE SoleMove vahendusel. Põhikonkurss 20222025/23. õppeaastaks toimus veebruaris-märtsis 2022, täiendav konkurss (vabadele kohtadele, kevadeks 2023) viiakse läbi septembri alguses (01.09.-15.09.). 26. õppeaastaks toimub 1. veebruarist kuni 10. märtsini 2025. Üliõpilased saavad kandideerida oma erialaüksuse Erasmus+ programmi partnerkõrgkooli, kellega on sõlmitud vastava eriala üliõpilaste õpirändeks koostööleping ning leping on konkursile lisatud. Täiendava konkursi puhul on ka eelduseks, et vastavas koostöölepingus kokku lepitud õppeaasta kvoot (üliõpilaste ja kuude arv) ei saanud põhikonkursiga täis ning välisülikool võtab veel TÜ-sisese konkursi järgselt vastu nominatsioone kevadsemestriks.
I AVALDUSTE HALDAMINE
Logi SoleMOVE süsteemi https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (logi sisse TÜ kasutajaga).
Vasakul menüüribal vali Outgoing students->Applications in processprocess
Application period: Vali vastava TÜ valdkonna Erasmuse konkurss:a)
- Faculty of Arts and Humanities
...
- (Erasmus+ Europe
...
- 2025/26)
- Faculty of Medicine
...
- (Erasmus+ Europe
...
- 2025/26)
- Faculty of Science and Technology
...
- (Erasmus+ Europe
...
- 2025/26)
- Faculty of Social Sciences
...
- (Erasmus+ Europe
...
- 2025/26)
Koordinaatorile avaneb vaade vastava valdkonna konkursi alt tehtud avaldustest, millel on ülikoolidest, kuhu avaldusi laekus. Koordinaator näeb ainult neid avaldusi, millel on home institution erialaüksus, mille avalduste vaatamiseks on koordinaatoril õigused antud (nt School of Law).
Avaldused on kuvatud grupeerituna koostöölepingute järgi, kuhu on avaldusi esitatud. Kui tudeng on märkinud avaldusele 2 sihtkohta, siis on tema avaldus nähtav mõlema lepingu all (tegemist on siiski ühe avaldusega).
NB! Kui sama konkursi (nt SV Erasmuse konkurss) all saab kandideerida samasse kõrgkooli mitme lepingu alusel (nt leping on mitmel insituudil), siis on selles vaates toodud ka teised lepingud ja tudengi avaldus selle all. Vaatamata, et ta ei ole oma avaldusele valinud sihtkohta vastavast lepingust.
Koostööleping avaneb lepingu nimele (nt Agreement: KA131 D HANNOVE02 0988) klõpsates. Ka lepingu nimes toodud EU subject area koodi alusel saate saad veenduda, et tegemist on teie lepinguga.
Lehel (nimekirja ülal) Lehe ülemises paremas servas on "CSV report" nupp, millele vajutades saab alla laadida exceli Exceli kujul tabeli avalduste nimekirjast koos avaldustes toodud põhiandmetega. Erinevalt SM üldvaatest ei dubleerita failis sihtkohtasid kõikide sama ülikooliga sõlmitud koostöölepete arvel, mistõttu on selles kuvatav nimekiri ülevaate saamiseks selgem.
II AVALDUSE VAATAMINE JA HINDAMINE
Avalduse saab Avalduste vaatamiseks ja hindamiseks vajuta esmalt rea lõpus olevale noolekesele ning seejärel avalduse numbrile.
avada nime ees olevale pliiatsimärgile klikates (vt eelmine ekraanipilt). Avalduse andmed on grupeeritud ja nähtavad alateemade kaupa, mis kõik tuleb läbi vaadata. Ülikoolide eelistused leiab "Exchange study information" alt. Sihtkoha ees olevale pliiatsiikoonile vajutades näeb ka, millise lepingu alusel üliõplane on kandideerinud. NB! Avaldusel Avaldusel on küsitud keskmine hinne ("Average grade"), kuhu on palutud üliõpilasel märkida keskmine hinne üle kõigi tulemuste. Tema märgitud tulemus jookseb nii avalduste nimekirja üldvaatessse kui excel väljavõtesse ("Avg").
Kandideerimisel nõutavad lisadokumendid leiab "Enclosures" alt, avada saab dokumendi vajutades üles laetud faili peakirjale.
Kandidaadi hindamiseks võib anda punkte "Points" alateemale minnes, hinnata saab avalduse erinevaid osasid (motivatsioon, hinded, keeleoskus) ja seda eraldi kõikide märgitud ülikoolide lõikes. Hinnangute info jookseb avalduste nimekirja üldvaatesse (vaata juhendi teine ekraanipilt). Hinnete panemine ei ole nõutud, aga hõlbustab otsuse tegemist, kui on palju kandidaate.
Mida väljavalimisel arvesse võtta?
- Motivatsioon, tulemused, keeleoskus (inglise keeles õppides vähemalt B2)
- Varasemad välisõpingud (avaldusel toodud current studies all), sh ei tohi ületada vastavas õppeastmes Erasmus+ programmi tegevustes osalemine 12 kuud
- Erialane seotus koostööleppes kokku lepitud valdkonnaga ja mahtumine kvooti (nii üliõpilaste arvu kui maksimaalsete kuude lõikes; kui arv 1 ja kuud 10, siis ei saa saata 1+1 üliõpilast viieks kuuks)
- Õpiränne peab mahtuma TÜ õppeaja sisse
- Välisülikooli lisatingimused, kui need on teile teada
III OTSUSTE MÄRKIMINE
Otsuse tegemisel tuleb silmas pidada nii üliõpilase sobivust õpirändesse kui ka jälgida koostöölepingus kokku lepitud kvooti. Üliõpilase saab välja valida samaks perioodiks ühte ülikooli, võimalusel arvestada üliõpilase eelistust (avaldusel märgitud "Choice", avalduste nimekirjavaates "C").
Otsus üliõpilasvahetusse väljavalimiseks tuleb märkida üliõpilase avaldusel avalduse ülmises servas "AcceptanceAccept" sektsioonis nuppu vajutades.
Oluline! Kui üliõpilane on märkinud avaldusele mitu sihtkohta ja ta on neist ühte välja valituks osutunud, siis tuleb alustada positiivse otsuse märkimisest. Kui tema osas on ühte ülikooli välja valimise otsus märgitud, siis avalduste nimekirja üldvaatest tema nimi/avaldus kaob teiste ülikoolide/lepingute all kuvatavast kandidaatide nimekirjast. Kui märkida esimesena negatiivne otsus ühe eelistuse osas, siis kaob avaldus ka teiste sihtkõrgkoolide nimekirjast ning positiivse otsuse märkimiseks tuleb avaldus uuesti välja otsida ning teha sellel uus otsus välja valimise kohta.
Seega, negatiivne otsus tuleb märkida avaldusel ainult siis, kui te ei vali üliõpilast ühtegi kõrgkooli. Muudel juhtudel negatiivseid otsuseid ei märgita, ainult positiivne.
Institution/Enterprise(*):pliiatsmärgile vajutades avaneb infoaken, milles noolekesele vajutades saab märkida valiku, kuhu üliõpilase soovite kinnitada. Kuvatakse tema valitud sihtkohad, sh eelistuste järjekord ning talle antud punktid/hinnangud sihtkohtade lõikessoovid kinnitada. Otsuse märkimiseks märgistada märgista vastav rida ja vajutada "Save and close".
Agreement: pliiatsimärgile noolekesele vajutades avaneb infoaken, milles nimekiri koostöölepingutest. Siin tuleb märgistada koostööleping, mille alusel üliõpilane kandideeris ja välja valitakse - oluline on valida korrektne leping (vt ekraanipilt ülal). Avaldusel saaab "Exchange study information" sektsioonis kontrolliakontrollida, millise lepingu üliõpilane on avaldusel sihtkohta valides märkinud.
Decision*: Märkida "AcceptedMärgi "Accept" (või lehe ülaservas "Not acceptedReject application" - juhul, kui üliõpilast ei valita ühtegi sihtkohta). Kindlasti salvestada salvesta (Save) otsus.
Grounds for decision: Kui soovite üliõpilast välja valida, aga muuta tema valitud terve õppeaasta (Academic year 2022/23) üheks semestriks, siis märkige see info siia.
Send information of decision to student: "Send decision": selle nupu kaudu saab tuleb pärast otsuse märkimist teavitada üliõpilast otsusest, tudengile saadetakse automaatne eelseadistatud e-kiri.
Oluline! Veel selle konkursi raames teavitavad selle nupu kaudu instituutide koordinaatorid üliõpilasi ainult Instituutide koordinaatorid teavitavad üliõpilasi nii positiivse kui ka negatiivse otsuse korral. Positiivsed otsused vaatab RÕK õpirände koordinaator eelnevalt üle.
Vaade "Applications in process" lehel:positiivsed otsused kuvatakse roheliselt, negatiivsed punaseltpositiivsete otsuste ees kuvatakse roheline linnuke, negatiivsete otsuste ees punane märk. Viimaseid näitab selles vaates ainult juhul, kui samasse kõrgkooli on keegi välja valitud. Kui negatiivne otsus tehti kõrgkooli osas, kuhu kedagi ei valitud, siis selles vaates negatiivse otsuse saanud avaldusi ei kuvata (need on leitavad vasakul menüüs "Processed applications" all (valida vastav "Appliation Application period").
Veateade. Juhul, kui SoleMove näitab pärast "Accept" nupu vajutamist teadet "Number of applicants nominated exceeds number of available places specified in the Agreement. Are you sure you want to continue?" võib vajutada "Continue". SoleMove näitab teadet siis, kui üliõpilase avaldusel on Current studies all EU subject area code teistsugune kui lepingus, mille alusel ta soovib kandideerida.
IV VARUKANDIDAAT
Kui üliõpilane ei mahu lepingu kvooti, aga soovite panna ta ootejärjekorda (nii-öelda "joonealuseks" kandidaadiks), siis tuleb SM-is märkida negatiivne otsus, aga selle vormistamisel kommentaaride lahtrisse kirjutada üliõpilasele, et ta on varukandidaat (nt "Hetkel ei osutunud välja valituks, aga olete 1. varukandidaat"). Üldjuhul siiski varukandidaatidel ei teki reaalset võimalust välisülikooli suundumiseks, kuna välja valitud üliõpilased loobuvad pärast nominatsiooni- ja avaldustähtaega. Seetõttu pigem joonealuseid üliõpilasi märkida erandjuhul. Kui siiski loobumine toimub piisavalt vara, siis märkida välja valitud üliõpilase õpiränne tühistatuks ning muuta negatiivse otsuse saanud varukandidaadi otsus positiivseks.
ENLIGHT VÕRGUSTIKU AVALDUSED (Sügisesel konkursil ENLIGHT ülikoolid ei osale).
TÜ osaleb ENLIGHT võrgustikus, mis koondab üheksat kümmet klassikalist teadusülikooli. Võrgustikul on Erasmus+ koostööleping, mis võimaldab TÜ üliõpilastel, üldjuhul (vt piirangud all) sõltumata õppekavast, kandideerida semestriõpinguteks võrgustiku ülikoolidesse. Lepingu nimi SoleMOVE süsteemis on on KA131 ENLIGHT ALL.
Kui üliõpilane on valinud sihtülikooliks partneri Enlight Erasmus+ lepingu alusel, siis väljavalimisprotses väljavalimisprotsess ja avalduse kinnitamine toimub sarnaselt teistele partneritele erialaüksuses. Erinevalt varasemast positiivse otsuse kinnitamisest märkige palun sellisel juhul positiivse otsuse korral esialgne nõusolek väikesest kolmnurgast "Applictions in procces" lehel (esialgselt valitud kandidaadi andmete rida muutub kollaseks).
Võrgustiku ülikoolide piirangud Enlighti Erasmus+ lepingu alusel vahetusüliõpilaste vastuvõtmisel ja kvoodid:
| Receiving university | All study fields except for: | No of UT students accepted per academic year |
| University of the Basque Country | Medicine, Business and Economics (both faculties require bilateral agreements) | 20 |
| University of Bern | Human Medicine, Dental Medicine | 10 |
| Georg-August-Universität Göttingen | Human Medicine, Dental Medicine, Mathematics and Informatics | 5 |
| University of Groningen | Medicine, Dentistry, Pharmacy, Law | 5 |
| Ghent University | Medicine | 10 |
| Comenius University in Bratislava | Medicine, Dentistry | 20 |
| University of Galway | 4 | |
| Uppsala universitet | Clinical Medicine, Economics (Business available) | 20 |
| University of Bordeaux | Medical sciences, pharmaceutical sciences and dental sciences | 20 |
LISAVÕIMALUS KANDIDAATIDE REASTAMISEKS
Täiendav võimalus kandidaatide reastamiseks on "Outgoing placement" funktsionaalsus (vasakul menüüs ülalkirjeldatud "Applications in process" all). Avaldusi saab sorteerida konkursi (Application period), erialaüksuse (Home unit), üliõpilase nime ja avalduse staatuse alusel. Rea lõpus olevale kolmnurgale klikates avaneb nimekiri tudengi poolt valitud sihtülikoolidessihtülikoolidest/lepingutest (nimekirjas on ka teised sama kõrgkooliga sõlmitud lepingud, mis on vastava avaldusperioodi all avatud). Siin saab endale üles märkida kandidaadi/väliskõrgkooli eelistuse osas kommentaare, reastada avaldusi (R1 ja R2).
Kui on palju avaldusi, siis tasub katsetada, kas see funktsionaalsus aitab paremat ülevaadet saada ja otsuseid teha.
...
Lisaks SoleMOVE avaldustel otsuste märkimisele tuleb koostada erialaüksuse konkursi koondotsus ja see dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) vormistada. SelleksSeda selleks, et talletada ametlikud otsused ka muutmata kujul väljaspool süsteemi.
Võimalus on alla laadida Csv report (nupp asub lehe ülaosa paremas servas), mis lihtsustab väljavalitud tudengite andmete nägemist. Laadige alla Csv report peale otsuste tegemist. Ilmunud exceli Exceli tabelis saate välistada enda jaoks mittevajalikud andmed.
Otuse Otsuse vormistamisel palun kasutage:
1) Varasemast Varasemalt tuttavat otsuse vormi, kus on toodud välja valitud üliõpilaste nimekiri partnerkõrgkoolide kaupa ning üliõpilaste nimed, keda otsustati õpirändesse mitte saata (kasutada juhul, kui üliõpilasi kandideeris vähe);
2) Lühendatud tekstiga vormi, millele lisate SoleMOVE süsteemist alla laetud excel väljavõtte otsustega (ülal mainitud Csv report) (kasutada juhul, kui üliõpilaste nimekiri on pikk).
Otsus registreerida DHIS-s, allkirjastada ja suunata dokumenditeavitus õpirände koordinaatorile (Liina KäärstKristi Liivamägi, liinakristi.kaarst@utliivamagi@ut.ee).