Arvutiabi

Page tree

Tartu Ülikooli IT viki

Versions Compared

Old Version 27

changes.mady.by.user Erkki Leego

Saved on

compared with

New Version 28

changes.mady.by.user Erkki Leego

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.


Info

Kiirjuhend meeskonna tööala loomiseks Microsoft O365 keskkonnas. Autor: Erkki Leego


Tip

Vaata lisaks:

ja

Children Display
.

  • Table of Contents

Taust 

  1. Tartu Ülikooli kõigil töötajatel ja tudengitel on MS O365 (17 000+) on Microsoft Office 365toodete kasutusõigus. 
    1. See tähendab, et väga lihtne on moodustada TÜ siseseid töörühmi kaasates ülikooli peret
  2. Kuna tegemist on pilveteenusega, on andmetele (dokumendid, vestlused, tööülesanded) ajaline ja asukohaline väga paindlik juurdepääs (veebilehitsejast, arvutirakendusest või nutitelefonist)
  3. Selles juhises tutvustatakse nelja töörühmale olulist esmast MS O365 toodet:
    1. Teams - vestluspõhine tööruum - põhiliselt vestlused, mugav failihaldus, tööde haldus ja online-koosolekud
      1. Teamsil on olemas ka väga hea rakendus nutitelefoni jaoks
    2. Sharepoint – töörühma veebipõhine keskne ala, kus on töölaua põhine uudiste haldus jmt. 
      1. Iga rakenduse jaoks on olemas ka spetsiifiline suuremate funktsionaalsustega rakendus O365 keskkonnas, arvuti rakendusena (Desktop) ja nutitelefonis
    3. Onedrive - erirakendus failide halduseks ja jagamiseks
      1. Dokumente saab hallata otse
      2. Onedrivel on olemas ka väga hea rakendus nutitelefoni jaoks
    4. Planner - töörühma tööülesannete haldus
      1. Saab teha otse Teamsis, Sharepointis või rakenduses Planner
      2. Planneril on olemas ka väga hea rakendus nutitelefoni jaoks

Põhistsenaarium töögrupi moodustamiseks


SammJuhised-näpunäitedEkraanitõmmised
1
.

Alusta töörühma moodustamist Teamsist

  1. Ava arvutis
olev
  1. olev rakendus Teams
või
  1.  või veebileht https://teams.microsoft.com/
  2. Vali
alajaotus
  1. alajaotus Töörühmad (Teams) ja paremalt
ülanurgast
  1. ülanurgast Join or create team
Vali
  1. Vali Join or create a team
  2. Vali
Staff
  1.  Staff
  2. Kirjelda töögrupi nimi (Name) ja lühikirjeldus (Description)
  3. Lisa inimesed. Nimeosa sisestades pakub süsteem valikuid. Lõpuks
vajuta
  1. vajuta Add
ja
  1.  ja järgmises
aknas
  1. aknas Close

Image ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage Modified

Image Modified

2
.

Töörühm on valmis - asu vestlema

  1. Vestluste ala on ekraani all keskel
  2. Vasakus ääres on kanalid (Channelid), mida on võimalik kasutada erinevate suurte teemade haldamiseks
    1. Nt. infotehnoloogiaosakonnal on lisaks üldisele (general) kanalile kanal Rikked, kuhu lähevad ainult erakorraliste rikete teated
  3. Oluline - kui soovid, et konkreetne inimene või
töögrupp
  1. töögrupp teate kätte kindlasti kätte saab, lisa vestluse sisse @-märgiga inimese nimi
  2. Ühe arutelu vastused on mõistlik lisada konkreetse arutelu
alla
  1. alla Reply
nuppu
  1.  nuppu kasutades

Image ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage Modified

3
.

Lisa töörühma kasutusse faile

, mis on koheselt sünkroniseeritud OnedrivegaVali Files menüü

ja ühistoimeta

  1. Vali Files menüü
  2. Faile saab
siiasamasse
  1. siiasamasse üles laadida
kasutades
  1.  kasutades Upload 
  2. Võib luua uue
online
  1. online ühistöö faili
Wordis
  1.  Wordis, Excelis või Powerpointis
  2. Online versiooni on võimalik avada ka arvusi olevas Desktop rakenduses (
menüüvalik
  1. menüüvalik Open in Desktop App)
  2. Pealkirja kõrvalt on võimalik näha kas fail on salvestatud
  3. Töö lõppedes on võimalik fail sulgeda
nupust
  1. nupust Close (ülal paremas nurgas)
  2. Edasi on võimalik failiga teha mitmesuguseid operatsioone vt.
menüü
  1. menüü *** (faili järel paremas ääres)
  2. Failid on kohe
kättesaadavad Sharepointis
  1. kättesaadavad Sharepointis (ja Onedrives)
  2. Võimalik on sünkroniseerida töörühma failid oma arvuti kõvakettale
valides
  1. valides Sync
  2. Failid on töörühmale koheselt kättesaadavad ka rakenduses
Onedrive
  1.  Onedrive

Image ModifiedImage Modified

Image ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage Modified

4
.

Kasuta võimalust arutleda dokumendi üle otse Teamsis

  • Teamsis on lisaks dokumendi sisestele kommentaaridele, lisada kommentaare dokumentide "kõrvale" ehk vestelda meeskonna kaaslastega dokumendist
  • Dokumendi vestlus on kasutatav meeskonna kiirvestluskanalis

Image ModifiedImage ModifiedImage Modified

5
.

Loo töörühmale tööde haldus rakenduse Planner abil

  1. Vali Teamsi
menüüst
  1. menüüst + rakendus Planner
Vali
  1. Vali Create a New Plan
ja
  1.  ja pane tööde keskusele pealkiri (soovitav on lisada sõna ülesanded)
  2. Soovitan on lisada
uusi
  1. uusi nimekirju (bucket), et töid paremini sorteerida
  2. Töö lisamine käib
valikust
  1. valikust +Add task
  2. Tööl on minimaalselt vaja pealkirja. Lisada võib tähtaja, vastutaja/osalised jmt.
  3. Töö täpsem kirjeldus avaneb pealkirjast
    1. Määra vastutaja, lisa alamtööd (checklist)
    2. Lisada saab viite välisele keskkonnale või olemasolevale
dokumendile
    1. dokumendile Add attachment
  2. Äsja loodud tööde haldus on koheselt kättesaadav ka rakenduses
Planner
  1.  Planner

Image ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage Modified

Olulised täiendavad tegevused
6

Lülita sisse Teams-s uute grupiteadete teavitused

Töörühma teavituste puhul on vaja teha üks oluline lisategevus → lülitada sisse aktiivne teavitamine
  1. Kui soovid olla konkreetse töörühma kanalis toimuvaga alati operatiivselt kursis, siis pead sisse lülitama kanali teavitused
    1. Vaikimisi on grupiteavitused väljas
    2. Nt. on Infotehnoloogia osakonnal oluline kanal Rikked
  2. Kui kanali teavitused pole sisse lülitatud, siis antakse aktiivselt märku ainult sõnumitest, kus on osalejad märgitud @ märgiga
  3. Sisselülitamine
    1. Vali kolm punkti "..."
    2. Vali Channel notifications
    1. Mõistlik on lülitada teavitused sisse → Riba ja kanal (Banner and feed)
Seda
  1. Sisselülitamine tuleb teha iga
kanaliga (Channel) (vaikimisi on juba loodud kanal Üldine)
  1. Nt. on Infotehnoloogiaosakonnal olulised kanalid Rikked ja Random

Image RemovedImage RemovedImage RemovedImage Removed

Korduma kippuvad küsimused

Kuidas kiiresti rakendusi vahetada Sharepoint/Teams/Planner ....

  • Iga MS O365 online rakenduse ülanurgas on 9 täpist koosnev nupp, millele vajutades avaneb menüü, kus saab valida erinevaid MS O365 rakendusi

Image RemovedImage Removed

  1. olulise kanaliga eraldi

Image AddedImage AddedImage AddedImage Added

Mis saab failidest ja grupist projekti lõppedes?

  • Projekti lõppedes peab projekti omanik otsustama, kas kustutab grupi või arhiveerib grupi.

    • Grupi arhiveerimise juhend on saadaval SIIN

  • Grupi kustutamisel läheb kogu töörühmas loodud sisu, vestlused jne kaduma. Ühe grupi komponendi kustutamisel kustub ära terve grupp ja kõik selle rakendused. 

    • Näiteks kui kustutades ära Teamsist ainult Planner, siis kustuvad ära ka kõik teised selle töörühmaga seotud rakendused.

    • Kustutatud gruppi/töörühma saab taastada administraatori poolt 30 päeva jooksul.



    Arvutiabi telefoninumber: 737 5500

    (lühinumber: 5500)