Teams ei ole hea tööülesannete jagamiseks

• Teams ei ole hea teistele tööülesannete ja soovide edastamiseks
  
  • Kuna Teams-i põhifookus on vestlustel, siis inimestel ei ole lihtne sealt töid tegemiseks võtta
• Otstarbekas on ühiseks tööde halduseks kasutada Plannerit
  • Vt. KKK - Planneri trikid ja nipid
  • Või saada e-kiri

Miks ma ei saa Teams-i gruppides uute teadete märguandeid?

• Vaikimisi on Teams-is gruppide uute märguannete teavitused välja lülitatud. Mõistlik on need üldjuhul sisse lülitada.
  • Vt. täpsemaid juhiseid siit - Teamsis projekti- või temaatilise meeskonna tööala loomise kiirjuhend (alapeatükk Lülita sisse Teams-s uute grupiteadete teavitused)
• Oluline on sõnumite kirjutamisel kasutada teate sees nimelist või grupilist märgendamist @ märgi abil
  
  • Siis saab inimene või terve grupp eraldi teavituse

Teams-i töörühma saab lisada ülikooli välise liikme

• Teams-i saab lisada külalisena ka välise liikme kasutades tema e-posti aadressi.
• Kui ta ei ole varem Teams-i kasutanud, siis peab ta kõigepealt looma endale tasuta Teams-i konto ja siis saab liituda vastava töörühmaga

Planeeri meeskonnale parajad õigused töörühma elemente luua ja kustutada

• Teamsis saab seadistada meeskonnale õigused töörühma elemente luua ja kustutada
• Hallata saab selliseid elemente:
  1. Lubada liikmetel luua ja värskendada kanaleid
  2. Lubada liikmetel kustutada ja taastada kanaleid
  3. Lubada liikmetel lisada ja kustutada rakendusi
  4. Lubada liikmetel lisada erirakendusi (3. osapoolte omi)
  5. Lubada liikmetel luua, täiendada ja kustutada vahelehti
  6. Lubada liikmetel luua, täiendada ja kustutada ühendusi (connectors)
  7. Lubada liikmetel kustutada oma kirju
  8. Lubada liikmetel muuta oma sõnumite sisu
  9. Lubada külalistel (inimestel väljaspool ülikooli) luua ja täienda kanaleid
  10. Lubada külalistel kustutada kanaleid

Kasutusnäide - MS Teamsi kasutamine hangete läbiviimisel

1. Üldjuhul on lihtsam kogu arutelu läbi viia üldises kanalis (General channel)
   1. Hankeprotsessi keerukusest või etapist tulenevalt võib luua ka uusi kanaleid
   2. 2019-12-15 EL Oluline Teams-i uuendus - lisakanalite juuredepääse saab eraldi hallata, mis võimaldab näiteks eraldada samas töörühmas hanke etteavalmistamise, läbiviimise ja tulemuste juurutamise halduse
2. Et osalised saaksid teada reageerimist vajavatest küsimustest ja aruteludest, tuleb vastav isik (või kogu grupp) lisada  @ märk+nimi kasutades
3. Arutelude puhul tuleb jälgida, et vastatakse konkreetse teema-küsimuse juures Reply funktsiooni kasutades (siis kogunevad vastused kompaktselt selle teema juurde)
4. Soovitav on lülitada kanalil (chnannelil) sisse teavitamine (Vali "..."  ja siis "Channel notifications"
5. Kui on vaja otsustada või hääletada, siis on soovitav kasutada Polly funktsiooni
6. Kui on vaja kokku leppida järgmise koosoleku aeg, on soovitav kasutada Pollyt
7. Hanke ametlikud dokumendid asuvad DHIS-s ja neid Teams-i ümber tõsta ei tohi (on seotud ametlike juurdepääsude haldamise vajadusega)
8. Hanke ettevalmistav töö käib vastavas kanalis ühistöö dokumente kasutades (Word, Excel, Powerpoint)
   1. Oluline Teams-i funktsioon on vestlus hankedokumendi juures (Conversation funktsioon)
9. Hanke juurde on soovitav luua Wiki funktsiooniga ülevaade olulisematest teadmisest (komisjon, ajakava jmt.). Seda saab teha meüüst + märki kasutades
10. Failid, mis Teams-is luuakse, on kättesaadavad ka Sharepointis ja Onedrives
11. Hanke juurde kuulub töövahend Planner, kus saab seada üles konkreetseid hankega seotud ülesandeid

Teams-s saab dokumendi teemal vestelda

• Teams-s on võimalik dokumendi teemal vestelda - jagada täiendavaid kommentaare, ülesandeid jne.
  • Vali funktsioon Conversation
• Vestlus on näha ka avaekraani vestlusvoos
• NB! See funktsioon toimib dokumentidega, mis on lisatud Teams-s
  • Juurde liidetud välised resssursid (nt. Sharepiont kaust) seda Conversation funktsiooni ei toeta