Versions Compared

Old Version 44

changes.mady.by.user Piret Kivits

Saved on

compared with

New Version 45

changes.mady.by.user Piret Kivits

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.




Info

DHIS-is sisedokumendi vormistamise juhend. NB! Juhend on täiendamisel.

Alates 27.01.2020 võetakse kasutusele uus dokumenditüüp, mis koondab dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) senised dokumenditüübid (avaldus, esildis, taotlus või sisekiri) ühise nimetuse alla “sisedokument”. Muudatus puudutab kõiki ülikooli töötajaid, kes vormistavad või allkirjastavad dokumente.

Sisedokumendi kasutusele võtmisega soovitakse vähendada dokumentide printimist ja failide loomist. Andmepõhine menetlemine lihtsustab andmete töötlemist. Trükifail sisedokumendist tehakse vaid vajadusel (nt kui projekti raames on nõue esitada dokument väljapoole ülikooli). Sisedokument on samm rohelisema üleikooli poole, kuna sellega väheneb dokumentide printimine.

Sisedokumenti ei ole vaja allkirjastada. Uue dokumenditüübi puhul piisab, kui kasutaja kinnitab dokumendi klõpsates vastaval nupul. Allkirjastamist vajavad endiselt vaid ametikirjeldused.

Table of Contents

Selgitused vastavalt sisedokumendi dokumendi liigile

Children Display

Sisedokumendi üldine juhend

Lisa uus  - avaldus, esildis, taotlus - vali sisedokument

Asukoht - vali (all)sari, kuhu dokument registreeritakse.

Vali "On privaatne", kui dokument sisaldab tundliku sisuga andmeid. Ligipääs antakse ainult dokumendi registreerijale ja menetluses osalejatele.

Vali dokumendi liik - kui nimekirjas ei ole Sulle sobivat dokumendi liiki, siis vali "sisedokument vabas vormis".

Täida väljad. Vastavalt dokumendi liigi valikule kuvatakse vajalikud väljad.

Finantsallikas: vajadusel lisa finantsallikas, finantsallika käsutaja ja ametinimetus. Veergu "Ajamärk" ilmub kinnitamise aeg pärast finantsallika käsutaja poolt kinnitamise ülesande täitmist.

Kinnitaja(d): lisa kõik osapooled, kes peavad dokumenti kinnitama. Selles tabelis toodud osapooled kuvatakse väljatrükil (väljatrükk teha ainult vastavalt vajadusele). Tabelis veergu "Ajamärk" ilmub kinnitamise aeg, pärast kinnitamise ülesande täitmist.

Lisa suunamine. Suuna dokument rolliga "Kinnitamiseks" tabelis "Kinnitaja(d) nimetatud osalistele. Sisedokumendid kinnitatakse elektrooniliselt, va ametikirjeldus, mis allkirjastatakse digitaalselt. Millise dokumendi liigi puhul toimub automaatne suunamine rahandusosakonnale või personaliosakonnale vaata allpool olevast tabelist (Selgitused vastavalt sisedokumendi dokumendi liigile).


Salvesta. Kui suunamised on sisestatud, siis "Salvesta" nupuga saadetakse ülesanded osapooltele teele.

Trükifail - trükifaili saab luua pärast andmete salvestamist vajutades nuppu "loo fail". Trükifail loo ainult vajadusel. Trükifail loo siis, kui kõik osapooled on kande kinnitatud.

Selgitused vastavalt sisedokumendi dokumendi liigile

Dokumendi liikSelgitusSisedokument( vabas vormis)Vali sisedokument (vabas vormis), kui nimekirjas dokumendi liik ei ole Sinu jaoks muud sobivat liiki. Kirjuta sisu väljale sooviavaldus ja täida muud väljad. Suuna vajalikele osapooltele kinnitamiseks.Varade arvestuse eest vastutava isiku määramine

Vali asukoht: 6-14 "Varade haldamisega seonduv kirjavahetus".

Suunamine: rolliga "Kinnitamiseks" varade arvestuse eest vastutavale isikule ja struktuuriüksuse juhile.

Rahandusosakonna sekretäride gruppi toimub automaatne suunamine.

Esildis sularahas arveldamise eest vastutava isiku määramiseks

Vali asukoht: 5-2 "Finantsalane kirjavahetus, sealhulgas garantiikirjad".

Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi.

Mobiilse parkimise aruanne

Vali asukoht: 5-2 "Finantsalane kirjavahetus, sealhulgas garantiikirjad".

Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi.

Esildis toetuse edasikandmiseks partneritele/ tagasikandmiseks toetuse andjale

Vali asukoht: 5-2 "Finantsalane kirjavahetus, sealhulgas garantiikirjad".

Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi.

Esildis ümberasumistoetuse väljamaksmiseks

Vali asukoht: 5-2 "Finantsalane kirjavahetus, sealhulgas garantiikirjad".

Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi.

Taotlus TÜ krediitkaardimaksete keskkonna kasutamiseks

Vali asukoht: 5-2 "Finantsalane kirjavahetus, sealhulgas garantiikirjad".

Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi.

Finantsallikatega seotud esildised

Vali asukoht: 5-2 "Finantsalane kirjavahetus, sealhulgas garantiikirjad".

Finantsallikatega seotud esildised, mille puhul ei saa andmeid tabelisse panna (n. avamine, eelarve, omafinantseering, rahaveebiõigused) või on andmete rohkuse tõttu tülikas, siis kirjuta vabas vormis sisu reale sooviavaldus ja vajadusel lisa finantsallikatega seotud muudatused lisadokumendiga juurde.

Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi.

Matusetoetus

Vali asukoht: 5-14 "Töötasu arvestuse, õppelaenu kustutamise ja matusetoetuse alusdokumendid".

Suunamine: vali salvestatud suunamine "Matusetoetus".

Avaldus vaba semestri taotlemiseks

Vali asukoht: 4-3.3 "Töötajaga seonduv kiri".

Suunamine: vali salvestatud suunamine "Vaba semestri avaldus", lisa "Kellele" väljale töö vahetu korraldaja, struktuuriüksuse juht ja nõukogu protokolli vormistaja.

Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi.

Ettepanek külalisõppejõu kutsumiseks

Vali asukoht: 4-3.3 "Töötajaga seonduv kiri".

Suunamine: vali salvestatud suunamine "Ettepanek külalisõppejõu kutsumiseks", lisa "Kellele" väljale struktuuriüksuse juht ja dekaan.

Personaliosakonna sekretäride gruppi toimub automaatne suunamine.

Emeriteerumise avaldus (dotsent)

Vali asukoht: 4-3.3 "Töötajaga seonduv kiri".

Kontrollimiseks saata tugitöötajale (sekretärile) kes teeb edasised suunamised vastavalt emeriteerumise juhendile.

Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi.

Emeriteerumise avaldus (professor)

Vali asukoht: 4-3.3 "Töötajaga seonduv kiri".

Kontrollimiseks saata tugitöötajale (sekretärile) kes teeb edasised suunamised vastavalt emeriteerumise juhendile.

Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi.

Ametikirjeldus

Vali asukoht: 4-3.1 "Ametikirjeldus".

Ametikirjeldus suuna struktuuriükse juhile allkirjastamiseks, tööandja volitatud esindajale kooskõlastamiseks. Ning uuele töötajale jagaallkirjastamiseks. Töötaja juhendamiste, väljaõppe ja isikukaitsevahendite registreerimiskaart

Vali asukoht: 4-36 "Töötajate juhendamiste, väljaõppe ja iseseisvale tööle lubamise registreerimise raamatud ja kaardid".

Suunamine: vali salvestatud suunamine "Töötervishoiu- ja tööohutusalane juhendamine", lisa "Kellele" väljale juhendatav töötaja ja juhendaja.

Koondamiste ja hoiatustega seotud esildised, teatised

Vali asukoht: 4-3.3 "Töötajaga seonduv kiri".

Dokumendi pealkirjas ei tohi kasutada töötaja nime. Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi.

Trikid - Nipid

Sisestatud dokumendi otsimine 

Otsi - avaldus,esildis, taotlus - sisedokument

Täida otsingu väljad vastavalt sellele, mille järgi otsida soovid. Näiteks, dokumendi liigi järgi otsides valin rippmenüüst: ametikirjeldus. Kui soovid enda sisestatud dokumenti otsida, siis täida lisaks sisestaja väli.

Vajuta "Otsi".

Kui lihtotsingu väljade seas ei olnud välja, mille järgi soovid otsida, siis vajuta "Detailne otsing".


Dokumendi dubleerimine

Kui oled varem sisedokumenti vormistanud ja soovid sama dokumendi liiki teinekord uuesti teha, aga kõiki andmeid ei ole vaja muuta, näiteks ametkirjelduse puhul, siis kasuta nuppu "Dubleeri".