Page History
| Info |
|---|
DHIS-is sisedokumendi vormistamise juhend. |
...
NB! Juhend on täiendamisel. Alates 27.01.2020 võetakse kasutusele uus dokumenditüüp, mis koondab dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) senised dokumenditüübid (avaldus, esildis, taotlus või sisekiri) ühise nimetuse alla “sisedokument”. Muudatus puudutab kõiki ülikooli töötajaid, kes vormistavad või allkirjastavad dokumente. Sisedokumendi kasutusele võtmisega soovitakse vähendada dokumentide printimist ja failide loomist. Andmepõhine menetlemine lihtsustab andmete töötlemist. Trükifail sisedokumendist tehakse vaid vajadusel (nt kui projekti raames on nõue esitada dokument väljapoole ülikooli). Sisedokument on samm rohelisema üleikooli poole, kuna sellega väheneb dokumentide printimine. Sisedokumenti ei ole vaja allkirjastada. Uue dokumenditüübi puhul piisab, kui kasutaja kinnitab dokumendi klõpsates vastaval nupul. Allkirjastamist vajavad endiselt vaid ametikirjeldused. |
| Table of Contents |
|---|
Sisedokumendi üldine juhend
Lisa uus -
...
avaldus, esildis,
...
taotlus - vali
...
sisedokument
...
Asukoht - vali (all)sari, kuhu dokument registreeritakse.
Vali "On privaatne", kui dokument sisaldab tundliku sisuga andmeid. Ligipääs antakse ainult dokumendi registreerijale ja menetluses osalejatele.
...
Vali dokumendi liik - kui nimekirjas ei ole Sulle sobivat dokumendi liiki, siis vali "sisedokument vabas vormis".
Täida väljad.
...
Vastavalt dokumendi liigi valikule kuvatakse vajalikud väljad.
Finantsallikas: vajadusel lisa finantsallikas, finantsallika käsutaja ja ametinimetus. Veergu "Ajamärk" ilmub kinnitamise aeg pärast finantsallika käsutaja poolt kinnitamise ülesande täitmist.
Kinnitaja(d):
...
lisa kõik osapooled, kes peavad dokumenti kinnitama.
...
Selles tabelis toodud
...
osapooled kuvatakse väljatrükil (väljatrükk teha ainult vastavalt vajadusele). Tabelis veergu "Ajamärk" ilmub kinnitamise aeg, pärast kinnitamise ülesande täitmist.
Lisa suunamine. Suuna dokument rolliga "Kinnitamiseks" tabelis "Kinnitaja(d) nimetatud osalistele. Sisedokumendid kinnitatakse elektrooniliselt, va ametikirjeldus, mis allkirjastatakse digitaalselt. Millise dokumendi
...
liigi puhul toimub automaatne suunamine
...
rahandusosakonnale või
...
personaliosakonnale vaata
...
allpool olevast tabelist (Selgitused vastavalt sisedokumendi dokumendi liigile).
Salvesta. Kui suunamised on sisestatud, siis "Salvesta" nupuga saadetakse ülesanded osapooltele teele.
Trükifail - trükifaili saab luua pärast andmete salvestamist vajutades
...
nuppu "loo fail".
...
Trükifail loo ainult vajadusel. Trükifail loo siis, kui kõik osapooled on kande kinnitatud.
Selgitused vastavalt sisedokumendi dokumendi liigile
| Dokumendi liik | Selgitus |
|---|---|
| Sisedokument( vabas vormis) | Vali sisedokument (vabas vormis), kui nimekirjas dokumendi liik ei ole Sinu jaoks muud sobivat liiki. Kirjuta sisu väljale sooviavaldus ja täida muud väljad. Suuna vajalikele osapooltele kinnitamiseks. |
| Varade arvestuse eest vastutava isiku määramine | Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi. |
| Esildis sularahas arveldamise eest vastutava isiku määramiseks | Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi. |
| Mobiilse parkimise aruanne | Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi. |
| Esildis toetuse edasikandmiseks partneritele/ tagasikandmiseks toetuse andjale | Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi. |
| Esildis ümberasumistoetuse väljamaksmiseks | Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi. |
| Taotlus TÜ krediitkaardimaksete keskkonna kasutamiseks | Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi. |
| Finantsallikatega seotud esildised | Finantsallikatega seotud esildised, mille puhul ei saa andmeid tabelisse panna (n. avamine, eelarve, omafinantseering, rahaveebiõigused) või on andmete rohkuse tõttu tülikas, siis kirjuta vabas vormis sisu reale sooviavaldus ja vajadusel lisa finantsallikatega seotud muudatused lisadokumendiga juurde. Toimib automaatne suunamine rahandusosakonna sekretäride gruppi. |
| Matusetoetus | Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi. |
| Avaldus vaba semestri taotlemiseks | Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi. |
| Ettepanek külalisõppejõu kutsumiseks | Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi. |
| Emeriteerumise avaldus (dotsent) | Kontrollimiseks saata tugitöötajale (sekretärile) kes teeb edasised suunamised vastavalt emeriteerumise juhendile. Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi. |
| Emeriteerumise avaldus (professor) | Kontrollimiseks saata tugitöötajale (sekretärile) kes teeb edasised suunamised vastavalt emeriteerumise juhendile. Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi. |
| Ametikirjeldus | Ametikirjeldus suuna struktuuriükse juhile allkirjastamiseks, tööandja volitatud esindajale kooskõlastamiseks. Ning uuele töötajale jaga allkirjastamiseks. |
| Töötaja juhendamiste, väljaõppe ja isikukaitsevahendite registreerimiskaart | |
| Koondamiste ja hoiatustega seotud esildised, teatised | Dokumendi pealkirjas ei tohi kasutada töötaja nime. Toimib automaatne suunamine personaliosakonna sekretäride gruppi. |
Trikid - Nipid
...
Sisestatud dokumendi otsimine
...
Otsi - avaldus,esildis, taotlus - sisedokument
Täida
...
otsingu väljad
...
vastavalt sellele, mille järgi otsida soovid. Näiteks, dokumendi liigi järgi otsides valin rippmenüüst: ametikirjeldus. Kui soovid enda sisestatud dokumenti otsida, siis täida lisaks sisestaja väli.
...
Vajuta "Otsi".
Kui lihtotsingu väljade seas ei olnud välja, mille järgi soovid otsida, siis
...
vajuta "Detailne otsing".
...
Dokumendi dubleerimine
...
Kui oled varem sisedokumenti vormistanud ja soovid sama dokumendi liiki teinekord uuesti teha, aga kõiki andmeid ei ole vaja muuta, näiteks ametkirjelduse puhul, siis kasuta nuppu "Dubleeri".
Overview
Content Tools